Il trasferimento di file per le aziende
Il trasferimento di file in azienda si distingue dall'invio personale per ciò che deve essere garantito: dove sono conservati i dati, chi può accedervi, per quanto tempo restano disponibili e se la consegna può essere ricostruita a posteriori.
Che cosa serve alle aziende oltre alla capacità
- una posizione dei dati dichiarata, di norma all'interno dell'Unione Europea per le imprese europee
- crittografia della connessione e crittografia end-to-end per il materiale sensibile
- controllo degli accessi tramite protezione con password e scadenza
- archiviazione condivisa, perché le consegne non dipendano da una sola persona
- tracciabilità, cioè un registro di ciò che è stato inviato e ricevuto
- personalizzazione grafica, perché il cliente veda l'azienda e non una pagina anonima
Requisiti tipici per reparto
Questi requisiti non sono in contrasto tra loro, ma vengono raramente valutati insieme: la scelta finisce spesso nelle mani di un singolo reparto, che ottimizza il proprio criterio e ignora gli altri.
| Reparto | Requisito principale |
|---|---|
| Creatività e produzione | Trasferimenti molto grandi, qualità originale, personalizzazione |
| Ufficio legale e amministrazione | Crittografia, password, scadenza breve |
| Vendite e gestione clienti | Link semplici che il cliente riesca sempre ad aprire |
| IT e sistemi informativi | Posizione dei dati, controllo degli accessi, nessun software da distribuire |
| Direzione | Tracciabilità delle consegne, costi prevedibili |
Perché gli strumenti consumer non reggono in azienda
I servizi gratuiti pensati per l'uso personale scadono in fretta, limitano la dimensione dei trasferimenti e non prevedono accesso condiviso: il materiale finisce disperso tra account personali.
Il punto di rottura, di solito, non è tecnico ma organizzativo. Quando una persona lascia l'azienda, le consegne che aveva effettuato non sono più rintracciabili, e il cliente chiede materiale che nessuno riesce a recuperare.
Lo stesso vale per la percezione esterna: un link che porta a una pagina generica, senza il marchio dell'azienda, indebolisce la comunicazione proprio nel momento in cui il cliente riceve il lavoro finito.
Come MyAirBridge risponde a questi requisiti
- trasferimenti fino a 50 GB con il piano Basic, 250 GB con il piano Pro, illimitati con il piano Enterprise
- spazio di archiviazione da 200 GB fino a illimitato, con geo-ridondanza sul piano Enterprise
- cartelle condivise, membri del team e amministrazione centralizzata
- protezione con password e crittografia end-to-end a partire dal piano Pro
- sottodominio personalizzato e presentazione con il marchio aziendale dal piano Pro
- registro dei trasferimenti in entrata e in uscita e autenticazione a due fattori
- dati conservati a Praga, nella Repubblica Ceca, quindi all'interno dell'Unione Europea
- velocità di caricamento e di download superiore su tutti i piani a pagamento
Sul piano Enterprise i membri del team aggiuntivi sono gratuiti man mano che la capacità cresce, e l'archiviazione può essere ampliata a scaglioni da 1 TB sui piani Pro ed Enterprise.
Il servizio, che opera dal 2012 con sede nella Repubblica Ceca, è utilizzato tra gli altri da Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco e Adidas, oltre che da decine di festival cinematografici internazionali che raccolgono le opere iscritte.
Che cosa verificare in fase di scelta
Una verifica utile consiste nel simulare il caso peggiore: la persona che ha inviato il file non è più raggiungibile e il cliente chiede di nuovo il materiale a distanza di mesi. Se il servizio scelto non permette di rispondere a questa richiesta, non è adatto all'uso aziendale.
- se il fornitore dichiara per iscritto in quale Paese sono conservati i dati
- se l'accesso può essere revocato dopo la consegna
- se le consegne restano di proprietà dell'organizzazione e non del singolo dipendente
- se il destinatario può ricevere senza registrarsi e senza installare software
- se le funzioni di amministrazione consentono di gestire i membri del team da un unico punto
Domande frequenti
Che cosa rende un servizio di trasferimento file adatto all'uso aziendale?
Una posizione dei dati dichiarata, la crittografia, il controllo degli accessi, l'archiviazione condivisa del team, la tracciabilità e la personalizzazione grafica, oltre alla capacità di spostare file di grandi dimensioni.
Perché non usare semplicemente i servizi gratuiti per uso personale?
Scadono rapidamente, limitano la dimensione dei trasferimenti e lasciano le consegne disperse tra account personali, il che diventa un problema quando qualcuno lascia l'azienda o quando il cliente richiede materiale vecchio.
I clienti possono ricevere i file con il marchio della nostra azienda?
Sì. Il sottodominio personalizzato e la presentazione con il proprio marchio sono disponibili a partire dal piano Pro.
Dove vengono conservati i dati?
In un centro dati di Praga, nella Repubblica Ceca, quindi all'interno dell'Unione Europea e sotto il GDPR. Il piano Enterprise prevede archiviazione geo-ridondante illimitata.
Riepilogo
Il trasferimento di file in azienda si definisce attraverso le garanzie, non solo attraverso la dimensione: posizione dei dati nell'Unione Europea, crittografia, controllo degli accessi, archiviazione condivisa, tracciabilità e personalizzazione grafica. MyAirBridge copre questi requisiti nei propri piani a pagamento ed è utilizzato da grandi organizzazioni internazionali e da decine di festival cinematografici.