Filesharing für Remote-Teams und verteilte Standorte

Verteilte Teams können sich nicht auf ein gemeinsames Laufwerk im Büro stützen. Sie brauchen Speicherplatz, der von überall im Browser funktioniert, und Berechtigungen, die abbilden, wer was tut, ohne dass auf jedem einzelnen Rechner etwas installiert werden muss.

Was in verteilter Arbeit schiefgeht

als Anhang verschickte Dateien landen in persönlichen Postfächern
jede Zeitzone arbeitet an einer anderen Fassung
externe Mitarbeiter kommen an das Firmenlaufwerk nicht heran
Synchronisationsprogramme kommen bei großen Dateien und schmalen Leitungen durcheinander
wenn jemand das Team verlässt, weiß niemand, welche Dateien er noch auf seinem Rechner hat

Keines dieser Probleme ist technisch schwierig. Sie entstehen dadurch, dass Dateien an Personen gebunden sind statt an Projekte, und sie lassen sich lösen, indem man diese Bindung umdreht.

Hinzu kommt die schlichte Größe: Der übliche E-Mail-Anhang endet bei rund 25 MB, was in verteilten Teams mit Video, Datensätzen oder Designdateien praktisch nie ausreicht. Kostenlos sind 20 GB pro Übertragung möglich, mit Basic 50 GB, mit Pro 250 GB und mit Enterprise ohne Begrenzung.

Ein Aufbau, der im Browser funktioniert

Bauen Sie eine Ordnerstruktur, die Ihre Projekte abbildet und nicht Ihr Organigramm.
Fügen Sie Teammitglieder zum Konto hinzu.
Vergeben Sie Lese- und Schreibrechte dort, wo Menschen beitragen, und reinen Lesezugriff dort, wo sie nur konsumieren.
Geben Sie externen Mitarbeitern Zugriff auf genau einen Ordner.
Nutzen Sie Benachrichtigungen, statt jede Aktualisierung im Chat anzukündigen.
Entziehen Sie Zugriffe zentral, sobald jemand das Team verlässt.

Weil alles im Browser läuft, gibt es auf den einzelnen Rechnern nichts zu installieren und nichts zu pflegen. Neue Mitarbeiter sind in Minuten arbeitsfähig, unabhängig davon, ob sie unter Windows, macOS oder Linux arbeiten.

Externe Empfänger, die lediglich etwas herunterladen sollen, brauchen überhaupt kein Konto. Sie öffnen einen Download-Link, und das war es.

Arbeiten über Zeitzonen hinweg

Asynchrone Arbeit hängt daran, dass Menschen die aktuelle Fassung finden, ohne jemanden fragen zu müssen. Ein freigegebener Ordner leistet das schon durch seinen Aufbau: Es existiert genau eine Kopie, und sie ist immer die neueste.

Benachrichtigungen sagen der nächsten Zeitzone, was sich geändert hat, während sie offline war. Sie ersetzen damit die Übergabenachricht, die in der Praxis häufig nie geschrieben wird.

Bezahlte Tarife ab Basic bieten zudem deutlich höhere Upload- und Download-Geschwindigkeit. Bei Teams, die täglich mehrere Gigabyte bewegen, ist das kein Komfortmerkmal, sondern der Unterschied zwischen einer Übergabe am selben Tag und einer am nächsten.

Auslieferung an Empfänger außerhalb des Teams

Nicht jeder, der etwas bekommen soll, gehört ins Team. Kunden, Behörden oder Partner brauchen meist nur eine einzelne Lieferung, und für sie ist ein Download-Link die einfachste Form der Zustellung: Er funktioniert im Browser, ohne Registrierung und ohne Installation.

Kostenlos sind dabei 20 GB pro Übertragung möglich, mit Basic 50 GB, mit Pro 250 GB und mit Enterprise ohne Begrenzung. Die Zahl der Downloads ist in allen Fällen unbegrenzt, eine Lieferung an fünfzig Empfänger erfordert also keinen zweiten Upload.

freigegebene Ordner für alle, die dauerhaft mitarbeiten
einzelne Download-Links für alle, die nur einmal etwas empfangen
Ordner mit Schreibrechten, wenn Externe Material zurückliefern sollen
ein Ablaufdatum, das zum Auftrag passt, statt eines Links ohne Ende

Verwaltung und Kostenkontrolle

Im Enterprise-Tarif wächst die Zahl der kostenfreien Teammitglieder mit der Speicherkapazität mit, und Mitglieder lassen sich zentral aktivieren oder deaktivieren.

Das ist genau für Teams gedacht, in denen externe Mitarbeiter für ein Projekt dazukommen und danach wieder gehen. Dort ist die Zugriffshygiene erfahrungsgemäß das Erste, was vernachlässigt wird.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung und das Protokoll der ein- und ausgehenden Übertragungen sind normale Kontofunktionen und stehen unabhängig vom Tarif zur Verfügung. Gespeichert wird in einem Rechenzentrum in Prag, Tschechien, also innerhalb der EU und unter der DSGVO.

Häufige Fragen

Wie teilen Remote-Teams große Dateien?

Über gemeinsamen Speicher im Browser mit abgestuften Berechtigungen, sodass alle mit einer aktuellen Fassung arbeiten, ohne Synchronisationssoftware zu installieren.

Wie geben wir einem externen Mitarbeiter eingeschränkten Zugriff?

Geben Sie ihm genau einen Ordner frei statt des gesamten Speichers und entziehen Sie den Zugriff, wenn der Auftrag endet.

Braucht jeder ein Konto?

Teammitglieder ja. Externe Empfänger können weiterhin einfache Download-Links erhalten, ganz ohne Konto.

Funktioniert das auch bei langsamer Verbindung?

Ja, es dauert lediglich länger. Weil nichts lokal synchronisiert wird, blockiert eine große Datei nicht den ganzen Rechner, und bezahlte Tarife bieten höhere Übertragungsgeschwindigkeit.

Zusammenfassung

Verteilte Teams brauchen eine aktuelle Fassung, die von überall im Browser erreichbar ist, Berechtigungen, die den Rollen entsprechen, Benachrichtigungen statt Übergabenachrichten und eine zentrale Kontrolle über Zugriffe, wenn Menschen dazukommen oder gehen.