Jak bezpečně posílat soubory klientům
Klientské zásilky často obsahují důvěrný materiál: smlouvy, osobní údaje, finanční dokumenty nebo nezveřejněnou práci. Bezpečné doručení spojuje šifrování s kontrolou nad tím, kdo data otevře a jak dlouho, a s dokladem o tom, že zásilka skutečně dorazila.
Co klientská zakázka obvykle vyžaduje
Požadavky bývají pokaždé stejné, jen se jinak jmenují. Následující tabulka je páruje s konkrétním nastavením.
| Požadavek | Nástroj |
|---|---|
| Otevře to jen klient | Ochrana heslem, od tarifu Pro |
| Obsah nesmí přečíst nikdo další | Koncové šifrování, od tarifu Pro |
| Přístup končí se zakázkou | Nastavitelná expirace, od tarifu Basic |
| Doklad o předání | Přehled odchozích přenosů |
| Data zůstanou v EU | Úložiště v datovém centru v Praze |
| Zabezpečený účet odesílatele | Dvoufaktorové ověření |
| Profesionální dojem | Vlastní subdoména a branding, od tarifu Pro |
Bezpečné předání krok za krokem
- Připravte jen ty soubory, které klient skutečně potřebuje, nic navíc.
- U důvěrných materiálů zapněte koncové šifrování.
- Chraňte přenos heslem.
- Zvolte expiraci odpovídající délce zakázky, ne neomezenou platnost.
- Odešlete přenos na konkrétní e-mailovou adresu klienta místo šíření veřejného odkazu.
- Heslo pošlete jiným kanálem, třeba telefonicky nebo přes jinou aplikaci.
- Doručení si ověřte v přehledu odchozích přenosů, ne dotazem, jestli zásilka dorazila.
Celý postup zabere o pár minut víc než prosté odeslání odkazu a odstraní většinu situací, kdy se materiál dostane tam, kam neměl.
Klient si nic neinstaluje ani nezakládá účet. Otevře odkaz v prohlížeči, zadá heslo a stáhne si data.
Chyby, které ochranu zruší
- heslo poslané ve stejném e-mailu jako odkaz
- odkaz přeposlaný do skupinové konverzace, která přežije celý projekt
- žádná expirace u materiálu obsahujícího osobní údaje
- odeslání ze soukromého účtu, do kterého se pak nikdo jiný nedostane
- soubory ponechané v úložišti dlouho po skončení spolupráce
- zásilka poslaná na obecnou adresu firmy místo konkrétní osobě
Technická stránka bezpečného doručení je dnes triviální. Selhání jsou skoro vždy procesní: opomenutí, spěch nebo zvyk poslat to stejnou cestou jako minule.
Proto se vyplatí mít pro klientské zásilky jeden pevný postup a držet se ho i u zakázky, která se zdá nedůležitá.
Když se klient ptá na soulad s předpisy
Opakovaně se objevují dvě otázky: kde jsou data uložena a kdo je může přečíst.
MyAirBridge ukládá data v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie pod GDPR. Přenos chrání šifrované spojení s hodnocením A+ od SSL Labs, což je nejvyšší možný stupeň, a v tarifech Pro a Enterprise lze přidat koncové šifrování, po jehož zapnutí obsah nepřečte nikdo kromě odesílatele a příjemce.
To jsou tvrzení, která se dají doložit a napsat do nabídky nebo do zpracovatelské smlouvy, na rozdíl od obecného odkazu na blíže neurčený globální cloud.
Kdy stačí obyčejný odkaz
Ne každá zásilka je důvěrná. Materiály určené ke zveřejnění, tiskové podklady nebo fotografie z akce, které stejně půjdou na web, nepotřebují heslo ani šifrování. Zbytečné zabezpečení klienta jen zdrží a v důsledku vede k tomu, že si postup zjednoduší po svém.
Rozhodovací pravidlo je jednoduché: pokud by zveřejnění obsahu nikomu neublížilo, stačí odkaz s rozumnou expirací. Jakmile jsou v zásilce osobní údaje, obchodní tajemství, finanční data nebo nezveřejněná práce, patří tam heslo a u nejcitlivějších případů koncové šifrování.
Bezplatný přenos zvládne 20 GB a vyprší po třech dnech, což u běžného předání dokumentů bohatě stačí. Placené tarify přidávají přesně to, co bezpečné doručení potřebuje: nastavitelnou expiraci od tarifu Basic a heslo se šifrováním od tarifu Pro.
Jak dlouho mají data zůstat dostupná
Zbytečně dlouhá dostupnost je riziko, zbytečně krátká je provozní problém. Pravidlo je jednoduché: expirace se má krýt s tím, jak dlouho klient data skutečně potřebuje.
| Situace | Doporučené nastavení |
|---|---|
| Jednorázové předání dokumentu | Krátká expirace, řádově dny |
| Zakázka s několika koly připomínek | Expirace do konce zakázky |
| Materiál s osobními údaji | Nejkratší možná expirace a heslo |
| Podklady, ke kterým se klient vrací | Sdílená složka místo jednorázového přenosu |
| Přenos zdarma | Vyprší automaticky po třech dnech |
Časté otázky
Jak poslat klientovi důvěrné dokumenty?
Zapněte koncové šifrování a heslo, odešlete přenos na konkrétní e-mailovou adresu, nastavte expiraci a heslo pošlete jiným kanálem než odkaz.
Jak doložím, že klient soubory dostal?
Odesílejte z účtu. Přenos se pak objeví v přehledu odchozích přenosů i s tím, kdy byl odeslán.
Kde jsou data uložena?
V datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie pod GDPR.
Od kterého tarifu je ochrana heslem a šifrování?
Ochrana heslem i koncové šifrování jsou dostupné od tarifu Pro. Nastavitelnou expiraci má už tarif Basic.
Shrnutí
Bezpečné doručení klientovi je kombinace šifrování, hesla poslaného jinou cestou, expirace odpovídající délce zakázky, adresného příjemce a záznamu o tom, co bylo odesláno. Ochrana heslem a koncové šifrování jsou od tarifu Pro, nastavitelná expirace od tarifu Basic a data zůstávají v datovém centru v Praze, tedy v EU pod GDPR.