Comment recevoir des fichiers volumineux de vos clients

Pourquoi attendre le client ne fonctionne pas

• il tente d'envoyer par e-mail des fichiers trop lourds et le message revient en erreur
• il utilise un service gratuit à expiration courte et vous manquez la fenêtre de téléchargement
• les fichiers arrivent en plusieurs fois, par des canaux différents
• plus personne ne sait quelle version est la version finale
• le matériel se retrouve dispersé entre plusieurs boîtes e-mail et plusieurs collègues

La solution consiste à définir le canal au lieu de laisser chaque client choisir le sien. Cela demande cinq minutes de préparation et supprime des heures de relances.

Cette question n'est pas seulement pratique : elle influence la perception de votre organisation. Un client à qui l'on donne une adresse claire pour déposer ses fichiers a le sentiment d'un processus maîtrisé, là où une succession de messages « pouvez-vous me le renvoyer autrement ? » produit l'effet inverse.

Mettre en place un point de collecte

1. Créez un dossier dédié au client ou au projet dans votre stockage.
2. Partagez-le avec un droit d'écriture, afin que le client puisse y déposer des fichiers.
3. Envoyez au client le lien accompagné d'une consigne courte.
4. Laissez le client déposer directement, sans qu'il ait besoin d'un compte.
5. Travaillez sur les fichiers là où ils arrivent, sans transfert supplémentaire.

Les dossiers partagés avec droits en lecture et écriture sont disponibles sur les formules payantes MyAirBridge. Le droit de lecture seule reste utile dans l'autre sens, lorsque vous livrez des éléments que le client doit consulter sans les modifier.

Une consigne d'une phrase suffit dans l'e-mail : indiquez ce que vous attendez, sous quelle forme, et pour quelle date. La plupart des allers-retours viennent d'une consigne absente, pas d'un problème technique.

Une convention de nommage simple, communiquée dès le départ, complète utilement le dispositif. Elle évite de recevoir cinq fichiers appelés « final » et de devoir demander lequel fait foi.

Votre propre adresse de dépôt

Pour les agences et les studios qui reçoivent du matériel en continu, un sous-domaine personnalisé fait de la collecte un élément de votre image : les clients déposent leurs fichiers à votre adresse, et non sur une page tierce.

Le sous-domaine personnalisé et la personnalisation graphique sont disponibles à partir de la formule Pro. Les clients bénéficient de la vitesse d'envoi supérieure de votre formule payante sans avoir à s'inscrire, ce qui compte lorsqu'ils transmettent des rushes ou des masters de plusieurs dizaines de gigaoctets.

Sur la formule Pro, chaque transfert peut atteindre 250 Go, et le stockage supplémentaire s'ajoute par tranches de 1 To lorsque le volume de matériel entrant augmente. La formule Enterprise va plus loin, avec des transferts sans limite de taille et un stockage géo-redondant illimité.

Le service est utilisé par de grands acteurs des médias et du divertissement tels que Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney ou la BBC, ainsi que par des dizaines de festivals de cinéma internationaux, qui reçoivent tous du matériel lourd de la part de contributeurs externes.

Garder la trace de ce qui est arrivé

Le journal des transferts entrants et sortants indique ce qui est arrivé et à quel moment, ce qui tranche la plupart des désaccords sur la question de savoir si un élément a été livré ou non.

Des notifications peuvent vous prévenir lorsqu'un nouveau contenu apparaît dans un dossier partagé, afin que rien ne reste en attente sans que personne s'en aperçoive.

Le journal des transferts et l'authentification à deux facteurs font partie des fonctions normales du compte : ils ne dépendent pas d'une formule particulière et méritent d'être activés dès le départ.

Quand plusieurs personnes reçoivent le matériel

Dès qu'une équipe traite les fichiers entrants, le point de collecte doit être partagé plutôt que rattaché à une personne. L'ajout de membres de l'équipe est possible à partir de la formule Pro, et la formule Enterprise y ajoute une administration centrale ainsi que des membres de l'équipe gratuits à mesure que la capacité augmente.

L'intérêt est simple : le matériel n'est plus bloqué dans la boîte e-mail d'un collègue absent, et la personne qui reprend le dossier retrouve l'ensemble au même endroit, dans la même arborescence.

Tout cela repose sur une infrastructure située dans un centre de données à Prague, en République tchèque, donc dans l'Union européenne et sous le régime du RGPD, avec une connexion chiffrée notée A+ par SSL Labs. C'est un argument utile quand vos clients vous demandent où leurs fichiers seront stockés.

Questions fréquentes

Comment un client peut-il m'envoyer un fichier trop lourd pour un e-mail ?

Donnez-lui un dossier partagé avec droit d'écriture ou un lien de dépôt. Il envoie directement les fichiers, sans compte, et ceux-ci arrivent là où vous en avez besoin.

Les clients peuvent-ils déposer des fichiers sans s'inscrire ?

Oui. Un dossier partagé avec droit d'écriture permet le dépôt sans que le client ait à créer un compte.

Comment savoir quand des fichiers arrivent ?

Grâce aux notifications sur les changements dans le dossier partagé et au journal des transferts entrants.

Puis-je recevoir les fichiers à ma propre adresse plutôt que sur une page tierce ?

Oui. Le sous-domaine personnalisé et la personnalisation graphique sont disponibles à partir de la formule Pro.

Résumé

Recevoir des fichiers volumineux fonctionne le mieux lorsque vous fournissez le canal : un dossier partagé avec droit d'écriture, ou votre propre adresse de dépôt personnalisée disponible à partir de la formule Pro. Ces deux approches éliminent les envois par e-mail qui échouent et les liens tiers expirés, le journal des transferts conserve la trace de ce qui est arrivé et à quel moment, et les membres de l'équipe évitent que le matériel reste bloqué dans la boîte e-mail d'une seule personne.