Come i designer inviano file di grandi dimensioni ai clienti

Perché i file di progetto sono così pesanti

I progetti grafici comprendono spesso file di grandi dimensioni, come immagini ad alta risoluzione, documenti di progetto a livelli e archivi completi di lavorazione.

A far crescere il peso non è quasi mai un singolo elemento, ma la somma: le immagini collegate, i font, le varianti linguistiche e le versioni di esportazione occupano più del documento sorgente.

Un catalogo, una campagna con più formati o un manuale illustrato arrivano con facilità a qualche gigabyte, quindi ben oltre il limite di circa 25 MB di un allegato e-mail.

Come i designer condividono i file con i clienti

I servizi di trasferimento file permettono ai designer di caricare questi file e di condividerli con i clienti attraverso semplici link per il download.

Il cliente non deve registrarsi, non deve installare nulla e scarica il materiale nel formato in cui è stato preparato. Con MyAirBridge un trasferimento gratuito copre fino a 20 GB, quantità sufficiente per la grande maggioranza delle consegne grafiche.

Per le consegne riservate, per esempio un progetto di rebranding non ancora annunciato, la protezione con password del link e la crittografia end-to-end sono disponibili a partire dal piano Pro. I dati sono conservati in un data center a Praga, all'interno dell'Unione Europea.

Che cosa contiene di solito una consegna grafica

• documenti sorgente a livelli, per esempio PSD, AI o INDD
• impaginati pacchettizzati con immagini collegate e font
• PDF pronti per la stampa, con abbondanza e crocini di taglio
• esportazioni per il web e per i formati social
• elementi di identità visiva e linee guida di utilizzo

Conta più l'insieme che il singolo file: un impaginato privo dei collegamenti e dei font non può essere aperto correttamente dall'altra parte, e il cliente si ritrova con un documento che sullo schermo non corrisponde a quanto approvato.

Per questo conviene trattare la consegna come una cartella unica e non come una serie di allegati sparsi: la struttura delle sottocartelle è essa stessa parte dell'informazione e permette al cliente di capire che cosa usare per la stampa e che cosa per il web.

Consegnare un progetto

1. Pacchettizzare l'impaginato in modo che tutti i collegamenti e i font siano inclusi.
2. Raccogliere l'intera consegna in un'unica cartella, denominata con il progetto e la revisione.
3. Caricare la cartella in modo che la struttura venga mantenuta.
4. Impostare una scadenza che copra l'intero ciclo di approvazione del cliente, non soltanto qualche giorno.
5. Condividere il link, oppure condividere una cartella dedicata al cliente se sono previste ulteriori revisioni.

Presentare la consegna in modo professionale

Un sottodominio personalizzato e la personalizzazione grafica, disponibili a partire dal piano Pro, fanno sì che il cliente scarichi da un indirizzo dello studio, su una pagina che ne porta l'identità visiva anziché un impianto grafico generico.

Per gli studi che consegnano con regolarità, una cartella per ciascun cliente mantiene inoltre in un unico punto l'intera cronologia dei lavori consegnati, e questo elimina la richiesta ricorrente di inviare di nuovo materiale preparato mesi prima.

Sulle cartelle condivise si sceglie tra permessi di sola lettura e permessi di lettura e scrittura: i primi per le consegne definitive, i secondi quando è il cliente a dover caricare fotografie, testi o materiali di partenza.

Domande frequenti

Perché i file di progetto vengono spesso inviati tramite servizi di trasferimento?

Perché i file a livelli, gli impaginati pacchettizzati e gli archivi di progetto superano i limiti della posta elettronica, e i servizi di trasferimento li consegnano senza alterarne il contenuto.

Qual è il modo più semplice per condividere file di progetto con un cliente?

Pacchettizzare il progetto, caricare l'intera cartella e inviare il link per il download. I trasferimenti gratuiti coprono fino a 20 GB.

Come evitare che i clienti chiedano di inviare di nuovo lavori già consegnati?

Mantenendo una cartella condivisa per ciascun cliente, invece di inviare trasferimenti una tantum destinati a scadere.

Come si consegna un progetto ancora riservato?

Proteggendo il link con una password comunicata su un canale diverso dall'e-mail e attivando la crittografia end-to-end. Entrambe le funzioni sono disponibili a partire dal piano Pro.

Riepilogo

Una consegna grafica deve arrivare completa, con collegamenti e font integri, e restare disponibile per tutto il ciclo di approvazione. Il trasferimento a livello di cartella preserva il pacchetto, le cartelle dedicate ai clienti conservano la cronologia e le pagine di download personalizzate rendono la consegna parte del servizio dello studio.