Jak agentury předávají klientům podklady ke kampani

Co obsahuje předání kampaně

• master kreativy v editovatelné podobě
• exporty pro každý kanál a formát
• tiskové soubory se spadávkou
• video v několika poměrech stran a datových tocích
• logo, písma, barvy a pravidla pro použití značky

Dohromady jde pravidelně o desítky gigabajtů a předává se to opakovaně, jak přicházejí připomínky a schválené revize. Předání tak není jednorázová událost, ale proces, který se během kampaně několikrát zopakuje.

Bezplatný přenos pokryje 20 GB, tarif Pro 250 GB. U agentury, která odbavuje víc klientů současně, ale rozhoduje spíš kapacita úložiště a pořádek v něm než velikost jednoho přenosu.

Struktura, která zabrání zmatku ve verzích

1. Založte složku pro každého klienta a v ní podsložku pro každou kampaň.
2. Uvnitř oddělte podklady podle kanálu: tisk, digital, video, sociální sítě.
3. Klientovi dejte přístup pouze pro čtení, a jen do složky s předáním.
4. Produkčním partnerům dejte přístup pro zápis tam, kde mají materiál vracet.
5. Po schválení revize nahraďte soubory přímo ve složce místo posílání nového odkazu.
6. Po spuštění kampaně přesuňte hotové podklady do archivní složky.

Princip je jednoduchý: existuje jedno místo a na něm jedna aktuální verze. Jakmile začnou kolovat odkazy na jednotlivé zásilky, vzniká pět kopií v pěti schránkách a nikdo nepozná, která je platná.

Notifikace o změnách ve sdílené složce dají klientovi vědět, že přibyl nový materiál, bez samostatného e-mailu.

Předání pod vlastní značkou

Vlastní subdoména a branding, dostupné od tarifu Pro, znamenají, že klient stahuje z adresy agentury a ze stránky, která nese její vizuální styl.

Pro agenturu to není dekorace. Předání bývá poslední kontakt v celém projektu a je to zároveň ten okamžik, který si klient vybaví, až mu přijde faktura. Obecná stahovací stránka cizí služby v té chvíli pracuje proti dojmu, který agentura budovala celou zakázku.

Dohledatelnost a přehled o tom, co odešlo

• záznam o tom, co bylo předáno a kdy, v přehledu odchozích přenosů
• expirace nastavená tak, aby přežila pomalé schvalovací kolečko na straně klienta
• jedna platná verze místo pěti kopií v pěti schránkách
• přístup, který lze odebrat, jakmile partner na kampani přestane pracovat
• ochrana heslem u materiálů, které nemají uniknout před spuštěním kampaně

Ochrana heslem a koncové šifrování jsou dostupné od tarifu Pro a hodí se u embargovaných kampaní, produktových novinek a všeho, co má vyjít v konkrétní den.

Termíny a nastavení expirace

Schvalovací kolečko na straně klienta je vždycky pomalejší, než se plánovalo. Materiál předaný v pátek se často otevírá až za deset dnů, kdy je bezplatný přenos dávno po expiraci a agentura nahrává totéž znovu.

Od tarifu Basic si dobu platnosti nastavujete sami, včetně varianty, že odkaz nevyprší vůbec. U kampaně to prakticky znamená nastavit expiraci podle data spuštění, ne podle data odeslání.

Opačný případ je materiál pod embargem. Tam se hodí krátká a přesně načasovaná expirace doplněná heslem, aby se podklady nedaly stáhnout ještě dlouho po skončení kampaně z odkazu, který někde zůstal ležet.

Podklady, které chodí opačným směrem

Kampaň nezačíná exportem, ale sběrem materiálu od klienta: fotografiemi z produktového focení, logem ve zdrojovém formátu, texty a videem z natáčení. Tento směr bývá horší než samotné předání, protože klient posílá, co se mu zrovna hodí, a často v tom formátu, který má právě po ruce.

Sdílená složka s právem zápisu to řeší: klient nahraje podklady na jedno určené místo, agentura dostane notifikaci a nemusí sbírat přílohy z několika e-mailů a chatů.

Data leží v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie pod GDPR, což je odpověď na dotaz klientského právního oddělení, kde jsou materiály ke kampani uloženy.

Časté otázky

Jak agentury předávají velké balíky podkladů ke kampani?

Přes klientské složky členěné podle kampaně a kanálu, s právy pouze pro čtení pro klienta a s právy pro zápis pro produkční partnery.

Může stahovací stránka nést naši značku?

Ano. Vlastní subdoména a branding jsou dostupné od tarifu Pro, takže klient stahuje z adresy agentury a v jejím vizuálním stylu.

Jak se vyhnout zmatku ve verzích napříč kanály?

Nahrazujte podklady přímo ve sdílené složce místo posílání nového odkazu na každou revizi. Platí, co je ve složce.

Jak sbírat podklady od klienta?

Sdílenou složkou s právem zápisu. Klient do ní nahraje materiál sám a agentura dostane notifikaci o změně.

Shrnutí

Předání kampaně je opakovaný proces s mnoha formáty a mnoha příjemci. Klientské složky členěné podle kampaně a kanálu drží pořádek ve verzích, branding a vlastní subdoména od tarifu Pro udrží předání v identitě agentury a přehled odchozích přenosů dokládá, co bylo skutečně odesláno.