Cómo enviar archivos a un cliente de forma segura
Una entrega a cliente suele contener material confidencial: contratos, datos personales, documentación financiera u obra todavía inédita. Enviarla de forma segura consiste en combinar el cifrado con el control sobre quién puede abrirla y durante cuánto tiempo, y con una prueba de que se entregó.
Qué suele exigir el trabajo con clientes
La versión gratuita cubre envíos de hasta 20 GB sin registro por ninguna de las dos partes, pero no incluye contraseña, cifrado de extremo a extremo ni caducidad personalizada: las transferencias gratuitas caducan a los tres días. El registro de transferencias entrantes y salientes y la autenticación de dos factores, en cambio, son funciones normales de la cuenta y no dependen del plan.
| Requisito | Control que lo cubre |
|---|---|
| Que solo el cliente pueda abrir el envío | protección con contraseña, desde Pro |
| Contenido ilegible para terceros | cifrado de extremo a extremo, desde Pro |
| Acceso que termina con el encargo | caducidad personalizada, desde Basic |
| Prueba de la entrega | registro de transferencias salientes |
| Datos dentro de la Unión Europea | almacenamiento en Praga, República Checa |
| Aspecto profesional de la descarga | subdominio propio y marca, desde Pro |
Una entrega segura paso a paso
- Prepare únicamente los archivos que el cliente necesita de verdad.
- Active el cifrado de extremo a extremo para el material confidencial.
- Ponga contraseña a la transferencia.
- Fije una caducidad acorde con el encargo, en lugar de dejarla indefinida.
- Envíe la transferencia a la dirección de correo del cliente en vez de repartir un enlace que después circule sin control.
- Comunique la contraseña por un canal distinto: teléfono, mensajería o en persona.
- Confirme la entrega en el registro de transferencias salientes en lugar de preguntar.
Los cinco primeros pasos son medidas técnicas que se activan al preparar el envío. Los dos últimos, comunicar la contraseña aparte y comprobar el registro, son los que convierten una entrega en algo demostrable meses después, cuando ya nadie recuerda la fecha exacta.
Errores que anulan la protección
- la contraseña enviada en el mismo correo que el enlace
- un enlace reenviado a un grupo de chat que sobrevive al proyecto
- el material con datos personales enviado sin ninguna caducidad
- la entrega hecha desde una cuenta personal a la que después nadie más accede
- archivos que siguen en el almacenamiento mucho después de terminar el encargo
Ninguno de estos fallos es técnico. Todos son de procedimiento, y por eso conviene fijar el procedimiento antes que la herramienta.
Un buen indicador es preguntarse quién podría abrir la entrega dentro de seis meses. Si en la respuesta aparece alguien que ya no participa en el proyecto, falta una caducidad o falta retirar un permiso.
Tres situaciones frecuentes
Documentación con datos personales
Aquí manda el principio de minimización: enviar lo imprescindible, a un destinatario concreto, con caducidad y con la posibilidad de acreditar qué salió. El almacenamiento dentro de la Unión Europea simplifica además la parte formal del expediente.
Obra creativa antes de su publicación
Contraseña y cifrado de extremo a extremo, con una caducidad ajustada a la fecha de publicación acordada. Para quien únicamente tiene que revisar, el acceso de solo lectura es suficiente.
Entregas periódicas al mismo cliente
Compensa una carpeta compartida de solo lectura por cliente en lugar de una cadena de enlaces. Hay una sola ubicación vigente y el acceso se retira de una vez cuando termina la relación.
Cuando el cliente pregunta por el cumplimiento normativo
Se repiten dos preguntas: dónde se guardan los datos y quién puede leerlos.
MyAirBridge almacena los datos en un centro de datos de Praga, en la República Checa, dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD. La transmisión va por conexión cifrada con calificación A+ de SSL Labs y, en los planes Pro y Enterprise, puede activarse el cifrado de extremo a extremo.
El servicio funciona desde 2012 y se opera desde la República Checa. Entre sus clientes figuran Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, la BBC, Booking.com, Cisco y Adidas, además de decenas de festivales internacionales de cine.
Preguntas frecuentes
¿Cómo envío documentos confidenciales a un cliente?
Con cifrado de extremo a extremo y contraseña, entregando a una dirección de correo concreta, con una caducidad definida y comunicando la contraseña por un canal distinto del enlace.
¿Cómo demuestro que el cliente recibió los archivos?
Enviando desde una cuenta: la transferencia queda anotada en el registro de transferencias salientes.
¿Dónde se almacenan los datos?
En un centro de datos de Praga, en la República Checa, lo que los mantiene dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD.
¿Puedo poner contraseña en la versión gratuita?
No. La protección con contraseña y el cifrado de extremo a extremo están disponibles desde el plan Pro.
Resumen
Una entrega segura a cliente combina cifrado, una contraseña comunicada por separado, una caducidad acorde con el encargo, destinatarios concretos y un registro de lo enviado. Los controles técnicos son sencillos de activar; los fallos, casi siempre, son de procedimiento.