Condivisione di file per team remoti e distribuiti

Che cosa si rompe nel lavoro distribuito

• i file inviati come allegati finiscono nelle caselle di posta personali
• ogni fuso orario lavora su una versione diversa
• i collaboratori esterni non hanno accesso al disco aziendale
• i client di sincronizzazione vanno in difficoltà con i file di grandi dimensioni e le connessioni lente
• quando qualcuno lascia il team, nessuno sa che cosa abbia ancora in mano

Nessuno di questi problemi riguarda la capienza. Riguardano tutti la posizione dei file e i permessi, ed è lì che va cercata la soluzione.

Un'organizzazione del lavoro che vive nel browser

1. Creare una struttura di cartelle che rispecchi i progetti, non l'organigramma.
2. Aggiungere all'account i membri del team che ne fanno parte stabilmente.
3. Assegnare permessi di lettura e scrittura dove le persone contribuiscono e di sola lettura dove si limitano a consultare.
4. Dare ai collaboratori esterni l'accesso a una singola cartella, non all'intero archivio.
5. Usare le notifiche invece di annunciare ogni aggiornamento in chat.
6. Revocare gli accessi in modo centralizzato quando una persona esce dal progetto.

Poiché tutto funziona nel browser, non c'è nulla da installare né da mantenere sulle singole postazioni. Per un team distribuito su più Paesi questo elimina la voce di supporto tecnico più costosa e meno interessante.

Lavorare tra fusi orari diversi

Il lavoro asincrono dipende dalla possibilità di trovare la versione corrente senza doverla chiedere a nessuno. Una cartella condivisa risolve il problema in partenza: esiste una sola copia ed è sempre l'ultima.

Le notifiche raccontano al fuso orario successivo che cosa è cambiato mentre era offline, e sostituiscono quel messaggio di passaggio di consegne che, nella pratica, quasi nessuno scrive.

Chi si trova fuori dal team, per esempio un cliente o un revisore esterno, riceve semplicemente un link per il download e non ha bisogno di alcun account.

Amministrazione e controllo dei costi

Il piano Enterprise offre archiviazione geo-ridondante illimitata e un'amministrazione centralizzata, dalla quale i membri del team si attivano o si disattivano in un unico punto. I membri del team aggiuntivi sono gratuiti man mano che la capacità cresce, il che rende prevedibile l'espansione di un gruppo di lavoro.

Questo aspetto pesa nei team che accolgono collaboratori esterni per la durata di un progetto e li salutano al termine, dove la disciplina nella gestione degli accessi è di solito la prima cosa a essere trascurata.

Il piano Pro consente 250 GB per trasferimento, 2 TB di spazio di archiviazione e l'aggiunta di membri del team; il piano Enterprise elimina i limiti di trasferimento e offre archiviazione geo-ridondante illimitata. Su Pro ed Enterprise lo spazio può essere ampliato in incrementi da 1 TB.

Sicurezza in un team senza uffici

• autenticazione a due fattori su ogni account, funzione standard e non legata al piano Pro
• registro dei trasferimenti in entrata e in uscita, per sapere che cosa è arrivato e che cosa è uscito
• protezione con password e crittografia end-to-end sui materiali riservati, dal piano Pro
• permessi per cartella, in modo che un collaboratore esterno veda soltanto ciò che lo riguarda
• archiviazione dei dati in un data center a Praga, nella Repubblica Ceca, quindi nell'Unione Europea e sotto il GDPR

In un team distribuito il rischio non è quasi mai un attacco sofisticato: è un link condiviso in una chat che continua a funzionare due anni dopo, o un account personale che nessuno ha mai disattivato. La revoca centralizzata degli accessi e una scadenza coerente con la durata del progetto coprono la maggior parte dei casi reali.

La connessione è cifrata e valutata A+ da SSL Labs. Il servizio è operativo dal 2012 e opera dalla Repubblica Ceca, elemento che semplifica la valutazione del fornitore per le organizzazioni che devono mantenere i dati all'interno dell'Unione Europea.

Domande frequenti

Come fanno i team remoti a condividere file di grandi dimensioni?

Tramite uno spazio di archiviazione condiviso accessibile dal browser e dotato di permessi, così tutti lavorano su un'unica versione corrente senza installare software di sincronizzazione.

Come si concede un accesso limitato a un collaboratore esterno?

Condividendo con lui una singola cartella anziché l'intero archivio, e revocando l'accesso alla fine dell'incarico.

Serve un account a tutti?

Ai membri del team sì. I destinatari esterni possono comunque ricevere normali link per il download senza alcun account.

Riepilogo

Un team distribuito ha bisogno di un'unica versione corrente raggiungibile dal browser ovunque, di permessi che rispecchino i ruoli, di notifiche al posto dei messaggi di passaggio di consegne e di un controllo centralizzato degli accessi quando le persone entrano ed escono dal progetto.