Jak odbierać duże pliki od klientów

Dlaczego czekanie na klienta zawodzi

• klient próbuje wysłać e-mailem pliki, które są za duże, i wiadomość wraca z błędem
• korzysta z bezpłatnej usługi o krótkim terminie wygaśnięcia, a odbiorca nie zdąży pobrać materiału
• pliki przychodzą w kilku partiach, różnymi kanałami
• nikt nie wie, która wersja jest ostateczna

Rozwiązaniem jest zdefiniowanie kanału przekazywania plików, zamiast pozostawiania tej decyzji każdemu klientowi z osobna. Jedno zdanie w instrukcji dla klienta pozwala zwykle uniknąć kilku rund korespondencji.

Przygotowanie punktu zbiorczego

1. Utworzyć w magazynie danych folder dla klienta lub dla projektu.
2. Udostępnić go z prawem zapisu, aby klient mógł przesyłać do niego pliki.
3. Wysłać klientowi link wraz z krótką instrukcją.
4. Umożliwić klientowi przesyłanie materiałów bezpośrednio, bez zakładania konta.
5. Pracować z plikami na miejscu, gdy tylko się pojawią – bez przekazywania ich dalej.

Foldery udostępnione w MyAirBridge działają z uprawnieniem tylko do odczytu albo do odczytu i zapisu. Wariant tylko do odczytu sprawdza się w sytuacji odwrotnej, gdy to klient ma jedynie pobierać gotowe materiały.

Własna domena do przesyłania plików

Dla agencji i studiów, które odbierają materiały nieustannie, własna subdomena zamienia zbieranie plików w element marki: klient przesyła pliki pod adresem agencji, a nie na stronie zewnętrznego dostawcy.

Własna subdomena i branding są dostępne od planu Pro. Klient nie musi przy tym zakładać konta ani niczego opłacać – wystarczy mu przeglądarka.

Jednolity adres do przesyłania materiałów ułatwia też komunikację wewnętrzną – w briefie i w umowie pojawia się jeden odnośnik, a nie inna instrukcja przy każdym projekcie.

Kontrola nad tym, co dotarło

Dziennik przychodzących i wychodzących transferów pokazuje, co i kiedy dotarło, dzięki czemu większość sporów o to, czy materiał został dostarczony, rozstrzyga się w kilka sekund. Jest to standardowa funkcja konta.

Dziennik pozwala też szybko ustalić, czy w folderze udostępnionym pojawiły się nowe materiały, dzięki czemu nic nie zostaje niezauważone. W połączeniu z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym daje to kontrolę zarówno nad dostępem do konta, jak i nad przepływem materiałów.

Skala i pojemność

Plan Basic obejmuje 200 GB magazynu danych, plan Pro 2 TB, a przestrzeń można rozszerzać w krokach po 1 TB w planach Pro i Enterprise. Plan Enterprise oferuje transfery bez ograniczeń, nieograniczony magazyn geograficznie redundantny oraz centralną administrację, a członkowie zespołu są w nim bezpłatni w miarę wzrostu pojemności.

Dane są przechowywane w regionalnych centrach danych w UE, USA i Azji; dane użytkowników z UE pozostają na terenie Unii Europejskiej i podlegają przepisom RODO – co bywa istotnym argumentem, gdy klient przekazuje materiały zawierające dane osobowe.

Instrukcja dla klienta, która działa

• jeden link do przesyłania plików, powtarzany w każdej korespondencji projektowej
• informacja, że rejestracja nie jest potrzebna i wystarczy przeglądarka
• wskazanie, w jakiej postaci mają być materiały – pliki źródłowe, gotowe pliki, wersje robocze
• prośba o zachowanie ustalonego nazewnictwa plików
• kontakt na wypadek, gdyby przesyłanie zostało przerwane

Taki zestaw mieści się w pięciu zdaniach i można go dołączyć do briefu albo do stopki wiadomości. W praktyce właśnie brak jednoznacznej instrukcji, a nie ograniczenia techniczne, jest najczęstszą przyczyną tego, że materiały docierają z opóźnieniem lub w niekompletnej postaci.

Warto również z góry ustalić, co dzieje się po odebraniu materiałów: kto potwierdza kompletność, w jakim terminie i gdzie trafia wersja zaakceptowana. Punkt zbiorczy rozwiązuje problem przekazania plików, natomiast porządek w tym, co z nimi dalej, pozostaje kwestią ustaleń między stronami.