Co je sdílená složka?
Sdílená složka je složka v online úložišti, kterou mohou otevřít i další lidé a podle svého oprávnění do ní přidávat nebo v ní měnit obsah. Nahrazuje rozesílání kopií tím, že uděluje přístup k jedné aktuální verzi.
Čím se liší od odeslání souboru
Odeslání vytváří kopii, sdílená složka vytváří přístup. Z tohoto jednoho rozdílu plyne všechno ostatní.
| Odeslání souboru | Sdílená složka | |
|---|---|---|
| Počet kopií | Jedna na každého příjemce | Jedna, společná |
| Aktualizace obsahu | Odeslat znovu | Nahradit na místě |
| Kdo má přístup později | Každý, kdo dostal kopii | Jen lidé s oprávněním |
| Odebrání přístupu | Není možné | Změna oprávnění |
| Vhodné pro | Jednorázové doručení | Průběžnou práci |
Úrovně oprávnění
Pouze pro čtení
Člověk může obsah otevřít a stáhnout, ale nemůže jej měnit. Hodí se pro klienty a pro referenční materiály, u kterých nechcete riskovat přepsání nebo smazání.
Pro čtení i zápis
Člověk může obsah také přidávat a upravovat. Hodí se pro projektové týmy a pro sběr podkladů od dodavatelů, kteří nahrávají přímo do složky.
Typická použití
- složka na klienta, ve které leží vše, co jste mu kdy dodali
- sběrná složka, do které nahrávají externí spolupracovníci
- projektová složka pro tým pracující na stejných podkladech
- referenční složka s logy, šablonami a dalšími firemními materiály
Největší přínos nebývá v samotném sdílení, ale v tom, že podklady přestanou existovat v pěti verzích v pěti e-mailových schránkách. Otázka, která verze je ta platná, přestane vznikat.
Sběr podkladů od externích spolupracovníků
Nejčastější důvod, proč firmy sdílené složky zavádějí, není interní práce, ale sběr materiálů zvenčí. Fotograf, subdodavatel nebo pobočka nahraje podklady přímo do složky s právem zápisu a nikdo nemusí přeposílat přílohy ani hlídat, zda dorazilo všechno.
Pro externí stranu je to jednodušší než starší řešení typu FTP, která vyžadovala vlastní účet a instalaci programu. Vše proběhne v prohlížeči a bez technické přípravy na straně spolupracovníka.
Jak sdílenou složku nastavit rozumně
- Rozhodněte, zda má složka sloužit k předávání klientovi, nebo ke společné práci týmu.
- Podle toho zvolte oprávnění: pouze pro čtení u klientů, čtení i zápis u spolupracovníků.
- Dohodněte jednoduché pravidlo pojmenování, aby bylo poznat, co je aktuální verze.
- Zapněte upozornění na změny, aby tým nemusel obsah kontrolovat ručně.
- Průběžně ověřujte, kdo přístup ke složce stále potřebuje, a nepotřebná oprávnění odeberte.
Poslední krok se v praxi vynechává nejčastěji. Sdílená složka má oproti odeslanému souboru tu výhodu, že přístup jde odebrat, ale samo se to nestane.
Praktické poznámky
Změny se projeví okamžitě a upozornění mohou tým informovat, že do složky přibyl nový obsah. Odpadá tak nutnost ohlašovat každou aktualizaci zvlášť.
U MyAirBridge jsou sdílené složky a nastavení oprávnění dostupné v placených tarifech, s úložištěm od 200 GB v tarifu Basic přes 2 TB v tarifu Pro až po neomezené v tarifu Enterprise. V tarifech Pro a Enterprise lze kapacitu rozšiřovat po 1 TB.
V tarifu Enterprise jsou členové týmu zdarma a kapacita úložiště s jejich počtem roste, takže rozšíření týmu neznamená přepočítávání licencí.
Data přitom zůstávají v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie, což se u sdílených složek řeší častěji než u jednorázových přenosů, protože ve složkách materiály leží dlouhodobě.
Kdy je lepší soubor prostě odeslat
Sdílená složka není vždy správná odpověď. Pokud jde o jedno doručení konkrétnímu příjemci, který si data převezme a dál je nepotřebuje, je odkaz ke stažení jednodušší pro obě strany.
Sdílené složky se vyplatí tam, kde spolupráce pokračuje: u dlouhodobých klientů, běžících projektů a materiálů, které se průběžně mění a kde záleží na tom, aby všichni viděli aktuální verzi.
V běžném provozu obojí funguje vedle sebe. Podklady leží ve sdílené složce a jednotlivá doručení se z ní odesílají odkazem konkrétnímu příjemci, aniž by se cokoli nahrávalo znovu z počítače.
Časté otázky
V čem je sdílená složka lepší než odesílání souborů?
Existuje jedna aktuální verze místo kopií, aktualizace nevyžaduje opětovné odesílání a přístup lze později odebrat.
Může někdo nahrát soubory do mé složky bez účtu?
Ano. Pro jednorázové odevzdání podkladů stačí odkaz pro nahrávání. U trvalého přístupu ke složce s právem zápisu se účet obvykle vyžaduje.
Můžu někomu povolit jen prohlížení?
Ano. Oprávnění pouze pro čtení umožní obsah otevřít a stáhnout, ale ne měnit.
Dozvím se, když někdo do složky něco přidá?
Ano. Služba umí posílat upozornění na změny ve sdílené složce, takže tým nemusí každou aktualizaci ohlašovat zvlášť.
Shrnutí
Sdílená složka nahrazuje rozesílání kopií udělením přístupu, takže tým i klient vždy vidí aktuální verzi. Oprávnění pouze pro čtení a oprávnění pro čtení i zápis rozhodují o tom, kdo materiály jen přebírá a kdo do nich přispívá.