Partilha de ficheiros para equipas remotas e distribuídas

O que falha no trabalho distribuído

• ficheiros enviados como anexos acabam em caixas de correio pessoais
• cada fuso horário trabalha a partir de uma versão diferente
• os prestadores externos não conseguem aceder à unidade da empresa
• os clientes de sincronização entram em conflito com ficheiros grandes em ligações lentas
• quando alguém sai, ninguém sabe ao certo o que continua a ter em mãos

Nenhum destes problemas é de capacidade. São todos problemas de organização e de acesso, e é aí que a solução tem de atuar.

Uma configuração que vive no navegador

1. Crie uma estrutura de pastas que espelhe os projetos e não o organograma.
2. Adicione os membros da equipa à conta.
3. Atribua acesso de leitura e escrita a quem contribui, e apenas de leitura a quem consome.
4. Dê aos prestadores externos acesso a uma única pasta.
5. Deixe o material atualizado na pasta partilhada em vez de anunciar cada versão no canal de conversa.
6. Retire o acesso de forma centralizada quando alguém sai.

Como tudo corre no navegador, não há nada para instalar nem para manter nas máquinas individuais. Isto elimina a categoria inteira de problemas de suporte que normalmente acompanha um cliente de sincronização em portáteis de dez configurações diferentes.

Trabalhar entre fusos horários

O trabalho assíncrono depende de as pessoas encontrarem a versão atual sem terem de perguntar a ninguém. Uma pasta partilhada garante isso por construção: existe uma cópia e é sempre a mais recente.

Quem começa o dia no fuso horário seguinte abre a pasta e encontra o estado atual do trabalho, sem depender da mensagem de passagem de testemunho que, na prática, quase nunca chega a ser escrita.

Para material que não vive na pasta partilhada, uma transferência normal continua a funcionar: o destinatário não precisa de conta, abre a ligação e descarrega.

Administração e controlo de custos

O plano Enterprise inclui administração central de toda a organização, o que permite ativar ou desativar membros de equipa a partir de um único sítio, sem depender de quem os convidou.

Isto é decisivo em equipas com prestadores externos que entram para um projeto e saem no fim, um contexto em que a higiene de acessos é normalmente a primeira coisa a degradar-se.

Também no Enterprise, os membros de equipa adicionais não têm custo à medida que a capacidade cresce, e o armazenamento é geo-redundante. Nos planos Pro e Enterprise é possível acrescentar armazenamento em incrementos de 1 TB.

Os planos pagos, a partir do Basic, incluem velocidade superior de carregamento e descarregamento, o que se nota sobretudo quando a equipa está espalhada por ligações domésticas de qualidade muito desigual.

Segurança de uma equipa sem escritório

• autenticação de dois fatores, disponível como funcionalidade normal da conta
• registo de transferências recebidas e enviadas, também funcionalidade normal da conta
• proteção por palavra-passe e encriptação ponto a ponto a partir do plano Pro
• validade personalizada a partir do plano Basic, incluindo transferências sem expiração
• dados guardados num centro de dados em Praga, na República Checa, dentro da União Europeia e ao abrigo do RGPD

A ligação é encriptada e tem classificação A+ nos SSL Labs. Para uma equipa que trabalha a partir de casa, de espaços partilhados e de redes que ninguém administra, esta é a camada que compensa a ausência de um perímetro de escritório.

A saída de uma pessoa deixa de ser um problema por resolver: em vez de andar atrás de cópias locais, desativa-se o membro de equipa e o acesso termina de forma centralizada.

Quando a partilha permanente não é a resposta

Nem tudo tem de viver numa pasta partilhada. Para uma entrega pontual a alguém de fora da equipa, uma transferência simples é mais adequada: o destinatário recebe uma ligação, abre-a no navegador e descarrega, sem conta e sem instalar nada.

A versão gratuita cobre até 20 GB por transferência, sem registo de nenhum dos lados e com descarregamentos ilimitados, mas expira ao fim de três dias. É suficiente para uma entrega isolada e claramente insuficiente para material que a equipa vai precisar de consultar dentro de um mês.

A regra prática é simples: o que a equipa consulta repetidamente pertence a uma pasta partilhada, o que sai uma única vez para fora pertence a uma transferência.

Perguntas frequentes

Como é que as equipas remotas partilham ficheiros grandes?

Através de armazenamento partilhado no navegador com permissões, para que todos trabalhem com uma única versão atual sem instalar software de sincronização.

Como damos acesso limitado a um prestador externo?

Partilhe com ele uma única pasta em vez de todo o armazenamento, e retire-lhe o acesso quando a colaboração terminar.

Toda a gente precisa de conta?

Os membros da equipa sim. Os destinatários externos continuam a poder receber ligações de descarregamento simples, sem qualquer conta.

É preciso instalar alguma aplicação nos portáteis da equipa?

Não. Tudo corre no navegador, o que dispensa instalação e manutenção em cada máquina.

Resumo

Uma equipa distribuída precisa de uma única versão atual acessível pelo navegador a partir de qualquer lugar, de permissões que correspondam às funções e de controlo central dos acessos quando as pessoas entram e saem. As pastas partilhadas dispensam a mensagem de passagem de testemunho, porque o estado do trabalho está sempre no mesmo sítio.