Jak přijímat velké soubory od klientů

Proč čekání na klienta selhává

• klient zkusí poslat soubory e-mailem, zpráva se nedoručí a nikdo o tom neví
• použije službu s krátkou expirací a vy okno pro stažení propásnete
• podklady dorazí po částech různými kanály
• nikdo neví, která verze je ta finální
• část materiálů dorazí jen jednomu člověku v týmu a dál se nedostane

Řešením je určit kanál předem, ne ho nechávat na každém klientovi zvlášť. Jakmile má klient jedno konkrétní místo, kam nahrávat, většina těchto problémů zmizí sama.

Nastavení sběrného místa

1. Založte v úložišti složku pro klienta nebo pro konkrétní projekt.
2. Nasdílejte ji s právem zápisu, aby do ní klient mohl nahrávat.
3. Pošlete klientovi odkaz spolu s krátkým zadáním.
4. Nechte klienta nahrát data přímo, bez zakládání účtu.
5. S podklady pracujte rovnou na místě, není potřeba je nikam přeposílat.

Sdílené složky s právy pro čtení i pro zápis jsou v MyAirBridge dostupné v placených tarifech. Úložiště začíná na 200 GB v tarifu Basic. Od tarifu Pro lze kapacitu rozšiřovat po jednom terabajtu.

Jak zadání pro klienta formulovat

• napište, co přesně potřebujete, včetně formátů a rozlišení
• uveďte, do kdy mají podklady dorazit
• poproste o smysluplné názvy souborů místo IMG_0001
• řekněte, že registrace není potřeba, jinak si to klient domyslí sám
• u větších objemů doporučte drátové připojení a upozorněte, že nahrávání chvíli trvá

Zadání stačí napsat jednou a používat jej opakovaně. Většina nedorozumění při přebírání podkladů vzniká z toho, že klient netuší, v jakém formátu a rozsahu je má dodat.

Jak sběrné místo uspořádat

Osvědčuje se jedna složka na klienta a v ní podsložky po projektech, případně samostatná složka pro podklady, které teprve přicházejí, oddělená od těch schválených.

Klientovi přitom nasdílíte jen tu složku, do které má nahrávat. Ke zbytku úložiště se nedostane, protože práva se nastavují na jednotlivé složky.

Když kapacita přestane stačit, lze úložiště v tarifech Pro a Enterprise rozšiřovat po jednom terabajtu, takže sběrné místo nemusíte pravidelně vyprazdňovat.

Vlastní adresa pro nahrávání

Pro agentury a studia, která podklady přijímají neustále, dělá vlastní subdoména ze sběru materiálů součást značky: klient nahrává na vaši adresu, ne na stránku třetí strany.

Vlastní subdoména a branding jsou dostupné od tarifu Pro. Klient přitom využívá parametry vašeho placeného tarifu, aniž by se sám registroval.

Přehled o tom, co dorazilo

Přehled příchozích a odchozích přenosů ukáže, co a kdy dorazilo. To vyřeší většinu sporů o to, jestli byly podklady dodány včas.

Upozornění na změny ve sdílené složce vás informují, když se objeví nový obsah, takže data neleží nepovšimnutá.

Data zůstávají uložena v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie, což bývá při přebírání klientských podkladů smluvní požadavek.

Časté otázky

Jak mi klient pošle soubor, který je příliš velký na e-mail?

Dejte mu sdílenou složku s právem zápisu nebo odkaz pro nahrávání. Data nahraje přímo, bez účtu, a skončí tam, kde je potřebujete.

Musí se klient registrovat?

Ne. Do složky nasdílené s právem zápisu lze nahrávat, aniž by si klient zakládal účet.

Jak se dozvím, že podklady dorazily?

Z upozornění na změny ve sdílené složce a z přehledu příchozích přenosů.

Shrnutí

Přijímání velkých souborů funguje nejlépe, když kanál určíte vy: sdílená složka s právem zápisu nebo vlastní adresa pro nahrávání s vaším brandingem. Odpadnou nedoručené e-maily i vypršené odkazy cizích služeb a přehled přenosů zaznamená, co dorazilo.