Come inviare file ai clienti in modo sicuro
Le consegne ai clienti contengono spesso materiale riservato: contratti, dati personali, documenti finanziari o lavori non ancora pubblicati. Una consegna sicura combina la crittografia con il controllo su chi può aprire i dati, per quanto tempo, e con la prova che la consegna è avvenuta.
Che cosa richiede di norma il lavoro con i clienti
Il registro dei trasferimenti in entrata e in uscita e l'autenticazione a due fattori sono funzioni normali dell'account e non richiedono il piano Pro.
| Requisito | Strumento di controllo |
|---|---|
| Solo il cliente può aprire il materiale | Protezione con password, dal piano Pro |
| Contenuto illeggibile per chiunque altro | Crittografia end-to-end, dal piano Pro |
| L'accesso termina con il progetto | Scadenza personalizzata, dal piano Basic |
| Prova della consegna | Registro dei trasferimenti in uscita |
| I dati restano nell'Unione Europea | Archiviazione a Praga, Repubblica Ceca |
| Aspetto professionale | Sottodominio personalizzato e marchio proprio, dal piano Pro |
Una consegna sicura, passo per passo
- Preparare soltanto i file di cui il cliente ha effettivamente bisogno.
- Attivare la crittografia end-to-end per il materiale riservato.
- Impostare una password sul trasferimento.
- Impostare una scadenza coerente con la durata dell'incarico, non illimitata.
- Inviare il trasferimento all'indirizzo email del cliente anziché condividere un link pubblico.
- Comunicare la password attraverso un canale diverso, per esempio una telefonata o un messaggio.
- Verificare la consegna nel registro dei trasferimenti invece di chiedere conferma.
Il cliente non deve registrarsi per ricevere il materiale: apre il link nel browser, inserisce la password e scarica. Il numero di download non è limitato, quindi non serve rispedire nulla se il file viene scaricato più volte.
Gli errori che annullano la protezione
- la password inviata nella stessa email del link
- un link inoltrato in una chat di gruppo che sopravvive al progetto
- nessuna scadenza su materiale che contiene dati personali
- la consegna effettuata da un account personale a cui poi nessun altro può accedere
- file lasciati in archivio molto tempo dopo la chiusura dell'incarico
Sono tutti errori di procedura, non di tecnologia. È il motivo per cui conviene definire una volta sola come si consegna e poi seguire sempre lo stesso schema, invece di decidere caso per caso.
Quando il cliente pone domande sulla conformità
Le domande che ricorrono sono due: dove sono archiviati i dati e chi può leggerli.
MyAirBridge archivia i dati in un data center a Praga, nella Repubblica Ceca, quindi all'interno dell'Unione Europea e sotto il GDPR, con trasmissione cifrata valutata A+ da SSL Labs e crittografia end-to-end opzionale sui piani Pro ed Enterprise.
Il servizio è attivo dal 2012 e opera dalla Repubblica Ceca. Tra i clienti figurano Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco e Adidas, oltre a decine di festival cinematografici internazionali: un riferimento utile quando la verifica del fornitore diventa parte del contratto.
Ricevere materiale riservato dal cliente
Il flusso non è mai a senso unico. Il cliente deve consegnare contratti, anagrafiche, dati contabili o archivi da elaborare, e nella maggior parte dei casi lo fa nel modo più scomodo possibile: allegati email spezzati, chiavette consegnate a mano, servizi diversi a ogni invio.
Una cartella condivisa con permessi di scrittura ribalta la situazione. Il cliente riceve un solo indirizzo a cui caricare, non deve creare un account e non incontra il limite tipico di circa 25 MB degli allegati email. Il registro dei trasferimenti in entrata documenta che cosa è arrivato e quando, il che chiude in modo oggettivo le discussioni sulle scadenze.
Per il materiale che il cliente considera sensibile vale la stessa disciplina della consegna in uscita: accesso limitato alla singola cartella, scadenza allineata all'incarico e rimozione dei file quando il lavoro è concluso.
Che cosa dire al cliente prima della consegna
- che il materiale è protetto da password e a chi verrà comunicata
- entro quando il link resterà attivo
- chi, all'interno dello studio o dell'azienda, ha accesso alla stessa consegna
- dove sono archiviati i dati e sotto quale normativa
- che per scaricare non serve registrarsi né installare nulla
Sono cinque frasi in un'email di accompagnamento, e riducono drasticamente lo scambio di messaggi che segue ogni consegna riservata. Il cliente sa che cosa aspettarsi, e chi consegna non deve rispondere alle stesse domande a ogni progetto.
Domande frequenti
Come si inviano documenti riservati a un cliente?
Con crittografia end-to-end e password, consegnando a un indirizzo email nominativo, impostando una scadenza e comunicando la password su un canale separato.
Come si dimostra che il cliente ha ricevuto i file?
Inviando da un account, così il trasferimento compare nel registro dei trasferimenti in uscita.
Dove sono archiviati i dati?
In un data center a Praga, nella Repubblica Ceca, quindi all'interno dell'Unione Europea e sotto il GDPR.
Riepilogo
Una consegna sicura al cliente è la somma di crittografia, password comunicata separatamente, scadenza coerente con l'incarico, destinatari nominativi e registro di ciò che è stato inviato. I controlli tecnici sono semplici; i fallimenti, quasi sempre, sono di procedura.