Wie Agenturen Kampagnenmaterial an Kunden ausliefern
Agenturen liefern dieselbe Kampagne in vielen Formaten an viele Empfänger aus: an den Kunden, an Mediaagenturen, an Druckereien und an Plattform-Teams. Die Übergabe muss vollständig, aktuell und nachvollziehbar sein, und im Idealfall wirkt sie wie ein Teil der Agentur und nicht wie eine beliebige Download-Seite.
Was zu einer Kampagnenübergabe gehört
- die Hauptmotive in offenen, bearbeitbaren Dateien
- Exporte für jeden Kanal und jedes Format
- druckfertige Dateien mit Anschnitt
- Video in mehreren Seitenverhältnissen und Bitraten
- Markenmaterial, Schriften und Anwendungsrichtlinien
Zusammen sind das regelmäßig mehrere Dutzend Gigabyte, und zwar nicht einmalig, sondern bei jeder Korrekturrunde erneut.
Der E-Mail-Anhang scheidet damit von vornherein aus: Bei rund 25 MB ist dort Schluss, was nicht einmal für ein einzelnes Video reicht. Kostenlose Übertragungen decken 20 GB pro Sendung ab, Pro erlaubt 250 GB, Enterprise hebt die Grenze auf.
Struktur, die Verwechslungen verhindert
- Legen Sie je Kunde einen Ordner an, darin je Kampagne einen Unterordner.
- Trennen Sie darin nach Kanal: Print, Digital, Video, Social.
- Geben Sie dem Kunden ausschließlich Lesezugriff auf den Übergabeordner.
- Geben Sie Produktionspartnern dort Schreibzugriff, wo sie Material zurückliefern müssen.
- Ersetzen Sie Dateien direkt im Ordner, sobald eine Korrektur freigegeben ist.
- Führen Sie einen Archivordner, sobald die Kampagne live ist.
Freigegebene Ordner lassen sich wahlweise nur zum Lesen oder zum Lesen und Schreiben teilen. Damit deckt eine einzige Struktur beide Richtungen ab: Auslieferung an den Kunden und Rücklieferung von Fotografen, Druckereien oder Freelancern.
Auslieferung im eigenen Erscheinungsbild
Eine eigene Subdomain und ein eigenes Erscheinungsbild, beides ab dem Pro-Tarif verfügbar, sorgen dafür, dass der Kunde unter der Adresse der Agentur herunterlädt und dabei deren gewohnten Auftritt vor sich hat.
Für eine Agentur ist das keine Dekoration. Die Übergabe ist häufig der letzte Berührungspunkt eines Projekts, und sie ist derjenige, an den sich der Kunde erinnert, wenn die Rechnung eintrifft.
Praktisch heißt das: Der Kunde klickt auf einen Link unter Ihrer Adresse und sieht eine Seite in Ihrem Erscheinungsbild, nicht die eines Dienstleisters, den er nicht beauftragt hat. Bei Pitches und Neukunden zahlt sich das erfahrungsgemäß stärker aus als bei laufenden Etats, weil dort jeder Berührungspunkt bewertet wird.
Da alles im Browser läuft, muss auf Kundenseite nichts installiert werden. Der Empfänger benötigt kein Konto, was gerade bei großen Marken hilft, in denen Software-Installationen durch die IT freigegeben werden müssten.
Grenzen und Speicherplatz im Überblick
Bei Pro und Enterprise lässt sich zusätzlicher Speicherplatz in Schritten von 1 TB ergänzen, was bei Agenturen mit vielen parallel laufenden Kunden der übliche Weg ist.
Im Enterprise-Tarif wächst die Zahl der kostenfreien Teammitglieder mit der Kapazität mit, und die Verwaltung erfolgt zentral. Für eine Agentur mit wechselnden Freelancern bedeutet das, dass Zugriffe an einer Stelle vergeben und wieder entzogen werden, statt in einzelnen Projektordnern zurückzubleiben.
| Tarif | Pro Übertragung | Speicherplatz |
|---|---|---|
| Kostenlos | 20 GB | Kein dauerhafter Speicher |
| Basic | 50 GB | 200 GB |
| Pro | 250 GB | 2 TB |
| Enterprise | Unbegrenzt | Unbegrenzt, geo-redundant |
Nachvollziehbarkeit
- ein Protokoll darüber, was wann ausgeliefert wurde
- eine Gültigkeit, die auch lange Freigabeketten übersteht
- eine aktuelle Fassung statt fünf Kopien in fünf Postfächern
- Zugriffe, die sich entziehen lassen, sobald ein Partner nicht mehr an der Kampagne arbeitet
Das Protokoll der ein- und ausgehenden Übertragungen gehört zu den normalen Kontofunktionen. Es beantwortet die Frage, ob der Kunde die Freigabefassung überhaupt geöffnet hat, ohne dass jemand nachtelefonieren muss.
In den bezahlten Tarifen ab Basic lässt sich die Gültigkeit frei wählen, einschließlich Übertragungen ganz ohne Ablaufdatum. Das ist relevant, weil Freigabeschleifen in großen Organisationen selten in drei Tagen abgeschlossen sind.
Häufige Fragen
Wie liefern Agenturen große Kampagnenpakete aus?
Über Kundenordner, die nach Kampagne und Kanal gegliedert sind, mit Lesezugriff für den Kunden und Schreibzugriff für Produktionspartner.
Kann die Download-Seite unser eigenes Erscheinungsbild tragen?
Ja. Eigene Subdomain und eigenes Erscheinungsbild sind ab dem Pro-Tarif verfügbar.
Wie vermeiden wir Versionschaos über mehrere Kanäle hinweg?
Ersetzen Sie die Dateien direkt im freigegebenen Ordner, statt bei jeder Korrektur einen neuen Link zu verschicken.
Wie groß darf eine Übergabe sein?
Kostenlos 20 GB pro Übertragung, 50 GB mit Basic, 250 GB mit Pro und ohne Begrenzung mit Enterprise. Zusätzlicher Speicherplatz lässt sich bei Pro und Enterprise in Schritten von 1 TB ergänzen.
Zusammenfassung
Kampagnenübergabe ist ein wiederkehrender Prozess über viele Formate und viele Empfänger. Nach Kampagne und Kanal gegliederte Kundenordner halten die Versionen sauber, Download-Seiten im eigenen Erscheinungsbild halten die Übergabe im Auftritt der Agentur, und das Protokoll der Übertragungen hält fest, was hinausgegangen ist.