Come ricevere file di grandi dimensioni dai clienti

Perché aspettare il cliente non funziona

• il cliente prova a inviare per e-mail file troppo grandi e il messaggio viene rifiutato
• oppure sceglie un servizio gratuito con scadenza breve e la finestra utile si chiude prima che il file venga scaricato
• il materiale arriva a più riprese e attraverso canali diversi
• alla fine nessuno sa più quale sia la versione definitiva

La soluzione consiste nel definire il canale, invece di lasciarne la scelta a ciascun cliente. È una decisione organizzativa prima ancora che tecnica e produce effetti immediati sul numero di consegne mancate.

Predisporre un punto di raccolta

1. Crei nel proprio spazio di archiviazione una cartella dedicata al cliente o al progetto.
2. La condivida con permesso di scrittura, in modo che il cliente possa caricarvi i file.
3. Invii al cliente il link accompagnato da una breve istruzione.
4. Lasci che il cliente carichi direttamente dal browser, senza installare alcun programma.
5. Lavori sui file dove si trovano, senza doverli inoltrare altrove.

Le cartelle condivise con permessi di lettura e scrittura sono disponibili sui piani a pagamento di MyAirBridge; i permessi di sola lettura restano l'opzione adatta quando il cliente deve unicamente prelevare il materiale.

Una singola riga di istruzione è di solito sufficiente: indicare che cosa caricare, entro quando e in quale formato riduce sensibilmente i chiarimenti successivi.

Un indirizzo di caricamento personalizzato

Per le agenzie e gli studi che ricevono materiale in modo continuo, un sottodominio personalizzato integra la raccolta nell'immagine dell'azienda: i clienti caricano su un indirizzo che porta il nome dello studio, non su una pagina di terzi.

Il sottodominio personalizzato e la personalizzazione grafica sono disponibili a partire dal piano Pro. I piani a pagamento comprendono inoltre una velocità di caricamento e di download superiore, un vantaggio che si nota proprio sul materiale più pesante.

Sui volumi più elevati, il piano Enterprise aggiunge trasferimenti illimitati e archiviazione illimitata e geo-ridondante, con amministrazione centralizzata: utile quando più persone del team gestiscono la stessa raccolta di materiali.

Tenere traccia di ciò che è arrivato

Il registro dei trasferimenti in entrata e in uscita mostra che cosa è stato ricevuto e quando, e questo chiude la maggior parte delle discussioni sull'effettiva consegna del materiale.

Le notifiche possono segnalare la comparsa di nuovi contenuti in una cartella condivisa, in modo che nulla resti inosservato per giorni.

Per i progetti lunghi conviene mantenere una cartella per cliente e non riutilizzarla fra commesse diverse: la cronologia resta leggibile e la ricerca del file giusto non dipende dalla memoria di chi lo ha caricato.

Sul piano Enterprise i membri del team aggiuntivi sono compresi man mano che la capacità cresce, quindi ampliare il numero di persone che gestiscono la raccolta non impone di ripensare l'organizzazione delle cartelle.

Che cosa comunicare al cliente

• quale materiale serve e in quale formato, indicandolo prima che il cliente inizi a caricare
• entro quando, così che il termine sia esplicito e non oggetto di interpretazione
• che tutto avviene nel browser, senza installare nulla
• a chi rivolgersi se il caricamento non riesce, indicando un riferimento nominativo

Queste quattro informazioni stanno in poche righe e riducono in modo evidente lo scambio di messaggi successivo. La maggior parte delle consegne che si complicano non fallisce per motivi tecnici, ma perché il cliente non sapeva con precisione che cosa fosse atteso da lui.

Domande frequenti

Come può un cliente inviarmi un file troppo grande per l'e-mail?

Gli metta a disposizione una cartella condivisa con permesso di scrittura oppure un link di caricamento. Il cliente carica direttamente dal browser, senza installare alcun programma, e i file arrivano dove servono.

Il cliente deve installare qualcosa per caricare i file?

No. Tutto avviene nel browser: il cliente apre il link alla cartella condivisa con permesso di scrittura e carica il materiale, senza installare alcun programma.

Come faccio a sapere quando arrivano i file?

Tramite le notifiche sulle modifiche nella cartella condivisa e tramite il registro dei trasferimenti in entrata.

Riepilogo

Ricevere file di grandi dimensioni funziona meglio quando è chi riceve a fornire il canale: una cartella condivisa con permesso di scrittura oppure un indirizzo di caricamento personalizzato. Entrambe le soluzioni eliminano i tentativi di invio per e-mail andati a vuoto e i link di terzi già scaduti, mentre il registro dei trasferimenti documenta che cosa è arrivato e quando.