Jak sdílet soubory s týmem
Sdílení souborů v týmu funguje nejlépe přes sdílené složky s definovanými právy, ne rozesíláním kopií každému zvlášť. Všichni pak pracují se stejnou aktuální verzí místo dohledávání příloh.
Nastavení
- Vytvořte strukturu složek, která odpovídá vašim projektům nebo klientům.
- Přidejte do účtu členy týmu.
- Nasdílejte každou složku těm, kdo ji potřebují.
- Dejte právo pouze pro čtení těm, kdo materiály jen používají, a právo zápisu těm, kdo obsah doplňují.
- Zapněte upozornění, aby tým viděl, když se obsah změní.
Sdílené složky a nastavení práv jsou v MyAirBridge dostupné v placených tarifech. Členy týmu lze přidávat od tarifu Pro, v tarifu Enterprise jsou místa pro členy zdarma a s rostoucí kapacitou jich přibývá.
Proč rozesílání kopií dělá problémy
- najednou koluje několik verzí téhož souboru
- nikdo si není jistý, která je finální
- úložiště se plní duplikáty
- kdo přišel do projektu později, originál nikdy nedostal
- kdo odešel, má kopie, které už nelze stáhnout zpět
Sdílená složka tyto problémy odstraní, protože existuje jedna kopie a přístup se uděluje, místo aby se data rozdávala.
Práva v praxi
Práva se nastavují na jednotlivé složky, takže externí spolupracovník může nahrávat podklady, aniž by viděl zbytek projektu.
| Role | Doporučený přístup |
|---|---|
| Projektový tým | Čtení i zápis |
| Klient | Pouze čtení, případně zápis do vyhrazené složky pro nahrávání |
| Externí spolupracovník | Zápis do jedné složky, bez přístupu ke zbytku |
| Vedení | Pouze čtení |
Sdílená složka versus jednorázový přenos
Jednorázový přenos
Hodí se na doručení, které se neopakuje: odešlete odkaz, příjemce si data stáhne a přenos podle nastavení vyprší.
Sdílená složka
Hodí se na obsah, se kterým se pracuje průběžně. Přístup zůstává a lze jej kdykoli odebrat, aktualizace se objeví bez nového odesílání.
Správa účtu
V tarifu Enterprise lze kapacitu úložiště rozdělovat mezi členy týmu podle potřeby a přístup centrálně aktivovat nebo deaktivovat, což je podstatné, když lidé přicházejí a odcházejí.
Protože všechno běží v prohlížeči, pracují i týmy roztroušené po různých místech se stejným úložištěm, bez instalace softwaru a bez synchronizace lokálních kopií.
Data zůstávají uložena v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie, a v tarifu Enterprise je úložiště geograficky redundantní.
Časté otázky
Jak může se stejnými soubory pracovat víc lidí?
Přes sdílenou složku s nastavenými právy, takže všichni přistupují k jedné kopii místo toho, aby dostávali duplikáty.
Mohu někomu dát přístup jen k jedné složce?
Ano. Složky se sdílejí jednotlivě a přístup může být pouze pro čtení, nebo i pro zápis.
Co se stane, když někdo z týmu odejde?
Jeho přístup lze centrálně deaktivovat, což u souborů rozeslaných jako kopie možné není.
Shrnutí
Týmové sdílení souborů má stát na sdílených složkách s jasně nastavenými právy, ne na rozesílání kopií. Tým tak pracuje s jednou aktuální verzí, je jasné, kdo smí přispívat, a přístup lze při odchodu člověka odebrat.