Dateien im Team teilen

So richten Sie es ein

1. Legen Sie eine Ordnerstruktur an, die Ihren Projekten oder Kunden entspricht.
2. Fügen Sie die Teammitglieder zum Konto hinzu.
3. Geben Sie jeden Ordner für die Personen frei, die ihn benötigen.
4. Geben Sie allen, die das Material nur nutzen, Lesezugriff und allen, die etwas beitragen, Lese- und Schreibzugriff.
5. Aktivieren Sie Benachrichtigungen, damit das Team sieht, wenn sich Inhalte ändern.

Teammitglieder stehen bei MyAirBridge ab dem Pro-Tarif zur Verfügung; im Enterprise-Tarif kommen weitere Teammitglieder ohne Aufpreis dazu, wenn die Kapazität wächst.

Der Aufwand für die Einrichtung fällt einmal an. Danach entfällt der wiederkehrende Aufwand, für jede neue Datei zu überlegen, wer sie bekommen muss und über welchen Weg.

Warum Kopien Probleme verursachen

• mehrere Versionen derselben Datei sind gleichzeitig im Umlauf
• niemand weiß sicher, welche Version die endgültige ist
• der Speicher füllt sich mit Duplikaten
• wer später dazugestoßen ist, hat das Original nie erhalten
• wer das Team verlässt, behält Kopien, die sich nicht zurückholen lassen

Ein freigegebener Ordner beseitigt all das, weil es nur eine einzige Kopie gibt. Statt einer Datei geben Sie eine Berechtigung weiter, und eine Berechtigung können Sie jederzeit wieder entziehen.

Berechtigungen in der Praxis

Freigegebene Ordner lassen sich mit Lesezugriff oder mit Lese- und Schreibzugriff teilen. Diese beiden Stufen reichen für die meisten Konstellationen aus, wenn Sie die Ordnerstruktur entsprechend schneiden.

Zentrale Verwaltung im Enterprise-Tarif

Im Enterprise-Tarif erfolgt die Verwaltung zentral: Zugriffe lassen sich an einer Stelle aktivieren oder deaktivieren. Das ist genau dann relevant, wenn Personen dazukommen oder das Unternehmen verlassen, denn beides passiert in der Praxis öfter als geplant.

Zusätzliche Teammitglieder kommen dort ohne Aufpreis dazu, wenn die Kapazität wächst. Damit entfällt die Überlegung, ob sich ein Zugang für eine Person lohnt, die nur gelegentlich etwas abruft.

Da alles im Browser läuft, arbeiten verteilte Teams mit demselben Speicher, ohne Software zu installieren oder lokale Kopien zu synchronisieren. Auf einem neuen Rechner oder im Homeoffice genügt eine Anmeldung.

Eine Ordnerstruktur, die im Alltag funktioniert

Die Berechtigungen sind nur so brauchbar wie die Struktur, auf der sie liegen. Wenn ein einziger Ordner alles enthält, bleibt Ihnen nur die Wahl zwischen vollem Zugriff und gar keinem Zugriff. Schneiden Sie die Ordner deshalb entlang der Grenzen, an denen sich der Zugriff später unterscheiden soll.

• ein Ordner pro Projekt oder pro Kunde, nicht pro Dateityp
• innerhalb des Projekts getrennte Ordner für interne Arbeitsstände und für Freigaben an den Kunden
• ein eigener Ordner für Material, das Externe liefern, damit Sie ihnen Schreibzugriff geben können, ohne den Rest zu öffnen
• ein Ordner für abgeschlossene Projekte, dessen Zugriff Sie insgesamt zurücknehmen können

Diese Aufteilung kostet zu Beginn ein paar Minuten und erspart Ihnen später die wiederkehrende Frage, ob Sie jemandem den Zugriff nun geben können oder nicht.

Wenn Externe beteiligt sind

Kunden, Agenturen und Freiberufler brauchen fast nie Zugriff auf den gesamten Bestand. Legen Sie in solchen Fällen einen eigenen Ordner an und geben Sie nur diesen frei. Der Externe benötigt kein eigenes Konto, um Material zu empfangen, und muss nichts installieren.

Für den umgekehrten Weg, also wenn der Externe Material liefert, richten Sie einen Ordner mit Lese- und Schreibzugriff ein. So landen die Lieferungen sofort an der richtigen Stelle, statt in einzelnen Postfächern zu verschwinden, und niemand muss das Anhangslimit von rund 25 MB in E-Mails umgehen.

Ist das Material vertraulich, ergänzen Sie den Zugriff um Passwortschutz und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die ab dem Pro-Tarif zur Verfügung stehen. Die Daten liegen dabei in einem Rechenzentrum in Prag, Tschechien, also innerhalb der EU und unter der DSGVO, was die Abstimmung mit dem Datenschutz im Unternehmen erheblich verkürzt.

Speicher und Wachstum

Der Speicherbedarf eines Teams wächst mit jedem Projekt, und zwar meist schneller als geplant. Der Basic-Tarif bietet 200 GB Speicher, der Pro-Tarif 2 TB, und im Enterprise-Tarif ist der Speicher georedundant und unbegrenzt. Auf Pro und Enterprise lässt sich zusätzlicher Speicher in Schritten von 1 TB ergänzen.

Für den laufenden Betrieb ist außerdem die Geschwindigkeit relevant: Kostenpflichtige Tarife ab Basic bieten eine höhere Upload- und Download-Geschwindigkeit. Bei einem Team, das täglich mit Videomaterial oder großen Projektdateien arbeitet, ist das kein Detail, sondern der Unterschied zwischen Wartezeit und Weiterarbeiten.

Häufige Fragen

Wie arbeiten mehrere Personen mit denselben Dateien?

Über einen freigegebenen Ordner mit Berechtigungen, sodass alle auf eine Kopie zugreifen, statt Duplikate zu erhalten.

Kann ich jemandem Zugriff auf nur einen Ordner geben?

Ja. Ordner werden einzeln freigegeben, und der Zugriff kann auf Lesen beschränkt oder als Lese- und Schreibzugriff vergeben werden.

Was passiert, wenn jemand das Team verlässt?

Der Zugriff lässt sich zentral deaktivieren. Bei verteilten Kopien ist das nicht möglich, denn eine heruntergeladene Datei bleibt beim Empfänger.

Braucht jedes Teammitglied ein eigenes Konto?

Für die Arbeit in freigegebenen Ordnern ja, denn daran hängen die Berechtigungen. Wer nur eine einzelne Übertragung empfängt, benötigt dagegen kein Konto.

Zusammenfassung

Dateien im Team sollten über freigegebene Ordner mit expliziten Berechtigungen geteilt werden statt über verteilte Kopien. So bleibt eine aktuelle Version bestehen, es ist geregelt, wer beitragen darf, und der Zugriff lässt sich entziehen, wenn Personen das Team verlassen. Teammitglieder stehen bei MyAirBridge ab dem Pro-Tarif zur Verfügung, im Enterprise-Tarif kommt die zentrale Verwaltung hinzu.