Como partilhar ficheiros com uma equipa
Partilhar ficheiros com uma equipa funciona melhor através de pastas partilhadas com permissões definidas do que enviando cópias a cada pessoa. Assim, todos trabalham com a mesma versão atual, em vez de andarem à procura de anexos nas caixas de correio.
Como configurar
- Crie uma estrutura de pastas que corresponda aos seus projetos ou clientes.
- Adicione os membros da equipa à conta.
- Partilhe cada pasta com as pessoas que precisam dela.
- Atribua acesso apenas de leitura a quem só consulta o material, e acesso de leitura e escrita a quem contribui.
- Ative as notificações para a equipa saber quando o conteúdo muda.
No MyAirBridge, as pastas partilhadas permitem definir permissões apenas de leitura ou de leitura e escrita, e os membros de equipa estão disponíveis a partir do plano Pro.
Vale a pena investir algum tempo na estrutura logo no início. Uma organização por cliente ou por projeto, com uma pasta de entrada separada para material recebido do exterior, evita ter de reorganizar tudo quando a equipa cresce ou quando entra um colaborador externo que só pode ver uma parte.
Porque é que as cópias criam problemas
- circulam várias versões do mesmo ficheiro ao mesmo tempo
- ninguém tem a certeza de qual é a versão final
- o armazenamento enche-se de duplicados
- quem entrou mais tarde nunca recebeu o original
- quem sai fica com cópias que já não podem ser retiradas
Uma pasta partilhada elimina tudo isto, porque existe uma única cópia e o acesso é concedido em vez de distribuído.
A alternativa habitual, o anexo de email, agrava o problema em vez de o resolver. O limite típico de um anexo ronda os 25 MB, o que obriga a dividir material de trabalho em vários envios, e cada envio deixa mais uma cópia em mais uma caixa de correio.
Permissões na prática
A regra prática é simples: conceda escrita apenas onde a contribuição for esperada, e leitura em todo o resto. As pastas partilhadas admitem exatamente estes dois modos, apenas leitura ou leitura e escrita, o que mantém a decisão fácil de tomar e fácil de rever mais tarde.
Para material recebido de clientes ou de fornecedores, uma pasta de escrita dedicada resolve o caso mais delicado: a outra parte consegue entregar ficheiros sem ganhar visibilidade sobre o resto do projeto.
| Função | Acesso sugerido |
|---|---|
| Equipa do projeto | Leitura e escrita |
| Cliente | Apenas leitura, ou escrita numa pasta de carregamento dedicada |
| Colaborador externo | Escrita numa única pasta, sem acesso ao resto do material |
| Direção | Apenas leitura |
Capacidade e planos
O plano Basic inclui 200 GB de armazenamento e transferências até 50 GB, o que chega para equipas pequenas que trabalham sobretudo com documentos. O Pro sobe para 2 TB de armazenamento e 250 GB por transferência, e acrescenta membros de equipa, proteção por palavra-passe, encriptação ponto a ponto e subdomínio próprio com a marca da empresa.
Nos planos Pro e Enterprise, o armazenamento pode ser aumentado em incrementos de 1 TB à medida que o volume de material guardado cresce, sem ser preciso reorganizar a forma de trabalhar.
Administração
No plano Enterprise, a administração é centralizada, ou seja, o acesso de cada pessoa pode ser ativado ou desativado a partir de um único local, o que é relevante quando entram ou saem colaboradores. O Enterprise inclui ainda transferências sem limite de tamanho, armazenamento georredundante ilimitado e membros de equipa adicionais sem custo à medida que a capacidade cresce.
Como tudo funciona no navegador, equipas distribuídas trabalham com o mesmo armazenamento sem instalar software nem sincronizar cópias locais. Não há clientes de sincronização para manter atualizados nem pastas locais que divergem entre computadores.
Os planos pagos incluem também velocidade superior de carregamento e descarregamento, o que se nota quando várias pessoas trabalham com ficheiros grandes ao mesmo tempo. O registo de transferências recebidas e enviadas e a autenticação de dois fatores fazem parte das funcionalidades normais da conta.
Perguntas frequentes
Como é que várias pessoas trabalham com os mesmos ficheiros?
Através de uma pasta partilhada com permissões, para que todos acedam a uma única cópia em vez de receberem duplicados.
Posso dar a alguém acesso a apenas uma pasta?
Sim. As pastas são partilhadas individualmente e o acesso pode ser apenas de leitura ou de leitura e escrita.
O que acontece quando alguém sai da equipa?
Basta retirar-lhe o acesso à pasta partilhada, o que já não é possível depois de os ficheiros terem sido distribuídos como cópias. No plano Enterprise, essa gestão é centralizada.
A equipa tem de instalar alguma aplicação?
Não. Tudo funciona no navegador, o que permite a equipas em locais diferentes trabalharem com o mesmo armazenamento sem sincronizar cópias locais.
Resumo
A partilha de ficheiros em equipa deve assentar em pastas partilhadas com permissões explícitas, e não na distribuição de cópias. Assim mantém-se uma única versão atual, controla-se quem pode contribuir e o acesso pode ser retirado quando as pessoas saem. As permissões de leitura ou de leitura e escrita cobrem os casos habituais, incluindo clientes e colaboradores externos com acesso limitado a uma pasta, e no plano Enterprise os acessos são geridos de forma centralizada.