Cómo recibir archivos grandes de sus clientes
La forma fiable de recibir archivos grandes es darle al cliente un sitio concreto donde subirlos, en lugar de esperar a que encuentre él mismo un servicio. Una carpeta compartida con permiso de escritura, o una página de subida propia, elimina las conjeturas.
Por qué falla esperar a que el cliente se organice
- el cliente intenta enviar por correo archivos demasiado grandes y el mensaje rebota
- usa un servicio gratuito con caducidad corta y el plazo se agota antes de que nadie descargue
- el material llega en varias tandas y por canales distintos
- nadie sabe con certeza cuál es la versión definitiva
La solución consiste en definir el canal en lugar de dejarlo a criterio de cada cliente. Cuando la vía de entrega está fijada, desaparecen tanto los rebotes como los enlaces caducados.
También cambia la conversación: en lugar de explicar cómo enviar un archivo grande, basta con enviar una dirección y una instrucción de una línea.
Formas de recoger material y cuándo encaja cada una
Las dos últimas filas tienen algo en común: el cliente no toma ninguna decisión técnica. Esa es exactamente la diferencia entre recibir el material cuando lo necesita y recibirlo cuando el cliente consigue resolver el problema por su cuenta.
| Método | Qué necesita el cliente | Cuándo encaja |
|---|---|---|
| Adjunto de correo | Nada | Solo documentos pequeños, hasta unos 25 MB |
| Enlace que el cliente genera por su cuenta | Elegir un servicio y aprender a usarlo | Envíos aislados, si nadie descuida el plazo de caducidad |
| Carpeta compartida con permiso de escritura | Solo el enlace que usted le envía | Colaboración recurrente con el mismo cliente |
| Página de subida con su propia marca | Solo la dirección | Agencias y estudios que reciben material a diario |
Montar un punto de recogida
- Cree una carpeta para el cliente o para el proyecto en su almacenamiento.
- Compártala con permiso de escritura para que el cliente pueda subir contenido a ella.
- Envíe al cliente el enlace acompañado de una instrucción breve.
- Deje que suba el material directamente, sin necesidad de crear una cuenta.
- Trabaje con los archivos en el sitio al que han llegado, sin reenvíos ni copias intermedias.
Las carpetas compartidas con permisos de lectura y escritura están disponibles en los planes de pago de MyAirBridge. Los permisos de solo lectura sirven para lo contrario: entregar material al cliente sin que pueda modificarlo.
Una carpeta por cliente o por proyecto evita el problema clásico de tener que buscar en el correo qué llegó, cuándo y de quién.
Su propio dominio de subida
Para agencias y estudios que reciben material de forma constante, un subdominio propio convierte la recogida en parte de la marca: el cliente sube archivos en la dirección del estudio y no en una página de terceros que no reconoce.
El subdominio propio y la personalización de marca están disponibles desde el plan Pro. El cliente aprovecha además la mayor velocidad de subida del plan contratado sin tener que registrarse ni pagar nada.
Ese detalle tiene un efecto práctico en la confianza: una dirección reconocible reduce las dudas sobre si el enlace es legítimo, que es una de las razones por las que algunos clientes tardan en enviar el material.
Saber qué ha llegado y cuándo
El registro de transferencias entrantes y salientes muestra qué ha llegado y en qué momento, lo que zanja la mayoría de las discusiones sobre si un material se entregó a tiempo. Es una función normal de la cuenta y no depende de un plan concreto.
Las notificaciones avisan cuando aparece contenido nuevo en una carpeta compartida, de modo que nada se queda esperando sin que nadie lo advierta.
La autenticación de dos factores protege la cuenta desde la que se gestiona todo ese material, también como función estándar.
Qué incluir en las instrucciones al cliente
- el enlace exacto de la carpeta o de la página de subida
- qué archivos hacen falta y en qué formato
- una convención sencilla de nombres para no recibir tres archivos llamados «final»
- la fecha límite y qué ocurre si el material llega después
- a quién escribir si algo falla durante la subida
Cinco líneas de instrucciones ahorran habitualmente varios correos de aclaración y reducen la probabilidad de que el material llegue incompleto o mezclado con versiones antiguas.
Conviene también indicar el tamaño máximo con el que puede contar el cliente. Saber que dispone de una capacidad amplia por envío, hasta 250 GB por transferencia en el plan Pro y sin límite en Enterprise, evita que divida el material en tandas por precaución y que después falte alguna.
Los datos se almacenan en un centro de datos de Praga, en la República Checa, dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD, con una conexión cifrada calificada con A+ por SSL Labs. Es una respuesta útil cuando el cliente pregunta dónde acaba su material antes de subirlo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede enviarme un cliente un archivo demasiado grande para el correo?
Facilítele una carpeta compartida con permiso de escritura o un enlace de subida. El cliente sube el material directamente, sin cuenta, y los archivos llegan al sitio donde los necesita.
¿Pueden subir archivos los clientes sin registrarse?
Sí. Una carpeta compartida con permiso de escritura permite subir contenido sin que el cliente cree ninguna cuenta.
¿Cómo me entero de que ha llegado material nuevo?
Mediante las notificaciones de cambios en la carpeta compartida y el registro de transferencias entrantes.
Resumen
Recibir archivos grandes funciona mejor cuando es usted quien pone el canal: una carpeta compartida con permiso de escritura o una dirección de subida con su propia marca. Ambas eliminan los intentos fallidos por correo y los enlaces caducados de servicios ajenos, y el registro de transferencias deja constancia de qué llegó y cuándo.