Cómo entregan las agencias los materiales de una campaña
Una agencia entrega la misma campaña en muchos formatos y a muchos destinatarios: el cliente, la central de medios, la imprenta y los equipos de las plataformas digitales. La entrega tiene que ser completa, vigente y trazable, y conviene que parezca parte de la agencia y no una página de descarga genérica.
Qué contiene una entrega de campaña
- las piezas originales en formato editable
- las exportaciones para cada canal y cada formato
- los archivos listos para imprenta, con sangrado y marcas de corte
- el vídeo en varias relaciones de aspecto y tasas de bits
- los elementos de marca, las tipografías y las normas de uso
En conjunto suman con frecuencia decenas de gigabytes, y no se entregan una sola vez, sino tantas veces como rondas de revisión tenga la campaña.
De ahí que el problema real no sea el tamaño, sino saber en todo momento cuál es la versión vigente de cada pieza y quién la tiene.
Una estructura que evita confusiones
- Cree una carpeta por cliente y, dentro, una subcarpeta por campaña.
- Separe el contenido por canal: imprenta, digital, vídeo y redes sociales.
- Dé al cliente acceso de solo lectura únicamente a la carpeta de entrega.
- Dé permisos de escritura a los proveedores que tengan que devolver material.
- Sustituya las piezas en su sitio cuando se apruebe una revisión, sin crear enlaces nuevos.
- Mantenga una carpeta de archivo con la campaña una vez publicada.
La estructura por canal es preferible a la estructura por fecha porque coincide con la forma en que el material se consume. Nadie busca la pieza del 14 de marzo; busca el banner de 300 por 250.
Entregar con la marca de la agencia
El subdominio propio y la personalización de marca, disponibles desde el plan Pro, hacen que el cliente descargue desde una dirección de la agencia y en una página con su identidad visual.
Para una agencia esto no es decoración. La entrega suele ser el último punto de contacto de un proyecto y es el que el cliente tiene presente cuando llega la factura.
El mismo plan incluye además los miembros del equipo, de modo que varias personas de la agencia gestionan las entregas desde una única cuenta y una entrega deja de depender del buzón personal de quien la envió.
Cuánto pesa una campaña
El tamaño lo marcan sobre todo el vídeo y los archivos de imprenta. Las cifras siguientes son orientativas, pero bastan para decidir qué plan hace falta antes de la primera entrega.
La transferencia gratuita llega a 20 GB y no exige registro por ninguna de las dos partes, lo que la hace útil para envíos sueltos. Para una entrega completa con material editable, los planes Pro y Enterprise son los que dan margen: 250 GB por transferencia en Pro y sin límite en Enterprise.
| Bloque de la entrega | Tamaño habitual |
|---|---|
| Piezas para redes sociales ya exportadas | hasta 2 GB |
| Archivos listos para imprenta de una campaña | de 2 a 20 GB |
| Vídeo en varias relaciones de aspecto y versiones | de 10 a 100 GB |
| Campaña completa con material editable y sin comprimir | 100 GB o más |
Quién recibe qué
Cliente
Quiere ver el resultado aprobado y poder descargarlo sin complicaciones. Le basta con acceso de solo lectura a la carpeta de la campaña y con un enlace que se abra en el navegador sin registro.
Central de medios y plataformas digitales
Necesitan las exportaciones exactas de cada formato y trabajan con plazos ajustados. Aquí ayuda la velocidad superior de subida y descarga de los planes de pago, disponible desde Basic.
Imprenta y producción
Reciben archivos pesados listos para producción y a menudo devuelven pruebas. Una carpeta con permisos de lectura y escritura evita que esas pruebas acaben en un correo que después nadie encuentra.
Trazabilidad
- un registro de qué se entregó y cuándo
- una caducidad lo bastante amplia para sobrevivir a cadenas de aprobación lentas
- una sola versión vigente en lugar de cinco copias en cinco buzones
- acceso que puede retirarse cuando un proveedor deja de trabajar en la campaña
- descargas ilimitadas, de modo que el número de destinatarios no obliga a volver a subir nada
El registro de transferencias entrantes y salientes es una función normal de la cuenta y no está ligado a ningún plan concreto.
Preguntas frecuentes
¿Cómo entregan las agencias paquetes grandes de campaña?
Con carpetas por cliente organizadas por campaña y por canal, acceso de solo lectura para el cliente y permisos de escritura para los proveedores de producción.
¿Puede la página de descarga llevar nuestra marca?
Sí. El subdominio propio y la personalización de marca están disponibles desde el plan Pro.
¿Cómo evitamos la confusión de versiones entre canales?
Sustituyendo las piezas en su sitio dentro de una carpeta compartida, en lugar de enviar un enlace nuevo en cada revisión.
¿Cuánto puede pesar una entrega?
Hasta 20 GB por transferencia en la versión gratuita, 50 GB en Basic y 250 GB en Pro. El plan Enterprise no fija límite.
Resumen
La entrega de una campaña es un proceso recurrente, con muchos formatos y muchos destinatarios. Las carpetas por cliente organizadas por campaña y canal mantienen las versiones en orden, la página de descarga con marca propia conserva la identidad de la agencia, y el registro de transferencias documenta qué salió y cuándo.