Come condividere i file con un team
La condivisione dei file all'interno di un team funziona meglio attraverso cartelle condivise con permessi definiti, anziché inviando una copia a ciascuna persona. In questo modo tutti lavorano sulla stessa versione aggiornata, senza rincorrere gli allegati.
Come impostare la condivisione
- Creare una struttura di cartelle che rispecchi i progetti o i clienti.
- Aggiungere i membri del team all'account.
- Condividere ogni cartella con le persone che ne hanno effettivamente bisogno.
- Assegnare l'accesso in sola lettura a chi si limita a consultare il materiale e l'accesso in lettura e scrittura a chi contribuisce.
- Attivare le notifiche, in modo che il team sappia quando il contenuto cambia.
Le cartelle condivise e l'impostazione dei permessi fanno parte dei piani a pagamento di MyAirBridge, mentre i membri del team sono disponibili a partire dal piano Pro. Tutto avviene nel browser, quindi non è necessario installare software né sincronizzare copie locali su ogni computer.
Perché le copie creano problemi
- circolano contemporaneamente diverse versioni dello stesso file
- nessuno sa con certezza quale sia quella definitiva
- lo spazio di archiviazione si riempie di duplicati
- chi è entrato nel progetto in un secondo momento non ha mai ricevuto l'originale
- chi lascia il team conserva copie che non è più possibile ritirare
Una cartella condivisa elimina tutti questi problemi, perché esiste una sola copia e l'accesso viene concesso anziché distribuito. La differenza si nota soprattutto nei progetti lunghi, dove il materiale viene aggiornato molte volte.
I permessi nella pratica
Il criterio è concedere il livello minimo di accesso sufficiente al ruolo. Un collaboratore esterno che deve solo consegnare i propri file non ha motivo di vedere l'intero archivio del cliente.
| Ruolo | Accesso consigliato |
|---|---|
| Team di progetto | Lettura e scrittura |
| Cliente | Sola lettura, oppure scrittura in una cartella dedicata al caricamento |
| Collaboratore esterno | Scrittura in una sola cartella, nessun accesso al resto |
| Direzione | Sola lettura |
Amministrazione e capacità
Nel piano Enterprise l'amministrazione degli accessi è centralizzata: le autorizzazioni si attivano e si revocano da un unico punto. È un aspetto rilevante quando le persone entrano o escono dall'organizzazione, perché la revoca è immediata e non dipende dalla buona volontà di nessuno.
Il piano Enterprise prevede inoltre trasferimenti senza limiti di dimensione e spazio di archiviazione geo-ridondante illimitato, con membri del team aggiuntivi gratuiti man mano che la capacità cresce. Su Pro ed Enterprise lo spazio può essere ampliato in incrementi da 1 TB.
Poiché tutto funziona nel browser, i team distribuiti su sedi diverse lavorano sullo stesso archivio senza installare nulla e senza mantenere copie locali allineate a mano.
Quando il team cresce
Nei team piccoli il piano Basic, con trasferimenti fino a 50 GB e 200 GB di spazio, copre di solito il lavoro quotidiano. Quando aumentano i progetti paralleli e il materiale deve restare disponibile più a lungo, il piano Pro aggiunge trasferimenti fino a 250 GB, 2 TB di spazio, protezione con password, crittografia end-to-end, sottodominio personalizzato e branding.
Il sottodominio personalizzato ha un effetto pratico oltre a quello estetico: i destinatari riconoscono il mittente e le consegne non sembrano provenire da un servizio anonimo. Nel lavoro con i clienti questo riduce le domande di conferma prima del download.
I piani a pagamento offrono inoltre una velocità di caricamento e di download superiore, che su archivi da decine di gigabyte incide direttamente sul tempo di lavoro delle persone coinvolte.
Domande frequenti
Come fanno più persone a lavorare sugli stessi file?
Attraverso una cartella condivisa con permessi, in modo che tutti accedano a un'unica copia invece di ricevere duplicati.
Posso dare accesso a una sola cartella?
Sì. Le cartelle si condividono singolarmente e l'accesso può essere in sola lettura oppure in lettura e scrittura.
Che cosa succede quando qualcuno lascia il team?
Il suo accesso può essere disattivato centralmente, cosa impossibile quando i file sono già stati distribuiti come copie.
Il cliente deve creare un account per accedere al materiale?
Per scaricare un trasferimento no. Per lavorare in modo continuativo in una cartella condivisa, invece, serve un accesso assegnato dall'amministratore dell'account.
Riepilogo
La condivisione dei file in un team dovrebbe basarsi su cartelle condivise con permessi espliciti, non sulla distribuzione di copie. In questo modo resta una sola versione aggiornata, si controlla chi può contribuire e l'accesso può essere revocato quando qualcuno lascia il progetto. Su MyAirBridge le cartelle condivise fanno parte dei piani a pagamento e i membri del team sono disponibili dal piano Pro, mentre il piano Enterprise aggiunge l'amministrazione centrale e i membri del team gratuiti man mano che la capacità cresce.