Jak agencje przekazują materiały kampanijne klientom

Agencja przekazuje tę samą kampanię w wielu formatach i do wielu odbiorców naraz: do klienta, domu mediowego, drukarni i zespołów obsługujących poszczególne platformy. Wydanie materiałów musi być kompletne, aktualne i możliwe do odtworzenia, a najlepiej, żeby było spójne z marką agencji, a nie sprawiało wrażenia anonimowej strony pobierania.

Co zawiera wydanie materiałów kampanijnych

Łącznie daje to regularnie kilkadziesiąt gigabajtów, przekazywanych wielokrotnie, w miarę jak pojawiają się kolejne poprawki. Poczta elektroniczna odpada już przy pierwszym pliku wideo, ponieważ typowy limit załącznika wynosi około 25 MB.

Struktura, która zapobiega pomyłkom

  1. Założyć folder na każdego klienta, a w nim podfolder na każdą kampanię.
  2. Wewnątrz rozdzielić foldery według kanałów: druk, kanały cyfrowe, wideo, media społecznościowe.
  3. Klientowi nadać prawo odczytu wyłącznie do folderu z wydaniem materiałów.
  4. Partnerom produkcyjnym nadać prawo zapisu tam, gdzie odsyłają swoje materiały.
  5. Po zatwierdzeniu poprawek podmieniać pliki w miejscu, zamiast tworzyć nowe kopie.
  6. Po starcie kampanii przenieść komplet do folderu archiwalnego.

Taki układ ma jedną praktyczną zaletę: każdy uczestnik wie, gdzie szukać aktualnej wersji, i nikt nie pracuje na pliku wyciągniętym z półrocznej korespondencji.

Wydanie materiałów pod własną marką

Własna subdomena i własna oprawa graficzna, dostępne od planu Pro, sprawiają, że klient pobiera materiały z adresu agencji, ze strony utrzymanej w jej identyfikacji wizualnej.

Dla agencji nie jest to wyłącznie kwestia estetyki. Przekazanie materiałów bywa ostatnim punktem styku w projekcie i to właśnie ono zostaje klientowi w pamięci w momencie, gdy dociera faktura.

Konto może obejmować członków zespołu, więc wydania materiałów nie są przypisane do prywatnej skrzynki jednej osoby. Gdy ktoś odchodzi z agencji albo przechodzi na inny projekt, historia przekazań zostaje w firmie.

Możliwość odtworzenia historii wydań

Rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących jest zwykłą funkcją konta i nie wymaga najwyższego planu. Podobnie uwierzytelnianie dwuskładnikowe, które warto włączyć wszędzie tam, gdzie na koncie leżą materiały klientów przed publikacją.

Odbiorcy, którzy nie chcą zakładać konta

Drukarnia, dom mediowy albo dział marketingu klienta zwykle nie zamierzają rejestrować się w kolejnym narzędziu. Odbiorca otwiera link do pobrania w przeglądarce, bez konta i bez instalacji, a liczba pobrań nie jest ograniczona.

Materiały poufne, na przykład kreacje przed premierą produktu, można zabezpieczyć hasłem i szyfrowaniem end-to-end w planie Pro. Dane są przechowywane w centrum danych w Pradze, czyli na terenie Unii Europejskiej i pod reżimem RODO, co bywa istotne przy klientach korporacyjnych i przetargach.

Bezpłatne przesyłanie obejmuje do 20 GB na jedno przesłanie i wygasa po trzech dniach, więc nadaje się do pojedynczego pilnego wydania materiału. Przy stałej obsłudze klienta praktyczniejsze są plany płatne, ponieważ dodają magazyn danych, własny termin wygaśnięcia oraz wyższą prędkość wysyłania i pobierania.

Skala materiału a wybór planu

Kampania z materiałem wideo w kilku proporcjach obrazu rzadko mieści się w dwudziestu gigabajtach, a komplet plików przygotowanych do druku wraz z wersjami źródłowymi potrafi urosnąć jeszcze szybciej. Dlatego przy pracy agencyjnej limit jednego przesłania jest zwykle pierwszym parametrem, który trzeba sprawdzić.

Plan Basic pozwala na 50 GB w jednym przesłaniu i 200 GB magazynu danych, plan Pro na 250 GB w jednym przesłaniu i 2 TB magazynu, a plan Enterprise znosi limit przesyłek i oferuje magazyn geograficznie redundantny bez ograniczeń. Przestrzeń rozszerza się w krokach po 1 TB w planach Pro i Enterprise.

W planie Enterprise kolejni członkowie zespołu nie generują dodatkowej opłaty wraz ze wzrostem pojemności, a dostępy poszczególnych osób obsługuje się z jednego miejsca. Dla agencji angażującej współpracowników zewnętrznych na czas jednej kampanii jest to różnica między kontrolowanym dostępem a listą kont, których nikt już nie pamięta.

MyAirBridge działa od 2012 roku i jest prowadzony z Czech. Korzystają z niego między innymi Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco i Adidas, a także kilkadziesiąt międzynarodowych festiwali filmowych, czyli podmioty o obiegu materiału zbliżonym do agencyjnego.

Najczęstsze pytania

Jak agencje przekazują duże pakiety materiałów kampanijnych?

Przez foldery klienckie uporządkowane według kampanii i kanałów, z prawem odczytu dla klienta i prawem zapisu dla partnerów produkcyjnych.

Czy strona pobierania może być w naszej identyfikacji wizualnej?

Tak. Własna subdomena i własna oprawa graficzna są dostępne od planu Pro.

Jak uniknąć bałaganu z wersjami w różnych kanałach?

Podmieniać materiały w miejscu, wewnątrz folderu udostępnionego, zamiast wysyłać nowy link przy każdej poprawce.

Podsumowanie

Przekazywanie materiałów kampanijnych to proces powtarzalny, wielokanałowy i kierowany do wielu odbiorców naraz. Foldery klienckie uporządkowane według kampanii i kanałów utrzymują porządek w wersjach, strony pobierania w identyfikacji agencji zostawiają wydanie materiałów pod jej marką, a rejestr przesyłek dokumentuje, co i kiedy zostało wydane.

Powiązane artykuły