O que é uma pasta partilhada?
Uma pasta partilhada é uma pasta no armazenamento online que outras pessoas podem abrir e, consoante a permissão que tenham, também acrescentar ou alterar conteúdo. Substitui o envio de cópias pela concessão de acesso a uma única versão atual.
Em que difere de enviar um ficheiro
A diferença prática nota-se quando o material muda. Com cópias enviadas, nunca se sabe ao certo qual é a versão que o cliente está a usar.
| Enviar um ficheiro | Pasta partilhada | |
|---|---|---|
| Número de cópias | Uma por destinatário | Uma, partilhada |
| Atualizar o conteúdo | Enviar outra vez | Substituir no mesmo sítio |
| Quem tem acesso depois | Todos os que receberam cópia | Apenas quem tem permissão |
| Retirar o acesso | Não é possível | Alterar a permissão |
| Adequado para | Entrega pontual | Trabalho continuado |
Níveis de permissão
Apenas leitura
A pessoa pode abrir e descarregar o conteúdo, mas não o pode alterar. Adequado para clientes e para material de referência que deve manter-se estável.
Leitura e escrita
A pessoa pode também acrescentar e modificar conteúdo. Adequado para equipas de projeto e para recolher material de colaboradores externos.
Utilizações típicas
- uma pasta por cliente, com tudo o que já lhe foi entregue
- uma pasta de recolha onde colaboradores externos carregam material
- uma pasta de projeto para uma equipa a trabalhar sobre o mesmo material
- uma pasta de referência com elementos de marca ou modelos
A pasta de recolha substitui na prática o antigo servidor FTP para receber material de fora, sem credenciais nem software do lado de quem envia.
Notas práticas
As alterações ficam imediatamente visíveis para todos os que têm acesso, o que dispensa anunciar cada atualização por email.
No MyAirBridge, as pastas partilhadas permitem definir permissões apenas de leitura ou de leitura e escrita, com armazenamento de 200 GB no Basic a 2 TB no Pro e ilimitado no Enterprise, e a possibilidade de acrescentar capacidade em incrementos de 1 TB no Pro e no Enterprise.
Tudo funciona no navegador e os dados ficam guardados num centro de dados em Praga, na Chéquia, dentro da União Europeia.
Quando continuar a enviar em vez de partilhar
Nem tudo deve viver numa pasta. Para uma entrega única a um cliente que não voltará a precisar do material, uma transferência com validade definida é mais limpa: entrega, expira e não deixa acessos abertos.
A regra prática é simples. Se o conteúdo vai mudar ou vai ser consultado repetidamente, use uma pasta partilhada. Se é um ponto final, use uma transferência.
Muitas equipas usam os dois modelos em conjunto: a pasta partilhada guarda o histórico do cliente, e cada entrega concreta segue por ligação, com validade definida, para que o cliente saiba exatamente o que é novo.
Como organizar uma pasta partilhada que se aguenta com o tempo
O problema das pastas partilhadas raramente é técnico. É a desorganização que se instala ao fim de alguns meses, quando ninguém sabe qual é a versão boa nem porque existem três pastas com nomes parecidos.
Algumas decisões simples evitam quase todos esses casos.
- uma pasta por cliente ou por projeto, nunca uma pasta geral para tudo
- nomes de ficheiro com data ou versão, para que a ordem seja evidente
- permissão apenas de leitura por defeito, e escrita apenas a quem tem de entregar material
- uma subpasta clara para material aprovado, separada do trabalho em curso
- remover acessos quando um projeto termina, em vez de os deixar abertos indefinidamente
O último ponto é o mais esquecido e o mais importante. A vantagem de poder retirar o acesso só é real se alguém o fizer efetivamente quando a colaboração acaba.
Pastas partilhadas no trabalho em equipa
Quando o material vive numa pasta partilhada em vez de nas contas pessoais de cada pessoa, deixa de haver dependência de um único colaborador. Se alguém sair da empresa ou estiver de férias, o trabalho continua e o cliente não fica à espera.
No MyAirBridge, a partir do plano Pro é possível acrescentar membros da equipa, e o plano Enterprise inclui administração central e membros da equipa sem custo adicional à medida que a capacidade cresce. O registo de transferências recebidas e enviadas permite verificar mais tarde o que foi entregue e quando, que é frequentemente a dúvida que surge meses depois.
Como tudo funciona no navegador, a entrada de uma pessoa nova na equipa não implica instalar nem configurar nada, e os dados permanecem num centro de dados em Praga, na Chéquia, dentro da União Europeia.
Perguntas frequentes
Qual é a vantagem de uma pasta partilhada em relação a enviar ficheiros?
Existe uma única versão atual em vez de cópias, as atualizações não obrigam a reenviar nada e o acesso pode ser retirado mais tarde.
Alguém pode carregar para a minha pasta sem ter conta?
Sim. Uma pasta partilhada com permissão de escrita permite que outras pessoas carreguem material para dentro dela.
Posso limitar alguém apenas à consulta?
Sim. O acesso apenas de leitura permite abrir e descarregar, mas não alterar o conteúdo.
Resumo
Uma pasta partilhada substitui a distribuição de cópias pela concessão de acesso, para que a equipa e o cliente vejam sempre a versão atual. As permissões apenas de leitura e de leitura e escrita decidem quem apenas consome o material e quem contribui para ele.