Come le agenzie consegnano i materiali di campagna ai clienti
Un'agenzia consegna la stessa campagna in molti formati e a molti destinatari: il cliente, il centro media, la tipografia, i referenti delle piattaforme. La consegna deve essere completa, aggiornata e tracciabile e, idealmente, deve avere l'aspetto dell'agenzia e non di una pagina di download qualsiasi.
Che cosa contiene la consegna di una campagna
- i file creativi master in forma editabile
- gli export per ogni canale e ogni formato
- i file esecutivi per la stampa, con abbondanze e segni di taglio
- i video in diversi rapporti d'aspetto e a bitrate differenti
- i materiali di marca, i font e le linee guida di utilizzo
Nel complesso si tratta con regolarità di decine di gigabyte, consegnati più volte man mano che arrivano le revisioni. Il limite tipico di circa 25 MB per allegato email rende questa strada impraticabile già alla prima consegna.
Una struttura che evita la confusione
- Creare una cartella per ogni cliente, con una sottocartella per ogni campagna.
- All'interno, separare le cartelle per canale: stampa, digitale, video, social.
- Concedere al cliente l'accesso in sola lettura alla sola cartella di consegna.
- Concedere ai partner di produzione l'accesso in scrittura dove devono restituire materiale.
- Sostituire i materiali al loro posto quando una revisione viene approvata.
- Conservare una cartella di archivio della campagna una volta che questa è stata pubblicata.
La regola pratica è una sola: una versione corrente in un unico punto. Cinque copie in cinque caselle di posta diverse producono, prima o poi, la pubblicazione del materiale sbagliato.
Consegnare con il proprio marchio
Un sottodominio personalizzato e la presentazione con il proprio marchio, disponibili a partire dal piano Pro, fanno sì che il cliente scarichi da un indirizzo dell'agenzia, su una pagina che ne porta l'identità visiva.
Per un'agenzia non è un dettaglio decorativo: la consegna è spesso l'ultimo punto di contatto di un progetto ed è quello che il cliente ha in mente quando arriva la fattura.
Il piano Pro consente inoltre di aggiungere membri del team, così la stessa struttura di cartelle e la stessa presentazione restano coerenti indipendentemente da chi materialmente effettua la consegna.
Tracciabilità
- un registro di che cosa è stato consegnato e quando
- una scadenza abbastanza lunga da sopravvivere alle catene di approvazione più lente
- una sola versione corrente al posto di cinque copie in cinque caselle di posta
- accessi che si possono revocare quando un partner smette di lavorare alla campagna
- protezione con password sui materiali soggetti a embargo fino al lancio
Il registro dei trasferimenti in entrata e in uscita è una funzione normale dell'account, così come l'autenticazione a due fattori. La protezione con password e la crittografia end-to-end sono invece disponibili a partire dal piano Pro.
I dati sono archiviati in un data center a Praga, nella Repubblica Ceca, all'interno dell'Unione Europea e sotto il GDPR: una risposta pronta quando l'ufficio legale del cliente chiede dove finiscono i materiali.
Il ciclo di vita di una consegna
Una campagna non si consegna una volta sola. Passa attraverso la presentazione interna, l'approvazione del cliente, gli adattamenti per i singoli mercati, la messa in produzione e infine l'archiviazione. A ogni passaggio cambiano i destinatari, ma il materiale è in larga parte lo stesso.
Impostare la scadenza in funzione della fase evita entrambi gli estremi. Un link che scade in tre giorni muore prima che il cliente abbia raccolto i pareri interni; un link senza scadenza, invece, resta raggiungibile molto tempo dopo la fine del rapporto. La scadenza personalizzata, inclusa l'opzione senza scadenza, è disponibile dal piano Basic in su.
Al termine della campagna conviene spostare tutto in una cartella di archivio e revocare gli accessi esterni. Il materiale resta consultabile dall'agenzia per riferimento e per riutilizzo, ma smette di circolare presso fornitori che non lavorano più al progetto.
Che cosa serve, in pratica
Il destinatario, in ogni caso, non ha bisogno di un account: apre il link nel browser e scarica. Il numero di download non è limitato, quindi lo stesso link serve un referente o venti.
| Esigenza dell'agenzia | Funzione corrispondente |
|---|---|
| Consegne ricorrenti da decine di gigabyte | Fino a 250 GB per trasferimento con Pro, senza limiti con Enterprise |
| Archivio dei lavori sempre disponibile | 2 TB di spazio con Pro, ampliabile in incrementi da 1 TB |
| Pagina di download con il proprio marchio | Sottodominio personalizzato, dal piano Pro |
| Più persone che consegnano dallo stesso account | Membri del team, dal piano Pro |
| Prova di che cosa è stato inviato | Registro dei trasferimenti, funzione standard dell'account |
Domande frequenti
Come fanno le agenzie a consegnare pacchetti di campagna di grandi dimensioni?
Attraverso cartelle cliente organizzate per campagna e per canale, con accesso in lettura per il cliente e in scrittura per i partner di produzione.
La pagina di download può avere il nostro marchio?
Sì. Il sottodominio personalizzato e la presentazione con il proprio marchio sono disponibili a partire dal piano Pro.
Come si evita la confusione tra versioni sui diversi canali?
Sostituendo i materiali al loro posto all'interno di una cartella condivisa, invece di inviare un nuovo link a ogni revisione.
Riepilogo
La consegna di una campagna è un processo ricorrente, multiformato e con molti destinatari. Le cartelle cliente organizzate per campagna e per canale tengono in ordine le versioni, le pagine di download personalizzate mantengono la consegna sull'identità dell'agenzia e il registro dei trasferimenti documenta che cosa è uscito.