¿Qué es una carpeta compartida?
Una carpeta compartida es una carpeta del almacenamiento en línea que otras personas pueden abrir y, según el permiso que tengan, también ampliar o modificar. Sustituye el envío de copias por la concesión de acceso a una única versión vigente.
En qué se diferencia de enviar un archivo
La diferencia de fondo es qué se entrega. Al enviar un archivo se entrega una copia que a partir de ese momento vive su propia vida; al compartir una carpeta se entrega acceso, y el acceso se puede revisar más adelante.
| Enviar un archivo | Carpeta compartida | |
|---|---|---|
| Número de copias | Una por destinatario | Una sola, compartida |
| Actualizar el contenido | Volver a enviarlo | Sustituirlo en su sitio |
| Quién tiene acceso después | Todos los que recibieron copia | Solo quienes tengan permiso |
| Retirar el acceso | No es posible | Cambiar el permiso |
| Indicado para | Entrega puntual | Trabajo continuado |
Niveles de permiso
Solo lectura
La persona puede abrir y descargar el contenido, pero no modificarlo. Es el nivel adecuado para clientes y para material de referencia que no debe cambiar.
Lectura y escritura
La persona puede además añadir y modificar contenido. Es el nivel adecuado para equipos de proyecto y para recoger material de colaboradores externos.
Usos habituales
- una carpeta por cliente, con todo lo entregado hasta la fecha
- una carpeta de recogida donde suben su material los colaboradores externos
- una carpeta de proyecto para un equipo que trabaja sobre el mismo material
- una carpeta de referencia con los recursos de marca o las plantillas
La carpeta por cliente resuelve además una situación muy frecuente: la petición de volver a enviar algo entregado hace meses. Con la carpeta, la respuesta es un enlace que ya existe.
Cuándo sigue siendo mejor enviar un enlace
La carpeta compartida no sustituye a la transferencia puntual. Para una entrega única a alguien con quien no volverá a trabajar, un enlace de descarga es más rápido y no obliga a gestionar permisos.
También hay material que no debe quedarse: un envío confidencial con caducidad corta encaja mejor en una transferencia que en una carpeta permanente.
Muchos equipos combinan ambos: carpeta compartida para la colaboración duradera y enlace de descarga para las entregas puntuales.
Notas prácticas
Los cambios se ven de inmediato y las notificaciones pueden avisar al equipo cuando se actualiza el contenido, lo que evita tener que anunciar cada novedad por correo.
En MyAirBridge, las carpetas compartidas y la configuración de permisos están disponibles en los planes de pago, con almacenamiento desde 200 GB en Basic hasta ilimitado en Enterprise. En Pro y Enterprise la capacidad puede ampliarse en incrementos de 1 TB.
Conviene mantener una estructura estable de carpetas y nombres desde el principio. Una carpeta compartida que crece sin criterio deja de ser un recurso común y se convierte en un almacén donde nadie encuentra nada.
Cómo organizar los permisos en un equipo
- conceda lectura y escritura solo a quien deba aportar material de forma habitual
- deje a los clientes y a los revisores en solo lectura
- cree una carpeta de recogida separada para el material que llega de fuera
- revise los permisos cuando entra o sale alguien del proyecto
- evite compartir la carpeta raíz cuando basta con compartir una subcarpeta concreta
Estas reglas parecen excesivas con tres personas y resultan imprescindibles con quince. El momento de fijarlas es al crear la estructura, no cuando ya hay contenido acumulado.
En los planes de MyAirBridge con miembros del equipo, cada persona accede con su propia cuenta, de modo que la salida de alguien no obliga a cambiar contraseñas compartidas. El plan Enterprise añade administración centralizada y miembros del equipo sin coste adicional conforme crece la capacidad contratada.
La carpeta compartida como archivo del proyecto
Con el tiempo, la carpeta compartida se convierte en el registro de lo que se hizo. Ahí están las versiones entregadas, el material de origen y los recursos que el cliente aportó, todo en un mismo sitio y no repartido entre buzones personales.
Ese valor solo aparece si la carpeta se usa desde el principio del proyecto. Trasladar a posteriori lo que quedó disperso en correos y transferencias caducadas rara vez llega a completarse.
Por eso muchos equipos crean la carpeta al abrir el proyecto, antes incluso de que exista material que guardar, y comparten desde ella todas las entregas posteriores.
Preguntas frecuentes
¿Qué ventaja tiene una carpeta compartida frente a enviar los archivos?
Existe una única versión vigente en lugar de copias, las actualizaciones no obligan a reenviar nada y el acceso se puede retirar más adelante.
¿Pueden otras personas subir archivos a mi carpeta?
Sí. Una carpeta compartida con permiso de lectura y escritura permite que otras personas aporten contenido, y no solo que lo consulten.
¿Puedo limitar a alguien únicamente a la consulta?
Sí. El acceso de solo lectura permite abrir y descargar el contenido, pero no modificarlo.
¿Cuándo es mejor un enlace de descarga que una carpeta compartida?
En entregas puntuales a alguien con quien no habrá colaboración continuada, y en material confidencial que debe dejar de estar disponible pasado un tiempo breve.
Resumen
Una carpeta compartida sustituye la distribución de copias por la concesión de acceso, de modo que el equipo y el cliente ven siempre la versión vigente. Los permisos de solo lectura y de lectura y escritura determinan quién se limita a consultar el material y quién puede aportarlo.