Che cos'è una cartella condivisa?
Una cartella condivisa è una cartella nello spazio di archiviazione online che altre persone possono aprire e, a seconda dell'autorizzazione ricevuta, anche integrare o modificare. Sostituisce l'invio di copie con la concessione dell'accesso a un'unica versione aggiornata.
In che cosa differisce dall'invio di un file
La differenza pratica emerge alla seconda o terza revisione di un materiale. Con l'invio, ogni versione genera una copia in più e qualcuno finisce per lavorare su quella sbagliata; con la cartella condivisa esiste un solo file valido, e chi lo apre vede sempre lo stato attuale.
| Invio di un file | Cartella condivisa | |
|---|---|---|
| Numero di copie | Una per destinatario | Una sola, condivisa |
| Aggiornamento del contenuto | Nuovo invio | Sostituzione sul posto |
| Chi ha accesso in seguito | Chiunque abbia ricevuto una copia | Solo chi ha l'autorizzazione |
| Revoca dell'accesso | Non possibile | Modifica dell'autorizzazione |
| Indicato per | Consegna una tantum | Lavoro continuativo |
Livelli di autorizzazione
La regola pratica è concedere il livello minimo sufficiente e ampliarlo solo quando serve davvero. Ridurre un'autorizzazione già concessa è tecnicamente semplice, ma raramente indolore nei rapporti con un cliente.
Sola lettura
La persona può aprire e scaricare il contenuto ma non può modificarlo. È l'impostazione adatta ai clienti e al materiale di riferimento, come linee guida, loghi o documenti di riferimento interni.
Lettura e scrittura
La persona può anche aggiungere e modificare il contenuto. È l'impostazione adatta ai gruppi di progetto e alla raccolta di materiale da collaboratori esterni, che caricano direttamente nella cartella senza passare da un invio.
Utilizzi tipici
- una cartella per cliente, che raccoglie tutto il materiale consegnato fino a quel momento
- una cartella di raccolta in cui i collaboratori esterni caricano il proprio materiale
- una cartella di progetto per un team che lavora sugli stessi contenuti
- una cartella di riferimento con gli elementi del marchio o i modelli di documento
- una cartella di archivio per il materiale che non è più attivo ma va conservato
Note pratiche
Le modifiche sono immediatamente visibili a tutte le persone che hanno accesso alla cartella: non è quindi necessario annunciare ogni aggiornamento con un messaggio separato.
Vale la pena concordare fin dall'inizio una struttura di nomi e sottocartelle. Una cartella condivisa senza regole diventa in pochi mesi un deposito in cui nessuno trova più nulla, e il vantaggio dell'unica versione aggiornata si perde.
Su MyAirBridge le cartelle condivise e le impostazioni delle autorizzazioni sono disponibili nei piani a pagamento, con uno spazio di archiviazione di 200 GB nel piano Basic, di 2 TB nel piano Pro e illimitato nel piano Enterprise. Sui piani Pro ed Enterprise lo spazio può essere ampliato a scaglioni da 1 TB, e il piano Enterprise include membri del team gratuiti man mano che la capacità cresce.
Quando è meglio un semplice link
Se la consegna è definitiva e non seguiranno aggiornamenti, un link per il download resta la soluzione più diretta: il destinatario non deve orientarsi in una struttura di cartelle e non serve alcuna gestione delle autorizzazioni.
Le due modalità convivono bene. Molte organizzazioni usano la cartella condivisa per il lavoro interno e con i collaboratori abituali, e il link per la consegna finale al cliente, eventualmente protetto da password e con una scadenza definita.
Un criterio di scelta rapido: se il contenuto cambierà ancora, serve una cartella condivisa; se il contenuto è definitivo, basta un link. Quando la risposta è incerta, la cartella è quasi sempre la scelta meno costosa da correggere in seguito, perché un link può essere generato in qualsiasi momento a partire dal materiale già presente.
Come impostare correttamente una cartella condivisa
Prima di condividere conviene decidere tre cose: chi deve poter entrare, che cosa deve poter fare e per quanto tempo. Sono le stesse domande che si pongono per un link, ma con una differenza importante: nella cartella condivisa le risposte possono essere modificate in qualsiasi momento, anche dopo l'invio dell'invito.
È utile inoltre distinguere le cartelle di lavoro da quelle di consegna. Le prime contengono file provvisori e vanno tenute lontane dagli occhi del cliente; le seconde contengono soltanto materiale approvato. Confondere i due livelli è il motivo più frequente per cui un cliente scarica una versione che non avrebbe dovuto vedere.
Le funzioni di sicurezza dell'account restano valide anche qui: l'autenticazione a due fattori protegge l'accesso e il registro dei trasferimenti in entrata e in uscita permette di ricostruire chi ha consegnato che cosa e quando.
Domande frequenti
Qual è il vantaggio di una cartella condivisa rispetto all'invio dei file?
Esiste un'unica versione aggiornata invece di una serie di copie, gli aggiornamenti non richiedono un nuovo invio e l'accesso può essere revocato in un secondo momento.
Altre persone possono caricare file in una cartella condivisa?
Sì, se la cartella è condivisa con permesso di lettura e scrittura. Con il permesso di sola lettura è invece possibile soltanto aprire e scaricare il contenuto.
Posso limitare una persona alla sola consultazione?
Sì. L'accesso in sola lettura permette di aprire e scaricare il contenuto, ma non di modificarlo.
Riepilogo
Una cartella condivisa sostituisce la distribuzione di copie con la concessione dell'accesso, così che il team e il cliente vedano sempre la versione aggiornata. Le autorizzazioni in sola lettura e in lettura e scrittura stabiliscono chi si limita a consultare il materiale e chi invece contribuisce ad alimentarlo.