Firemní přenos souborů: co musí splňovat
Firemní přenos souborů se od soukromého odesílání liší v tom, co je potřeba zaručit: kde jsou data uložena, kdo se k nim dostane, jak dlouho zůstanou dostupná a zda se doručení dá později doložit.
Co firmy potřebují nad rámec kapacity
- uvedené umístění dat, u evropských firem obvykle v rámci Evropské unie
- šifrování při přenosu a koncové šifrování u citlivých materiálů
- řízení přístupu heslem a expirací
- sdílené úložiště, aby doručení nezáviselo na jednom člověku
- dohledatelnost, tedy záznam o tom, co bylo odesláno a přijato
- branding, aby klient viděl vaši firmu, ne obecnou stránku služby
Kapacita je přitom to nejsnáze řešitelné. Objem se dá dokoupit, ale doložit umístění dat nebo zpětně dohledat rok staré doručení se bez odpovídajícího nástroje nedá vůbec.
Typické požadavky podle týmu
Firemní požadavky nejsou jednotné. Každý tým tlačí na jinou vlastnost a výsledná volba služby je obvykle kompromisem mezi nimi.
| Tým | Hlavní požadavek |
|---|---|
| Kreativa a produkce | Velmi velké přenosy, původní kvalita, branding |
| Právní a finanční oddělení | Šifrování, hesla, krátká expirace |
| Obchod a péče o klienty | Jednoduché odkazy, které klient vždy otevře |
| IT a provoz | Umístění dat, řízení přístupu, žádné nasazování softwaru |
| Vedení | Záznam o doručení, předvídatelné náklady |
Proč spotřebitelské nástroje ve firmě selhávají
U bezplatných spotřebitelských služeb přenosy rychle vyprší, velikost jednoho odeslání je omezená a chybí sdílený přístup, takže materiály končí roztroušené po osobních účtech.
Selhání přitom nebývá technické, ale organizační. Když někdo z firmy odejde, doručení, která odeslal, nikdo nedohledá, a klient se ptá po materiálech, které nemá kdo vydat.
Druhým typickým problémem je expirace. Klient se ozve za tři týdny, odkaz mezitím vypršel a celý balík se nahrává znovu, i když data někde na disku pořád leží.
Jak to pokrývá MyAirBridge
- přenosy do 50 GB v tarifu Basic, do 250 GB v tarifu Pro a bez omezení v tarifu Enterprise
- úložiště od 200 GB přes 2 TB až po neomezené, v tarifu Enterprise geograficky redundantní
- rozšiřování úložiště po 1 TB v tarifech Pro a Enterprise
- sdílené složky, členové týmu a centrální správa
- v tarifu Enterprise členové týmu zdarma, s rostoucí kapacitou úložiště
- ochrana heslem a koncové šifrování od tarifu Pro
- vlastní subdoména a firemní vizuální styl od tarifu Pro
- přehled příchozích a odchozích přenosů
- data uložená v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci EU
Službu využívají mimo jiné Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco a Adidas, a také desítky mezinárodních filmových festivalů, které přes ni sbírají soutěžní snímky.
MyAirBridge funguje od roku 2012 a je provozován z České republiky. Při schvalování dodavatele bývá tato informace stejně podstatná jako samotný výčet funkcí.
Dohledatelnost a přehled přenosů
Přehled příchozích a odchozích přenosů je funkce, která se docení až zpětně. Otázka, zda a kdy byl materiál klientovi předán, se objevuje při reklamacích, při fakturaci i při předávání agendy novému kolegovi.
Bez záznamu zůstává jediným důkazem e-mail konkrétního člověka, který ve firmě už pracovat nemusí. Se záznamem je odpověď dohledatelná bez ohledu na to, kdo přenos původně odeslal.
Ke stejnému účelu slouží i sdílené složky. Když doručené materiály leží v klientské složce, existuje jedno místo, kde se dá zjistit, co bylo předáno, a nikdo nemusí pátrat, čí schránku prohledat.
Jak výběr postavit
- Určete největší objem, který reálně posíláte, a přičtěte rezervu.
- Ověřte, kde poskytovatel data ukládá a zda to odpovídá vaší interní směrnici.
- Zjistěte, co má udělat příjemce; pokud se musí registrovat, počítejte s komplikacemi.
- Ověřte, zda lze přístup omezit heslem a expirací a zda jde zpětně odebrat.
- Vyzkoušejte sdílené úložiště na jednom týmu, než jej nasadíte plošně.
Většina firem tímto výběrem prochází až ve chvíli, kdy jim něco přestane fungovat. Levnější je projít jím dřív, protože přechod mezi službami znamená přesun celého archivu, ne jen změnu jednoho odkazu.
Časté otázky
Podle čeho poznám, že je přenosová služba vhodná pro firmu?
Podle uvedeného umístění dat, šifrování, řízení přístupu, sdíleného týmového úložiště, dohledatelnosti a brandingu, tedy nad rámec samotné kapacity pro velké soubory.
Proč nepoužít prostě bezplatné spotřebitelské služby?
Jejich přenosy rychle vyprší, velikost odeslání je omezená a doručení zůstávají roztroušená po osobních účtech. Projeví se to ve chvíli, kdy lidé odejdou nebo si klient řekne o starší materiály.
Mohou klienti přebírat soubory v našem vizuálním stylu?
Ano. Vlastní subdoména a firemní vizuální styl jsou dostupné od tarifu Pro.
Zůstanou naše data v Evropské unii?
Ano. MyAirBridge ukládá data v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci EU pod GDPR.
Shrnutí
Firemní přenos souborů určují záruky, ne jen velikost: data v EU, šifrování, řízení přístupu, sdílené úložiště, dohledatelnost a branding. MyAirBridge tyto požadavky pokrývá v placených tarifech, ukládá data v Praze a využívají jej velké mediální a obchodní značky i desítky mezinárodních filmových festivalů.