Sdílení souborů pro vzdálené a distribuované týmy

Co v distribuované práci selhává

• soubory poslané jako přílohy končí v osobních schránkách a nikdo jiný se k nim nedostane
• každé časové pásmo pracuje s jinou verzí téhož dokumentu
• externí spolupracovníci se nedostanou na firemní disk
• synchronizační klienti si s velkými soubory na pomalém připojení poradí špatně
• když někdo odejde, nikdo neví, co všechno má stále u sebe

Společným jmenovatelem není nedostatek kapacity, ale nejasnost v tom, kde je platná verze a kdo k ní má přístup. Právě to se v distribuovaném týmu projeví dřív a bolestivěji než v kanceláři, kde se dá doptat přes stůl.

Nastavení, které běží v prohlížeči

1. Vytvořte složky podle projektů, ne podle organizačního schématu.
2. Přidejte členy týmu k účtu.
3. Práva pro čtení i zápis dejte tam, kde lidé skutečně přispívají, jinde jen práva pro čtení.
4. Externímu spolupracovníkovi zpřístupněte jedinou složku, ne celé úložiště.
5. Zapněte notifikace o změnách místo hlášení každé aktualizace v chatu.
6. Při odchodu člověka odeberte přístup centrálně, jedním krokem.

Protože všechno běží v prohlížeči, není co instalovat ani udržovat na jednotlivých počítačích. Nový člověk se zapojí během několika minut a nepotřebuje k tomu podporu IT.

Příjemci mimo tým navíc nemusí mít účet vůbec. Pokud stačí, aby si jednorázově stáhli data, dostanou obyčejný odkaz ke stažení.

Práce napříč časovými pásmy

Asynchronní práce stojí na tom, že člověk najde aktuální verzi, aniž by se musel někoho ptát. Sdílená složka to řeší principiálně: existuje jedna kopie a ta je vždy nejnovější.

Notifikace pak dají lidem v dalším časovém pásmu vědět, co se změnilo, zatímco byli offline. Nahrazují předávací zprávu, kterou v praxi stejně málokdo napíše, a pokud ano, málokdy je úplná.

Bezplatné přenosy vyprší po třech dnech, což je u týmové práce krátké. Od tarifu Basic si dobu platnosti nastavujete sami, včetně varianty bez vypršení, takže odkaz na materiál nepřestane fungovat uprostřed projektu.

Externí spolupracovníci a dodavatelé

Nejslabší místo bývá u lidí, kteří nejsou zaměstnanci: freelanceři, produkční partneři, dodavatelé na jednu zakázku. Dát jim přístup do firemního systému je zbytečné riziko, posílat jim všechno e-mailem je nepraktické.

• jedna sdílená složka pro jednu spolupráci
• právo zápisu jen tam, kde mají něco vracet
• expirace nebo odebrání přístupu k datu ukončení zakázky
• ochrana heslem u citlivých materiálů, dostupná od tarifu Pro
• přehled příchozích a odchozích přenosů jako doklad o tom, co si kdo převzal

Velké soubory na pomalém připojení

Distribuovaný tým nemá jednotnou kvalitu připojení. Někdo sedí na optice, jiný na mobilním tarifu v cizí zemi a synchronizační klient, který se snaží držet lokální kopii celého disku, je v takové situaci spíš přítěž než pomoc.

Nahrávání a stahování přes prohlížeč přenese jen to, co je potřeba, a jen tehdy, kdy je to potřeba. Nikdo nestahuje na pozadí gigabajty, které nikdy neotevře, a nikdo neřeší, proč mu synchronizační klient hlásí konflikt ve verzích.

Počet stažení není omezený, takže tentýž materiál si stáhne celý tým i opakovaně, aniž by se odkaz musel obnovovat nebo znovu rozesílat.

Správa a kapacita

Členy týmu lze přidávat od tarifu Pro, který nabízí úložiště 2 TB. V tarifu Enterprise je úložiště neomezené a geograficky redundantní, kapacita se mezi členy rozděluje podle potřeby a členy lze centrálně aktivovat i deaktivovat.

Úložiště se dá rozšiřovat po jednom terabajtu, takže kapacita roste s týmem a nemusí se odhadovat dopředu.

Pro tým s dodavateli, kteří přicházejí na jeden projekt a zase odcházejí, je centrální správa přístupů podstatnější než samotná kapacita. Právě hygiena přístupů je totiž první věc, která se v distribuovaném provozu přestane hlídat.

Časté otázky

Jak vzdálené týmy sdílejí velké soubory?

Přes sdílené úložiště v prohlížeči s nastavenými právy, takže všichni pracují s jednou aktuální verzí a nikdo neinstaluje synchronizační software.

Jak dát externímu spolupracovníkovi omezený přístup?

Sdílejte s ním jedinou složku místo celého úložiště a po skončení spolupráce mu přístup odeberte.

Musí mít účet každý?

Členové týmu ano. Externí příjemci si mohou stáhnout data z obyčejného odkazu bez jakékoli registrace.

Kde jsou týmová data uložena?

V datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie pod GDPR. V tarifu Enterprise je úložiště navíc geograficky redundantní.

Shrnutí

Distribuovaný tým potřebuje jednu aktuální verzi dostupnou z prohlížeče odkudkoli, práva odpovídající rolím, notifikace místo předávacích zpráv a centrální kontrolu nad přístupy při příchodu i odchodu lidí. Členy týmu nabízí tarif Pro, neomezené a geograficky redundantní úložiště s centrální správou tarif Enterprise.