Czym jest folder udostępniony?

Czym różni się od wysłania pliku

Najważniejsza różnica dotyczy tego, co dzieje się po dostarczeniu. Wysłanej kopii nie da się już cofnąć ani poprawić, natomiast zawartość folderu pozostaje pod kontrolą właściciela.

Poziomy uprawnień

Warto przyznawać uprawnienie najniższe z wystarczających. Dostęp można później rozszerzyć, natomiast przywrócenie omyłkowo nadpisanego materiału bywa znacznie trudniejsze.

Tylko do odczytu

Osoba może otworzyć i pobrać zawartość, ale nie może jej zmienić. Rozwiązanie odpowiednie dla klientów oraz dla materiałów referencyjnych, które mają pozostać nienaruszone.

Odczyt i zapis

Osoba może również dodawać i modyfikować zawartość. Rozwiązanie odpowiednie dla zespołów projektowych oraz do zbierania materiałów od współpracowników.

Typowe zastosowania

Wspólnym mianownikiem tych zastosowań jest powtarzalność. Jeśli te same osoby wracają do tego samego materiału więcej niż raz, folder udostępniony niemal zawsze wygrywa z kolejnymi wysyłkami.

Szczególnie wyraźnie widać to przy zbieraniu materiałów. Zamiast dziesiątek osobnych przesyłek od różnych osób powstaje jedno miejsce, w którym wszystko jest od razu na swoim miejscu i widoczne dla całego zespołu.

• folder na klienta, zawierający wszystko, co zostało dotąd dostarczone
• folder zbiorczy, do którego przesyłają materiały osoby z zewnątrz
• folder projektowy dla zespołu pracującego na tym samym materiale
• folder referencyjny z materiałami marki lub szablonami

Jak ustalić strukturę folderów

Folder udostępniony jest tak użyteczny, jak przejrzysta jest jego zawartość. Warto z góry uzgodnić, czy podział przebiega według klientów, projektów, czy okresów, i trzymać się jednego wariantu.

Sprawdza się zasada, że nazwa pliku ma być zrozumiała bez otwierania folderu nadrzędnego. Data w stałym formacie na początku nazwy porządkuje zawartość samoczynnie i ułatwia odnalezienie właściwej wersji po miesiącach.

Osobno warto ustalić, kto ma uprawnienie do zapisu. Im większy zespół, tym częściej wystarczy, aby większość osób miała dostęp tylko do odczytu, a zawartość zmieniała wskazana grupa.

Przydaje się również okresowy przegląd listy osób z dostępem. Uprawnienia nadane na czas jednego projektu zwykle zostają na dłużej, więc krótkie sprawdzenie co jakiś czas utrzymuje ich zakres w zgodzie z rzeczywistą współpracą.

Uwagi praktyczne

Zmiany widoczne są natychmiast, a powiadomienia mogą informować zespół o pojawieniu się nowej zawartości, dzięki czemu nie trzeba osobno zapowiadać każdej aktualizacji.

W MyAirBridge foldery udostępnione i ustawienia uprawnień dostępne są w planach płatnych, z magazynem danych od 200 GB w planie Basic przez 2 TB w planie Pro po nieograniczony w planie Enterprise. Pojemność można rozszerzać w pakietach po 1 TB w planach Pro i Enterprise.

Odbiorcy nie muszą niczego instalować, ponieważ wszystko działa w przeglądarce. Struktura folderów i uzgodnione nazewnictwo mają przy tym większe znaczenie niż sama pojemność, zwłaszcza gdy do materiału wraca się po kilku miesiącach.

Kiedy lepiej wysłać przesyłkę

Jednorazowe dostarczenie materiału odbiorcy, z którym nie planuje się dalszej współpracy, nie wymaga folderu. Prostszy i szybszy jest wtedy link do pobrania z ustawionym terminem wygaśnięcia.

Foldery udostępnione mają sens tam, gdzie relacja trwa, a materiał się zmienia. Oba modele działają obok siebie w ramach jednego konta i nie trzeba wybierać jednego z nich na stałe.

W praktyce często stosuje się oba naraz: zespół pracuje w folderze udostępnionym, a gotowy materiał trafia do klienta jako osobna przesyłka z ustalonym terminem wygaśnięcia. Wersja robocza zostaje wtedy tam, gdzie jej miejsce, a klient dostaje wyłącznie to, co zatwierdzone.

Najczęstsze pytania

Jaka jest przewaga folderu udostępnionego nad wysyłaniem plików?

Istnieje jedna aktualna wersja zamiast krążących kopii, aktualizacja nie wymaga ponownej wysyłki, a dostęp można później odebrać.

Czy inne osoby mogą dodawać pliki do mojego folderu?

Tak. Folder udostępniony z uprawnieniem do odczytu i zapisu pozwala im dodawać własne materiały i zmieniać istniejące.

Czy mogę ograniczyć komuś dostęp wyłącznie do przeglądania?

Tak. Uprawnienie tylko do odczytu pozwala otwierać i pobierać zawartość, ale nie umożliwia jej zmiany.

Podsumowanie

Folder udostępniony zastępuje rozsyłanie kopii przyznaniem dostępu, dzięki czemu zespół i klient zawsze widzą aktualną wersję. Uprawnienia tylko do odczytu oraz odczytu i zapisu rozstrzygają, kto materiał wyłącznie odbiera, a kto go współtworzy.