Jak grafici posílají velké soubory klientům

Grafické projekty obsahují soubory, které se do e-mailu nevejdou. Řešením je nahrát celou složku do přenosové služby a poslat klientovi odkaz ke stažení, který otevře v prohlížeči bez registrace.

Proč jsou grafické podklady velké

Grafický projekt zahrnuje obrázky ve vysokém rozlišení, vrstvené pracovní dokumenty a archivy celých zakázek. Jediný vrstvený návrh se snadno dostane na stovky megabajtů a kompletní předání zakázky do jednotek gigabajtů.

K tomu se přidávají tiskové exporty, které mají vlastní rozlišení a barevný prostor, takže se velikost dál násobí.

Jak se podklady předávají klientovi

Přenosová služba umožní nahrát celou složku i s podadresáři a předat ji jediným odkazem. Struktura zůstane zachovaná, takže klient nebo tiskárna otevře projekt přesně tak, jak byl připraven.

Klient si nic neinstaluje a nezakládá účet. To je u externího předání podstatné, protože právě přihlašování bývá nejčastější důvod, proč se soubory nedostanou tam, kam mají.

Co obsahuje kompletní předání

Podstatná je úplnost sady, ne jednotlivý soubor. Layout bez provázaných obrázků a písem se na druhé straně neotevře správně, a právě z toho vzniká většina reklamací při předání.

Předání projektu krok za krokem

  1. Zabalte layout tak, aby obsahoval všechny vazby a písma.
  2. Dejte celé předání do jedné složky pojmenované podle projektu a čísla revize.
  3. Nahrajte celou složku najednou, aby zůstala zachovaná její struktura.
  4. Nastavte expiraci, která pokryje celý schvalovací cyklus, ne jen pár dní.
  5. Odešlete odkaz, nebo klientovi zpřístupněte sdílenou složku, pokud čekáte další revize.

Bezplatné přenosy MyAirBridge zvládnou 20 GB a vyprší po třech dnech. Pokud schvalování trvá déle, řeší to nastavitelná expirace od tarifu Basic, kde odkaz může platit i bez omezení.

Časté potíže a jak se jim vyhnout

Chybějící písma a vazby

Layout se na druhé straně otevře, ale vypadá jinak. Řeší se zabalením projektu, které do složky zkopíruje všechny provázané soubory a použitá písma, a kontrolou, že složka po zabalení obsahuje skutečně vše.

Nejasná verze

Klient schválí soubor, který už není aktuální. Pomáhá důsledné pojmenování složky podle projektu a čísla revize a odeslání jediného odkazu na jedno kolo připomínek.

Vypršení odkazu před koncem schvalování

Bezplatný přenos platí tři dny, což u vícekolového schvalování nestačí. Nastavitelná expirace od tarifu Basic tento problém odstraní úplně.

Když materiál míří do tisku

Tiskárna potřebuje jiná data než klient. Typicky jde o tiskové PDF se spadávkou a ořezovými značkami, případně o kompletní zabalený layout, pokud si sazbu upravuje sama.

Tato data mají zpravidla vysoké rozlišení a velikost roste s formátem. U velkoplošného tisku nejsou výjimkou jednotky gigabajtů na jediný motiv, což je opět mimo dosah e-mailu.

Praktické je předat tiskárně a klientovi oddělené složky. Klient tak dostane náhledy a exporty pro web, tiskárna produkční data, a nikdo nemusí luštit, který soubor je ten správný.

Předání pod vlastní značkou

Od tarifu Pro lze používat vlastní subdoménu a vizuální podobu stránky pro stahování. Klient tak stahuje z vaší adresy a ze stránky, která nese vaši identitu, ne z obecného rozhraní.

U studia, které předává pravidelně, se vyplatí i samostatná složka pro každého klienta. Historie odvedené práce pak zůstává na jednom místě a odpadá opakovaný požadavek poslat znovu něco, co odešlo před půl rokem.

Sdílená složka může být nastavená jen pro čtení, nebo i pro zápis, pokud od klienta zpětně sbíráte podklady, fotografie nebo texty. U zápisu se hodí upozornění na změny, díky kterým se o novém souboru dozvíte bez dotazování.

Pro důvěrné kampaně a nezveřejněné produkty přidávají tarify Pro a Enterprise ochranu heslem a koncové šifrování. Data přitom zůstávají v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie, což u větších klientů bývá součástí smluvních požadavků.

Časté otázky

Proč se grafické soubory posílají přes přenosové služby?

Protože vrstvené dokumenty, zabalené layouty a archivy zakázek překračují limity e-mailu. Přenosová služba je navíc doručí beze změny obsahu.

Jak nejjednodušeji předat klientovi grafické podklady?

Zabalte projekt, nahrajte celou složku a pošlete odkaz ke stažení. Bezplatný přenos pokryje 20 GB.

Jak se vyhnout tomu, aby klienti žádali o opakované zaslání?

Veďte pro každého klienta sdílenou složku místo jednorázových přenosů, které vyprší.

Lze stránku pro stahování upravit do vlastní grafické podoby?

Ano, od tarifu Pro, který zahrnuje vlastní subdoménu i branding stránky pro stahování.

Shrnutí

Grafické předání musí dorazit kompletní, včetně vazeb a písem, a zůstat dostupné po celou dobu schvalování. Přenos celé složky zachová strukturu balíčku, sdílená složka pro klienta uchová historii zakázek a branding od tarifu Pro udělá z předání součást služby studia.

Související články