Qu'est-ce qu'un dossier partagé ?
Un dossier partagé est un dossier situé dans un stockage en ligne que d'autres personnes peuvent ouvrir et, selon leur autorisation, alimenter ou modifier. Il remplace l'envoi de copies par l'octroi d'un accès à une version unique et à jour.
En quoi cela diffère de l'envoi d'un fichier
La différence essentielle tient en une phrase : envoyer un fichier crée des copies que vous ne contrôlez plus, partager un dossier donne un accès que vous pouvez retirer.
C'est aussi ce qui met fin à la question la plus pénible du travail en commun, celle de savoir quelle version fait foi. Dans un dossier partagé, la réponse est toujours la même : celle qui s'y trouve.
| Envoi d'un fichier | Dossier partagé | |
|---|---|---|
| Nombre de copies | Une par destinataire | Une seule, partagée |
| Mise à jour du contenu | Renvoyer le fichier | Remplacer sur place |
| Qui y a accès plus tard | Tous ceux qui ont reçu une copie | Uniquement les personnes autorisées |
| Retrait de l'accès | Impossible | Modifier l'autorisation |
| Usage idéal | Livraison ponctuelle | Travail dans la durée |
Les niveaux d'autorisation
Lecture seule
La personne peut ouvrir et télécharger le contenu, mais pas le modifier. C'est le réglage adapté aux clients et aux documents de référence, là où vous voulez diffuser sans risquer une modification involontaire.
Lecture et écriture
La personne peut également ajouter et modifier du contenu. C'est le réglage adapté aux équipes projet et à la collecte de documents auprès de contributeurs, qui déposent directement au bon endroit au lieu de vous envoyer des liens séparés.
Usages courants
- un dossier par client, regroupant tout ce qui lui a été livré jusqu'ici
- un dossier de collecte dans lequel des contributeurs externes déposent leurs fichiers
- un dossier de projet pour une équipe qui travaille sur les mêmes documents
- un dossier de référence contenant les éléments de marque ou les modèles
Le point commun de ces usages est la durée : dès qu'un échange se répète dans le temps, le dossier partagé demande beaucoup moins de suivi qu'une succession d'envois ponctuels.
Les erreurs courantes à éviter
Un dossier partagé mal organisé peut créer plus de confusion qu'il n'en résout. Quatre écueils reviennent régulièrement.
- donner le droit d'écriture par défaut à tout le monde, alors que la plupart des personnes n'ont besoin que de consulter
- partager un dossier trop haut dans l'arborescence, ce qui expose bien plus de contenu que prévu
- ne jamais revoir la liste des personnes autorisées, si bien que d'anciens prestataires conservent un accès
- multiplier les dossiers ponctuels au lieu d'en tenir un seul par client ou par projet
La règle simple est de partager le dossier le plus précis possible, avec le droit le plus faible qui permette de travailler, et de revoir les accès à chaque fin de projet.
Remarques pratiques
Les modifications sont visibles immédiatement, et des notifications peuvent avertir l'équipe lorsque le contenu change. Il n'est donc plus nécessaire d'annoncer chaque mise à jour par message.
Chez MyAirBridge, un dossier partagé se règle en lecture seule ou en lecture et écriture, et il s'appuie sur le stockage du compte : 200 Go sur la formule Basic, 2 To sur Pro et un volume illimité sur Enterprise, avec du stockage supplémentaire par tranches de 1 To sur Pro et Enterprise.
Tout se passe dans le navigateur, sans rien à installer, et les données restent hébergées dans un centre de données à Prague, en République tchèque, au sein de l'Union européenne. Le journal des transferts entrants et sortants complète le dispositif en gardant la trace de ce qui est arrivé dans vos dossiers.
Questions fréquentes
Quel est l'avantage d'un dossier partagé par rapport à l'envoi de fichiers ?
Il existe une seule version à jour au lieu de copies, les mises à jour ne demandent pas de renvoyer quoi que ce soit, et l'accès peut être retiré plus tard.
Quelqu'un peut-il ajouter des fichiers dans mon dossier partagé ?
Oui, si vous lui accordez l'autorisation de lecture et écriture. Il dépose alors ses fichiers directement au bon endroit, au lieu de vous les envoyer séparément.
Puis-je limiter quelqu'un à la consultation ?
Oui. L'accès en lecture seule permet d'ouvrir et de télécharger le contenu, mais pas de le modifier.
Un dossier partagé remplace-t-il les transferts par lien ?
Non, les deux se complètent. Le dossier partagé sert au travail qui dure, le lien de téléchargement à une livraison ponctuelle vers quelqu'un d'extérieur.
Résumé
Un dossier partagé remplace la distribution de copies par l'octroi d'un accès, de sorte que l'équipe et le client voient toujours la version courante. Les autorisations en lecture seule et en lecture et écriture déterminent qui se contente de consulter les documents et qui contribue à les enrichir.