Cómo compartir archivos con un equipo
Compartir archivos con un equipo funciona mejor con carpetas compartidas y permisos definidos que enviando una copia a cada persona. Así todos trabajan con la misma versión vigente en lugar de perseguir archivos adjuntos.
Cómo configurarlo
- Cree una estructura de carpetas que refleje sus proyectos o sus clientes.
- Dé de alta en la cuenta a los miembros del equipo.
- Comparta cada carpeta con las personas que la necesitan.
- Conceda acceso de solo lectura a quienes únicamente consultan el material y de lectura y escritura a quienes aportan contenido.
- Active las notificaciones para que el equipo sepa cuándo cambia el contenido.
Las carpetas compartidas y la configuración de permisos están disponibles en los planes de pago de MyAirBridge; los miembros del equipo, desde el plan Pro.
Merece la pena dedicar un rato a la estructura inicial. Reorganizar carpetas cuando ya hay quince personas trabajando en ellas cuesta bastante más que decidirlo bien al principio.
Por qué las copias generan problemas
- circulan a la vez varias versiones del mismo archivo
- nadie tiene la certeza de cuál es la definitiva
- el almacenamiento se llena de duplicados
- quien se incorporó más tarde nunca recibió el material original
- quien se marcha conserva copias que ya no se pueden retirar
Una carpeta compartida elimina todos estos problemas, porque existe una sola copia y lo que se reparte es el acceso, no el archivo.
El cambio de mentalidad es sencillo de resumir: en lugar de distribuir contenido, se concede permiso sobre él. Y un permiso, a diferencia de una copia, se puede retirar.
Cómo organizar las carpetas
No hay una estructura válida para todos, pero sí un criterio fiable: la carpeta debe coincidir con la unidad por la que se conceden los permisos. Si el acceso se decide por cliente, la carpeta principal es el cliente; si se decide por proyecto, lo es el proyecto.
- una carpeta por cliente cuando el mismo equipo atiende a varios clientes
- una carpeta por proyecto cuando cada proyecto reúne a personas distintas
- una subcarpeta de entrada para el material que aporta el cliente
- una subcarpeta de entregas para lo que sale ya terminado
- una carpeta común para plantillas, recursos de marca y documentación estable
Separar la entrada de las entregas evita el problema más habitual en el trabajo con clientes: que el material recibido y el material aprobado acaben mezclados y nadie sepa qué versión se envió realmente.
Los permisos en la práctica
La regla de fondo es conceder el acceso mínimo que permita a cada persona hacer su trabajo. No es desconfianza: reduce el número de manos que pueden alterar por descuido el contenido del que dependen los demás.
| Perfil | Acceso recomendado |
|---|---|
| Equipo del proyecto | Lectura y escritura |
| Cliente | Solo lectura, o escritura en una carpeta de subida específica |
| Colaborador externo | Escritura en una sola carpeta, sin acceso al resto |
| Dirección | Solo lectura |
Entregar hacia fuera desde el mismo sitio
El trabajo interno y la entrega al cliente son cosas distintas, aunque partan del mismo material. Una carpeta compartida sirve para que el equipo trabaje; una transferencia con enlace sirve para entregar la versión terminada a alguien que no debe ver el resto del proyecto.
Mantener las dos vías separadas tiene una ventaja práctica: reorganizar la estructura interna de carpetas nunca rompe una entrega ya enviada, porque el enlace del cliente no depende de ella.
Para el material que sale hacia fuera, la caducidad se configura desde el plan Basic y la protección con contraseña está disponible desde el plan Pro.
Administración
En el plan Enterprise, la capacidad de almacenamiento puede repartirse entre los miembros del equipo según sus necesidades, y el acceso se activa o se desactiva de forma centralizada, algo que importa cada vez que alguien entra o sale de la organización. Además, los miembros del equipo son gratuitos a medida que crece la capacidad contratada.
Como todo funciona en el navegador, los equipos distribuidos trabajan sobre el mismo almacenamiento sin instalar programas ni sincronizar copias locales, lo que elimina el desfase entre lo que ve cada persona en su ordenador.
La capacidad disponible marca hasta dónde puede crecer el archivo común del equipo: 200 GB de almacenamiento en el plan Basic, 2 TB en Pro, ampliables en bloques de 1 TB en Pro y Enterprise, y almacenamiento ilimitado y geográficamente redundante en Enterprise. Los límites por transferencia acompañan esa escala, con 50 GB en Basic, 250 GB en Pro y transferencias sin límite en Enterprise.
La autenticación de dos factores y el registro de transferencias entrantes y salientes son funciones normales de la cuenta y aportan la trazabilidad que suelen exigir las políticas internas.
Los datos se almacenan en un centro de datos de Praga, en la República Checa, dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD, con una conexión cifrada calificada con A+ por SSL Labs. Para equipos repartidos por varios países, tener un único emplazamiento conocido simplifica cualquier revisión de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Cómo trabajan varias personas con los mismos archivos?
Mediante una carpeta compartida con permisos, de modo que todos acceden a una única copia en lugar de recibir duplicados.
¿Puedo dar acceso a una sola carpeta?
Sí. Las carpetas se comparten de forma individual, y el acceso puede ser de solo lectura o de lectura y escritura.
¿Qué ocurre cuando alguien deja el equipo?
Su acceso se puede desactivar de forma centralizada, algo imposible una vez que los archivos se han repartido como copias.
Resumen
Compartir archivos en equipo debe apoyarse en carpetas compartidas con permisos explícitos y no en la distribución de copias. Así se mantiene una única versión vigente, se controla quién puede aportar contenido y el acceso se puede retirar cuando alguien deja el equipo.