Udostępnianie plików w zespołach zdalnych i rozproszonych

Co zawodzi w pracy rozproszonej

• pliki wysyłane jako załączniki trafiają do prywatnych skrzynek pocztowych
• każda strefa czasowa pracuje na innej wersji materiału
• współpracownicy zewnętrzni nie mają dostępu do firmowego dysku
• programy do synchronizacji nie radzą sobie z dużymi plikami na wolnych łączach
• gdy ktoś odchodzi, nikt nie wie, co nadal ma u siebie

Żaden z tych problemów nie wynika z braku pojemności. Wszystkie biorą się z tego, że materiał krąży w kopiach, zamiast znajdować się w jednym miejscu z jasno określonym dostępem.

Organizacja pracy w przeglądarce

1. Zbudować strukturę folderów odzwierciedlającą projekty, a nie schemat organizacyjny.
2. Dodać członków zespołu do konta.
3. Nadać prawo odczytu i zapisu tam, gdzie ludzie tworzą materiał, a wyłącznie odczyt tam, gdzie tylko z niego korzystają.
4. Zewnętrznym współpracownikom udostępnić jeden konkretny folder.
5. Zamiast rozsyłać nowy link przy każdej zmianie, podmieniać pliki w miejscu, wewnątrz folderu udostępnionego.
6. Po odejściu członka zespołu odebrać dostęp centralnie.

Ponieważ wszystko działa w przeglądarce, na poszczególnych komputerach nie trzeba niczego instalować ani utrzymywać. Nowa osoba dołącza do pracy w kilka minut, a nie po dniu spędzonym z działem IT.

Praca w różnych strefach czasowych

Praca asynchroniczna opiera się na tym, że każdy sam znajduje aktualną wersję i nie musi o nią pytać. Folder udostępniony zapewnia to już z samej zasady działania: istnieje jedna kopia i zawsze jest to kopia najnowsza.

Rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących pokazuje kolejnej strefie czasowej, co wpłynęło i co zostało wysłane w czasie jej nieobecności, dzięki czemu nikt nie musi zaczynać dnia od pytania o stan pracy.

Wielkość plików przestaje wtedy być tematem dyskusji. Zamiast dzielić materiał na części mieszczące się w limicie załącznika, wynoszącym zwykle około 25 MB, zespół pracuje na kompletnych folderach.

Administracja i kontrola kosztów

W planie Enterprise konta poszczególnych osób aktywuje się i dezaktywuje centralnie, z jednego miejsca. Wraz ze wzrostem pojemności kolejni członkowie zespołu nie generują dodatkowej opłaty.

Ma to znaczenie w zespołach, do których współpracownicy dołączają na czas jednego projektu i po jego zakończeniu odchodzą. To właśnie tam porządek w uprawnieniach psuje się najszybciej, ponieważ nikt nie pamięta, komu i co zostało kiedyś udostępnione.

Plan Pro obejmuje 250 GB na jedno przesłanie i 2 TB magazynu danych, a przestrzeń można rozszerzać w krokach po 1 TB w planach Pro i Enterprise. Plany płatne oferują też wyższą prędkość wysyłania i pobierania, co odczuwa każdy, kto pracuje z materiałem wideo z drugiego końca Europy.

Bezpieczeństwo dostępu w zespole rozproszonym

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących są zwykłymi funkcjami konta i nie zależą od wybranego planu. Dostęp do konta chroni wtedy dodatkowy składnik uwierzytelniania, a każda przesyłka zostaje odnotowana niezależnie od tego, kto akurat pracował.

Dane są przechowywane w centrum danych w Pradze, czyli na terenie Unii Europejskiej i pod reżimem RODO, a połączenie szyfrowane ma ocenę A+ w SSL Labs. Dla zespołów obsługujących klientów europejskich jest to argument, który pada już na pierwszym spotkaniu.

Materiały wymagające ściślejszej kontroli można dodatkowo zabezpieczyć hasłem oraz szyfrowaniem end-to-end, dostępnymi od planu Pro. Hasło warto przekazać innym kanałem niż sam link, ponieważ w zespole rozproszonym link i tak prędzej czy później trafi do wspólnego czatu.

Współpracownicy zewnętrzni i odbiorcy jednorazowi

Nie każdy uczestnik projektu powinien mieć konto. Tłumacz, montażysta czy podwykonawca proszony o jedną wycenę zwykle potrzebuje dostępu do konkretnego materiału, a nie do struktury całej firmy. Zwykły link do pobrania wystarcza w takiej sytuacji, bez rejestracji i bez instalowania czegokolwiek.

Gdy współpraca jest dłuższa, lepiej sprawdza się pojedynczy folder udostępniony z prawem odczytu i zapisu. Współpracownik odsyła wynik pracy w to samo miejsce, w którym otrzymał materiał źródłowy, więc nic nie ginie w korespondencji i nie trzeba ponownie tłumaczyć, gdzie szukać aktualnej wersji.

Bezpłatne przesyłanie obejmuje do 20 GB na jedno przesłanie i wygasa po trzech dniach, co wystarcza do jednorazowego przekazania materiału. Do stałej pracy zespołowej potrzebny jest jednak trwały magazyn danych, który zaczyna się od planu Basic, oraz własny termin wygaśnięcia, w tym możliwość braku wygaśnięcia.

Warto również pamiętać o prostej zasadzie porządkowej: dostęp nadany na czas jednego projektu należy odebrać po jego zakończeniu, a materiał, który nie jest już potrzebny, usunąć z magazynu. W zespole rozproszonym nikt nie zrobi tego przypadkiem, więc musi to być element zamykania projektu.

Najczęstsze pytania

Jak zespoły zdalne udostępniają duże pliki?

Przez magazyn danych dostępny z przeglądarki, z folderami udostępnionymi i uprawnieniami. Wszyscy pracują na jednej aktualnej wersji, bez instalowania oprogramowania do synchronizacji.

Jak nadać współpracownikowi zewnętrznemu ograniczony dostęp?

Udostępnić mu pojedynczy folder zamiast całego magazynu danych i odebrać dostęp po zakończeniu współpracy.

Czy każdy musi mieć konto?

Konto jest potrzebne członkom zespołu. Odbiorcy zewnętrzni nadal mogą otrzymywać zwykłe linki do pobrania bez żadnej rejestracji.

Podsumowanie

Zespół rozproszony potrzebuje jednej aktualnej wersji dostępnej z przeglądarki w dowolnym miejscu, uprawnień dopasowanych do ról, rejestru przesyłek zamiast wiadomości przekazujących pracę oraz centralnej kontroli nad dostępem, gdy ktoś dołącza lub odchodzi. Wszystko to działa bez instalowania czegokolwiek na komputerach uczestników.