Wie Sie große Dateien von Kunden empfangen

Warum Warten auf den Kunden scheitert

Wenn der Weg nicht vorgegeben ist, sucht sich jeder Kunde seinen eigenen. Die typischen Muster wiederholen sich in fast jeder Agentur und in jedem Studio:

• zu große Dateien gehen per E-Mail hinaus, und die Nachricht kommt zurück
• ein fremder Dienst mit kurzer Gültigkeit kommt zum Einsatz, und Sie verpassen das Zeitfenster
• Dateien kommen in mehreren Chargen über verschiedene Kanäle an
• niemand weiß, welche Version die endgültige ist

Die Lösung besteht darin, den Kanal selbst zu definieren, statt ihn jedem Kunden zu überlassen. Damit verschiebt sich der organisatorische Aufwand einmalig auf Ihre Seite und verschwindet danach dauerhaft aus der Projektabwicklung.

Eine Sammelstelle einrichten

1. Legen Sie in Ihrem Speicher einen Ordner für den Kunden oder das Projekt an.
2. Geben Sie ihn mit Schreibrechten frei, damit der Kunde darin hochladen kann.
3. Senden Sie dem Kunden den Link zusammen mit einer kurzen Anleitung.
4. Lassen Sie den Kunden direkt hochladen, ein Konto ist dafür nicht nötig.
5. Arbeiten Sie mit den Dateien an Ort und Stelle weiter, ein Weiterleiten entfällt.

Bei MyAirBridge lassen sich freigegebene Ordner mit Lese- und Schreibrechten einrichten. Wo der Kunde nur abholen soll, genügt eine Freigabe mit reinen Leserechten.

Eine klare Ordnerbenennung nach Kunde und Projekt erspart später die Suche und macht auf einen Blick sichtbar, welches Material zu welchem Auftrag gehört.

Eine eigene Upload-Adresse

Für Agenturen und Studios, die ständig Material erhalten, macht eine eigene Subdomain das Einsammeln zu einem Teil des eigenen Auftritts: Kunden laden unter Ihrer Adresse hoch, nicht auf einer fremden Seite.

Eigene Subdomain und Branding sind ab dem Pro-Tarif verfügbar. Die Kunden profitieren dabei von der höheren Übertragungsgeschwindigkeit Ihres kostenpflichtigen Tarifs, ohne sich selbst registrieren zu müssen.

Praktisch bedeutet das auch weniger Rückfragen. Eine Adresse, die erkennbar zu Ihnen gehört, wirkt vertrauenswürdiger als ein Link zu einem Dienst, den der Kunde nicht kennt.

Den Überblick behalten

Das Protokoll der eingehenden und ausgehenden Übertragungen zeigt, was wann angekommen ist. Damit klären sich die meisten Rückfragen darüber, ob Material tatsächlich geliefert wurde, ohne langes Suchen im Postfach. Das Protokoll ist eine normale Kontofunktion.

Ein fester Ort für eingehendes Material bedeutet außerdem, dass Sie nur eine Stelle prüfen müssen. Neue Lieferungen erscheinen im freigegebenen Ordner, statt sich über Postfach, Chat und fremde Links zu verteilen.

Wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, helfen Teammitglieder: Ab dem Pro-Tarif sind sie Teil des Kontos, bei Enterprise wachsen kostenlose Teammitglieder mit dem Speicherbedarf mit, und die zentrale Administration hält die Rechte an einer Stelle zusammen.

Kapazität und Speicher planen

Eingehendes Kundenmaterial ist meist unregelmäßig und kommt in Schüben. Der Speicherplatz sollte deshalb den größten erwartbaren Schub abdecken, nicht den Durchschnitt.

Basic bietet 200 GB Speicher bei 50 GB pro Übertragung, Pro 2 TB bei 250 GB pro Übertragung, und Enterprise arbeitet mit unbegrenzten Übertragungen und unbegrenztem georedundantem Speicher. Zusätzlicher Speicher ist bei Pro und Enterprise in Schritten von 1 TB erhältlich.

Bei Enterprise wachsen kostenlose Teammitglieder mit dem Speicherbedarf mit, was für Betriebe sinnvoll ist, in denen eingehendes Material von wechselnden Personen bearbeitet wird. Kostenpflichtige Tarife ab Basic bieten außerdem eine höhere Upload- und Download-Geschwindigkeit, die auch der hochladenden Gegenseite zugutekommt.

Was Sie dem Kunden mitgeben sollten

Der Upload gelingt am ersten Versuch, wenn die Anleitung kurz und eindeutig ist. Drei Sätze genügen in der Regel: wohin hochgeladen wird, wie die Dateien benannt sein sollen und bis wann das Material erwartet wird.

Nennen Sie ausdrücklich, dass kein Konto und keine Installation nötig sind. Viele Kunden zögern beim ersten Link, weil sie eine Registrierung befürchten. Alles läuft im Browser, und der Upload beginnt direkt nach dem Öffnen der Seite.

Sinnvoll ist außerdem eine klare Benennungsregel, etwa Projekt, Datum und Version im Dateinamen. Das erspart die spätere Rückfrage, welche der drei gelieferten Fassungen die endgültige ist.

MyAirBridge besteht seit 2012, wird von der Tschechischen Republik aus betrieben und speichert die Daten in einem Rechenzentrum in Prag innerhalb der EU unter der DSGVO. Die Verbindung ist von SSL Labs mit A+ bewertet, was bei Kunden mit eigenen Compliance-Vorgaben regelmäßig gefragt wird.

Häufige Fragen

Wie kann mir ein Kunde eine Datei senden, die für E-Mail zu groß ist?

Geben Sie ihm einen freigegebenen Ordner mit Schreibrechten oder einen Upload-Link. Er lädt direkt hoch, ohne Konto, und die Dateien landen dort, wo Sie sie brauchen.

Können Kunden ohne Registrierung hochladen?

Ja. Ein mit Schreibrechten freigegebener Ordner erlaubt Uploads, ohne dass der Kunde ein Konto anlegen muss.

Woher weiß ich, wann Dateien eingetroffen sind?

Neue Lieferungen erscheinen im freigegebenen Ordner, und das Protokoll der eingehenden Übertragungen hält fest, was wann angekommen ist.

Können Kunden unter meiner eigenen Adresse hochladen?

Ja. Eine eigene Subdomain samt Branding ist ab dem Pro-Tarif verfügbar, sodass Kunden unter Ihrer Adresse statt auf einer fremden Seite hochladen.

Zusammenfassung

Große Dateien zu empfangen funktioniert am besten, wenn Sie den Kanal vorgeben: ein freigegebener Ordner mit Schreibrechten oder eine eigene Upload-Adresse unter Ihrer Subdomain. Beides beseitigt gescheiterte E-Mail-Versuche und abgelaufene Links fremder Dienste, und das Übertragungsprotokoll hält fest, was wann eingegangen ist.