Come sapere se i file sono stati scaricati

Verificare una consegna

1. Inviare il trasferimento dal proprio account, non in forma anonima.
2. Attivare le notifiche per essere avvisati delle attività sul trasferimento.
3. Aprire l'elenco dei trasferimenti in uscita nel proprio account.
4. Controllare lo stato del trasferimento in questione.
5. Contattare il destinatario solo se il materiale non è stato effettivamente ritirato.

I trasferimenti anonimi, inviati senza account, non possono essere verificati a posteriori, perché non esiste alcun account in cui registrarli. È la ragione principale per cui, nel lavoro con i clienti, conviene inviare sempre da un account.

Perché conta nel lavoro con i clienti

• chiarisce se il materiale è stato consegnato nei tempi previsti
• distingue un link scaduto da un'e-mail non letta
• evita di rispedire inutilmente file di grandi dimensioni
• fornisce una traccia nei progetti in cui le date di consegna hanno rilevanza contrattuale
• riduce gli scambi di messaggi di conferma tra fornitore e cliente

Quando un trasferimento non viene ritirato

Le cause abituali sono tre: un link scaduto, una notifica finita nella posta indesiderata oppure un destinatario che semplicemente non se ne è ancora occupato.

Una scadenza più lunga, che i piani a pagamento permettono di personalizzare o di eliminare del tutto, risolve completamente la prima causa. L'invio diretto a un indirizzo e-mail riduce la seconda, perché il destinatario riceve la notifica al proprio indirizzo invece di dipendere da un link inoltrato in una conversazione.

Prima di rispedire il materiale conviene sempre controllare il registro: nella maggior parte dei casi il trasferimento è stato ritirato e la domanda riguarda un file diverso o una versione precedente.

Le cartelle condivise al posto del monitoraggio

Per una collaborazione continuativa una cartella condivisa evita del tutto la questione: il materiale è semplicemente lì e le notifiche segnalano le modifiche anziché le consegne. Il cliente non aspetta un invio, ma consulta la cartella quando ne ha bisogno.

I permessi possono essere di sola lettura oppure di lettura e scrittura, quindi la stessa cartella può servire sia per consegnare sia per ricevere materiale. Le cartelle condivise fanno parte dei piani a pagamento e i membri del team sono disponibili dal piano Pro, mentre il piano Enterprise aggiunge l'amministrazione centrale degli accessi.

Che cosa fa parte delle normali funzioni dell'account

Il registro dei trasferimenti in entrata e in uscita e l'autenticazione a due fattori sono normali funzioni dell'account MyAirBridge: non sono legate a un piano specifico e conviene attivarle subito, perché il valore del registro dipende dal fatto che tutti gli invii vi passino attraverso.

MyAirBridge è in funzione dal 2012, la sua gestione ha sede nella Repubblica Ceca e i dati sono conservati in un data center di Praga, quindi nell'Unione Europea e sotto il GDPR. Tra i clienti figurano, fra gli altri, Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco e Adidas, oltre a decine di festival cinematografici internazionali, contesti in cui la verifica delle consegne è parte del processo di lavoro.

Vale la pena ricordare che il registro documenta il trasferimento, non l'uso successivo dei file. Una volta scaricato, il materiale si trova sul computer del destinatario e nessun servizio può sapere che cosa ne faccia. Se il contenuto è riservato, la risposta corretta non è il monitoraggio ma la prevenzione: protezione con password, crittografia end-to-end e una scadenza breve, funzioni disponibili dal piano Pro.

Come impostare la consegna perché sia verificabile

Perché la verifica funzioni, la consegna va impostata correttamente fin dall'inizio. Inviare sempre dal proprio account, indirizzare il trasferimento a un'e-mail nominativa invece di diffondere un link generico e scegliere una scadenza calibrata sul destinatario più lento sono i tre accorgimenti che risolvono la maggior parte delle contestazioni.

Nel piano gratuito il trasferimento resta disponibile tre giorni. I piani a pagamento permettono di personalizzare la scadenza o di rinunciarvi del tutto, oltre a offrire una velocità di caricamento e di download superiore, che nelle consegne di grandi dimensioni riduce l'intervallo tra la fine del lavoro e la disponibilità effettiva del materiale per il cliente.

Nei progetti in cui le date di consegna hanno rilevanza contrattuale conviene conservare, accanto al registro, anche il messaggio di invio: insieme costituiscono una traccia coerente di che cosa è stato consegnato e quando, senza dover ricostruire nulla a posteriori.

Domande frequenti

Posso sapere se il destinatario ha scaricato il file?

Sì, quando il trasferimento viene inviato da un account. Il registro documenta i trasferimenti in uscita e le notifiche informano sulle attività.

Posso verificare un trasferimento anonimo?

No. I trasferimenti inviati senza account non vengono registrati in alcun archivio consultabile in seguito.

Che cosa fare se il destinatario dice che il link non funziona?

Verificare se è scaduto. I trasferimenti gratuiti scadono dopo tre giorni, mentre i piani a pagamento consentono una scadenza personalizzata.

Il registro dei trasferimenti è riservato ai piani superiori?

No. Il registro dei trasferimenti in entrata e in uscita, come l'autenticazione a due fattori, è una normale funzione dell'account.

Riepilogo

La consegna può essere verificata tramite le notifiche e il registro dei trasferimenti quando si invia da un account, mentre i trasferimenti anonimi non sono tracciabili. Le cause abituali di un mancato ritiro sono un link scaduto, una notifica finita nella posta indesiderata o semplicemente un destinatario in ritardo. Per una collaborazione continuativa una cartella condivisa elimina del tutto la necessità di monitorare le consegne.