Was ist ein freigegebener Ordner?
Ein freigegebener Ordner ist ein Ordner im Online-Speicher, den andere Personen öffnen und je nach Berechtigung auch befüllen oder verändern können. Er ersetzt das Versenden von Kopien durch den Zugriff auf eine einzige aktuelle Fassung.
Der Unterschied zum Versenden einer Datei
| Datei versenden | Freigegebener Ordner | |
|---|---|---|
| Anzahl der Kopien | Eine je Empfänger | Eine, gemeinsam genutzt |
| Inhalt aktualisieren | Erneut versenden | An Ort und Stelle ersetzen |
| Wer später Zugriff hat | Jeder, der eine Kopie erhalten hat | Nur Personen mit Berechtigung |
| Zugriff entziehen | Nicht möglich | Berechtigung ändern |
| Am besten geeignet für | Einmalige Zustellung | Laufende Arbeit |
Berechtigungsstufen
Nur Lesen
Die Person kann die Inhalte öffnen und herunterladen, aber nicht verändern. Geeignet für Kunden und für Referenzmaterial, das unverändert bleiben soll.
Lesen und Schreiben
Die Person kann zusätzlich Inhalte hinzufügen und ändern. Geeignet für Projektteams und für das Einsammeln von Material bei externen Beteiligten.
Typische Einsatzszenarien
- ein Ordner je Kunde, in dem alle bisherigen Lieferungen liegen
- ein Sammelordner, in den externe Beteiligte hochladen
- ein Projektordner für ein Team, das am selben Material arbeitet
- ein Referenzordner mit Markenmaterial oder Vorlagen
Hinweise für die Praxis
Änderungen sind sofort sichtbar, und Benachrichtigungen können das Team informieren, sobald sich Inhalte ändern. Damit entfällt die Notwendigkeit, jede Aktualisierung gesondert anzukündigen.
Bei MyAirBridge stehen freigegebene Ordner und die Einstellung der Berechtigungen in den kostenpflichtigen Tarifen zur Verfügung, mit Speicherplatz von 200 GB im Tarif Basic bis unbegrenzt im Tarif Enterprise.
Es empfiehlt sich, die Ordnerstruktur früh festzulegen und beim Anlegen konsequent zu bleiben. Ein Ordner je Kunde oder je Projekt ist auf Dauer leichter zu pflegen als eine nachträglich sortierte Sammlung.
Struktur und Benennung
Ein freigegebener Ordner ist so nützlich wie seine Ordnung. Sobald mehrere Personen hineinschreiben, entscheidet die Struktur darüber, ob das Material auffindbar bleibt.
- eine flache Struktur mit wenigen Ebenen statt tief verschachtelter Unterordner
- Datum am Anfang des Namens im Format Jahr, Monat, Tag, damit die Sortierung stimmt
- eindeutige Bezeichnung der Fassung statt Zusätzen wie „neu“ oder „endgültig“
- ein eigener Unterordner für Rohmaterial, getrennt von freigegebenen Ergebnissen
- eine kurze Textdatei im Ordner, die erklärt, was wohin gehört
Diese Vereinbarungen kosten am Anfang wenige Minuten und ersparen später Rückfragen. Sie sind besonders dann wichtig, wenn externe Beteiligte Schreibrecht haben und Ihre internen Gewohnheiten nicht kennen.
Berechtigungen aktuell halten
Zugriffsrechte werden meist sorgfältig vergeben und danach selten überprüft. Nach einigen Projekten hat oft eine ganze Reihe von Personen noch Zugriff auf Material, mit dem sie nichts mehr zu tun haben.
Nehmen Sie sich deshalb in regelmäßigen Abständen die Zeit, die Freigaben durchzugehen: Wer arbeitet noch mit, wessen Projekt ist abgeschlossen, wer braucht statt Schreibrecht nur noch Leserecht? Der Entzug einer Berechtigung wirkt sofort und erfordert keine Neuorganisation der Inhalte.
In größeren Teams hilft die zentrale Verwaltung im Tarif Enterprise, weil die Übersicht über Teammitglieder und deren Zugriffe an einer Stelle zusammenläuft.
Ordner oder Übertragung
Eine Übertragung ist die richtige Wahl, wenn eine bestimmte Fassung zu einem bestimmten Zeitpunkt bei einer bestimmten Person ankommen soll und die Sache danach abgeschlossen ist.
Ein freigegebener Ordner ist die richtige Wahl, wenn dieselben Personen über einen längeren Zeitraum auf dasselbe Material zugreifen sollen und sich der Inhalt zwischendurch ändert. Beide Wege lassen sich innerhalb eines Kontos parallel nutzen.
Häufig ergänzen sie sich sogar unmittelbar: Der Ordner ist der Arbeitsort des Teams, die Übertragung ist die abgeschlossene Lieferung an den Kunden. Was dort ankommt, ist eine bewusst ausgewählte Fassung und nicht der jeweils aktuelle Zwischenstand.
Häufige Fragen
Welchen Vorteil hat ein freigegebener Ordner gegenüber dem Versenden von Dateien?
Es existiert eine aktuelle Fassung statt vieler Kopien, Aktualisierungen erfordern kein erneutes Senden, und der Zugriff lässt sich später wieder entziehen.
Kann jemand ohne Konto in meinen Ordner hochladen?
Ja. Ein Ordner, der mit Schreibrecht freigegeben ist, erlaubt anderen das Hochladen von Inhalten.
Kann ich jemanden auf reines Ansehen beschränken?
Ja. Ein Zugriff mit reinem Leserecht erlaubt das Öffnen und Herunterladen, aber keine Änderung der Inhalte.
Wie viele Personen können auf einen Ordner zugreifen?
Das richtet sich nach Ihrem Tarif. Teammitglieder gehören zu den kostenpflichtigen Tarifen, und im Tarif Enterprise wachsen sie ohne Zusatzkosten mit der Speicherkapazität mit.
Zusammenfassung
Ein freigegebener Ordner ersetzt das Verteilen von Kopien durch die Vergabe von Zugriff, sodass Team und Kunde stets die aktuelle Fassung sehen. Die Berechtigungen Nur Lesen sowie Lesen und Schreiben entscheiden darüber, wer das Material lediglich nutzt und wer daran mitarbeitet.