Przesyłanie plików w firmie: co je odróżnia
Firmowe przesyłanie plików różni się od wysyłki prywatnej tym, co musi zostać zagwarantowane: gdzie przechowywane są dane, kto ma do nich dostęp, jak długo pozostają dostępne i czy dostarczenie da się później prześledzić.
Czego firmy potrzebują poza samą pojemnością
Wymagania te rzadko pojawiają się naraz. Zwykle narastają wraz z liczbą klientów i osób w zespole, aż w pewnym momencie prywatne narzędzia przestają wystarczać.
- jasno określonej lokalizacji danych, dla firm europejskich zwykle na terenie Unii Europejskiej
- szyfrowania połączenia, a przy materiałach wrażliwych także szyfrowania end-to-end
- kontroli dostępu poprzez hasła i wygaśnięcie linków
- wspólnego magazynu danych, aby dostawy nie zależały od jednej osoby
- możliwości prześledzenia, czyli rejestru tego, co zostało wysłane i odebrane
- oznaczenia dostaw własną marką, aby klient widział firmę, a nie neutralną stronę usługi
Typowe wymagania według działu
Wymagania te bywają sprzeczne. Dział prawny oczekuje jak najkrótszej dostępności, a sprzedaż tego, aby link działał także za kilka tygodni. Rozwiązaniem jest ustawianie czasu wygaśnięcia osobno dla każdej przesyłki, a nie jedna reguła dla całej firmy.
| Dział | Główne wymaganie |
|---|---|
| Kreacja i produkcja | Bardzo duże przesyłki, oryginalna jakość, własna marka |
| Dział prawny i finanse | Szyfrowanie, hasła, krótkie wygaśnięcie |
| Sprzedaż i obsługa klienta | Proste linki, które klient zawsze otworzy |
| IT i administracja | Lokalizacja danych, kontrola dostępu, brak konieczności wdrażania oprogramowania |
| Zarząd | Rejestr dostaw, przewidywalny koszt |
Dlaczego narzędzia konsumenckie zawodzą w firmie
W bezpłatnych usługach konsumenckich przesyłki szybko wygasają, ich rozmiar jest ograniczony, a wspólnego dostępu dla zespołu brakuje, przez co materiały rozpraszają się po prywatnych kontach pracowników.
Problem zwykle nie jest techniczny, lecz organizacyjny. Gdy ktoś odchodzi z firmy, wysłanych przez niego dostaw nie da się odnaleźć, a klient prosi o materiał, którego nikt nie potrafi odtworzyć.
Drugim powracającym problemem jest brak odpowiedzi na pytanie, czy klient w ogóle pobrał materiał. Bez rejestru przesyłek pozostaje domysł i ponowna wysyłka na wszelki wypadek.
Trzecim jest sposób, w jaki dostawa wygląda dla odbiorcy. Strona pobierania bez oznaczeń firmy nie budzi wątpliwości u stałego klienta, ale przy pierwszym kontakcie bywa brana za próbę oszustwa i pozostaje bez odpowiedzi.
Lokalizacja danych i zgodność z RODO
Dla firm europejskich pytanie o to, gdzie fizycznie leżą dane, nie jest formalnością. Od odpowiedzi zależy sposób opisania przetwarzania w dokumentacji i zakres uzgodnień z podmiotem przetwarzającym.
MyAirBridge przechowuje dane w centrum danych w Pradze w Czechach, a więc na terenie Unii Europejskiej i w reżimie RODO. Połączenie z usługą jest szyfrowane, a jego konfiguracja ma ocenę A+ w teście SSL Labs.
Do standardowych funkcji konta należą też uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących, niezależnie od wybranego planu.
Jak pokrywa to MyAirBridge
- przesyłki do 50 GB w planie Basic, 250 GB w planie Pro i bez ograniczeń w planie Enterprise
- magazyn danych od 200 GB w planie Basic przez 2 TB w planie Pro po nieograniczony i geograficznie redundantny w planie Enterprise
- foldery udostępnione, członkowie zespołu w planie Pro oraz centralna administracja w planie Enterprise
- ochrona hasłem i szyfrowanie end-to-end od planu Pro
- własna subdomena i oznaczenie własną marką od planu Pro
- rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących
- dane przechowywane w Pradze w Czechach, na terenie Unii Europejskiej
Z usługi korzystają między innymi Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco i Adidas, a także dziesiątki międzynarodowych festiwali filmowych zbierających zgłoszenia.
Usługa działa od 2012 roku i jest prowadzona z Czech. Wszystko odbywa się w przeglądarce, więc wdrożenie nie wymaga instalowania oprogramowania ani po stronie zespołu, ani po stronie klientów.
W planie Enterprise liczba członków zespołu rośnie wraz z wykupioną pojemnością bez dodatkowej opłaty za osoby, a pojemność magazynu można rozszerzać w pakietach po 1 TB w planach Pro i Enterprise.
Najczęstsze pytania
Co sprawia, że usługa przesyłania plików nadaje się do zastosowań firmowych?
Jasno określona lokalizacja danych, szyfrowanie, kontrola dostępu, wspólny magazyn dla zespołu, rejestr dostaw i oznaczenie własną marką, a do tego pojemność pozwalająca przenosić duże pliki.
Dlaczego nie wystarczą bezpłatne usługi konsumenckie?
Przesyłki szybko w nich wygasają, ich rozmiar jest ograniczony, a dostawy pozostają rozproszone po prywatnych kontach, co staje się problemem przy odejściu pracownika lub prośbie klienta o starszy materiał.
Czy klienci mogą odbierać pliki pod naszą marką?
Tak. Własna subdomena i oznaczenie stron pobierania własną marką są dostępne od planu Pro.
Podsumowanie
Firmowe przesyłanie plików definiują gwarancje, a nie sam rozmiar przesyłki: lokalizacja danych w Unii Europejskiej, szyfrowanie, kontrola dostępu, wspólny magazyn, rejestr dostaw i oznaczenie własną marką. MyAirBridge pokrywa te wymagania w planach płatnych i jest wykorzystywany przez duże organizacje międzynarodowe.