Cómo enviar archivos listos para imprimir a una imprenta
Las artes finales son pesadas porque incorporan imágenes a máxima resolución, fuentes incrustadas y sangrado. Tienen que llegar completas y sin modificar, lo que descarta cualquier herramienta que recomprima archivos o que descarte en silencio los enlaces a recursos externos.
Qué se envía a la imprenta
- PDF listo para imprimir, con sangrado y marcas de corte
- archivos de maquetación empaquetados, con las imágenes enlazadas y las fuentes
- TIFF o PSD a máxima resolución para gran formato
- perfiles de color y referencias de prueba
- una hoja de especificaciones con el papel, el formato y los acabados
Un trabajo de gran formato o un catálogo alcanzan sin dificultad varios gigabytes, muy por encima de lo que admite el correo electrónico y de lo que resulta cómodo en las herramientas que limitan las subidas.
Conviene recordar que el límite habitual de un archivo adjunto ronda los 25 MB, cifra que ni siquiera cubre una sola página de un catálogo a máxima resolución.
Entregar el trabajo
- Empaquete el documento de maquetación para que incluya todas las imágenes enlazadas y todas las fuentes.
- Exporte el PDF listo para imprimir siguiendo las especificaciones de la imprenta.
- Reúna todo en una sola carpeta, identificada con el nombre del trabajo y la fecha.
- Suba la carpeta y genere el enlace de descarga.
- Defina una caducidad que cubra toda la tirada, no solo la aprobación.
- Envíe el enlace junto con la hoja de especificaciones.
El quinto paso es el que más problemas evita. La aprobación puede resolverse en dos días, pero la tirada, las pruebas de color y una posible corrección se reparten a lo largo de semanas, y un enlace caducado a mitad del proceso obliga a repetir toda la entrega.
Fallos habituales y cómo evitarlos
Los fallos de empaquetado, los perfiles de color que faltan y las artes finales recomprimidas se detectan tarde, ya en máquina o incluso con la tirada impresa, que es cuando corregirlos resulta más costoso.
La caducidad prematura del enlace y la confusión entre versiones son fallos de organización más que técnicos, y por eso se repiten incluso en equipos con experiencia. Enviar tres veces el mismo trabajo con correcciones sucesivas obliga a la imprenta a decidir cuál es la versión buena, una decisión que no le corresponde.
| Problema | Causa | Prevención |
|---|---|---|
| Faltan imágenes en la salida | Los enlaces no se empaquetaron | Empaquete el documento antes de enviarlo |
| Colores incorrectos | Falta el perfil de color | Incluya el perfil de color |
| Reimpresión solicitada semanas después | La transferencia caducó | Utilice el almacenamiento o una caducidad amplia |
| Artes finales recomprimidas | Enviadas por una aplicación de mensajería | Utilice un enlace de descarga |
| No está claro cuál es la versión definitiva | Varios envíos sucesivos | Una sola carpeta compartida por trabajo |
Para agencias que imprimen con regularidad
Una carpeta compartida por cada imprenta convierte la entrega en una rutina: la agencia sube, la imprenta recoge y ambas partes ven los mismos archivos vigentes.
Como las reimpresiones suelen solicitarse meses más tarde, conservar los trabajos en el almacenamiento en lugar de en transferencias que caducan evita tener que reconstruir las artes finales a partir de archivos locales.
Los permisos de la carpeta compartida pueden ser de solo lectura o de lectura y escritura. La segunda opción resulta útil cuando la imprenta devuelve pruebas digitales o PDF de verificación y conviene que queden junto al trabajo original.
Tamaños, límites y protección
El límite gratuito de 20 GB por transferencia cubre la mayoría de los trabajos de imprenta, sin registro ni para el remitente ni para el destinatario y con descargas ilimitadas, aunque con caducidad a los tres días.
Los catálogos extensos, las campañas de gran formato y los archivos completos de una marca superan con frecuencia esa cifra: el plan Basic eleva el límite a 50 GB y el plan Pro a 250 GB, mientras que Enterprise lo elimina. La caducidad configurable, incluida la opción de que no caduque, está disponible a partir de Basic.
Cuando el material está sujeto a embargo, por ejemplo el diseño del envase de un producto aún no presentado, la protección con contraseña y el cifrado de extremo a extremo están disponibles a partir del plan Pro. Todo funciona en el navegador, sin instalar nada, y la imprenta no necesita cuenta para descargar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo envío un PDF de imprenta de gran tamaño?
Súbalo a un servicio de transferencia y envíe el enlace de descarga. Las transferencias gratuitas admiten 20 GB, cantidad suficiente para la mayoría de los trabajos de imprenta.
¿Por qué no debo enviar las artes finales por aplicaciones de mensajería?
Porque recomprimen los archivos, lo que destruye la calidad de impresión y puede eliminar datos incrustados como los perfiles de color.
¿Cuánto tiempo debe permanecer activo el enlace?
El suficiente para cubrir toda la tirada y cualquier reimpresión. Los planes de pago permiten definir la caducidad libremente o prescindir de ella.
Resumen
La entrega a imprenta debe llegar completa y sin alteraciones. Empaquete el trabajo, suba la carpeta entera, utilice un enlace de descarga en lugar de una aplicación que recomprima y conserve los trabajos en el almacenamiento para que una reimpresión meses después no obligue a rehacer las artes finales.