Wie Sie Dateien sicher an Kunden versenden
Kundenlieferungen enthalten häufig Vertrauliches: Verträge, personenbezogene Daten, Finanzunterlagen oder unveröffentlichte Arbeiten. Sichere Zustellung verbindet Verschlüsselung mit der Kontrolle darüber, wer die Daten wie lange öffnen kann, und mit einem Nachweis, dass sie angekommen sind.
Was Kundenarbeit üblicherweise verlangt
Zwei dieser Punkte sind unabhängig vom Tarif verfügbar: die Zwei-Faktor-Authentifizierung für das Konto selbst und das Protokoll der ein- und ausgehenden Übertragungen. Beides gehört zu den normalen Kontofunktionen.
| Anforderung | Maßnahme |
|---|---|
| Nur der Kunde kann die Daten öffnen | Passwortschutz, ab Pro |
| Inhalt für Dritte unlesbar | Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, ab Pro |
| Zugriff endet mit dem Projekt | Frei wählbares Ablaufdatum, ab Basic |
| Nachweis der Zustellung | Protokoll der ausgehenden Übertragungen |
| Daten bleiben in der EU | Speicherung in Prag, Tschechien |
| Professioneller Auftritt | Eigene Subdomain und eigenes Erscheinungsbild, ab Pro |
Eine sichere Übergabe Schritt für Schritt
- Stellen Sie nur die Dateien zusammen, die der Kunde tatsächlich benötigt.
- Aktivieren Sie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für vertrauliches Material.
- Setzen Sie ein Passwort auf die Übertragung.
- Wählen Sie ein Ablaufdatum, das zum Auftrag passt, statt eines unbegrenzten Zugriffs.
- Senden Sie die Übertragung an die E-Mail-Adresse des Kunden, statt einen öffentlichen Link zu teilen.
- Übermitteln Sie das Passwort über einen anderen Kanal.
- Prüfen Sie die Zustellung im Übertragungsprotokoll, statt nachzufragen.
Der Kunde benötigt für den Download weder ein Konto noch eine Installation. Er öffnet den Link im Browser und gibt das Passwort ein, das Sie ihm getrennt übermittelt haben.
Fehler, die den Schutz wieder aufheben
- das Passwort in derselben E-Mail wie der Link
- ein Link, der in einen Gruppenchat weitergeleitet wird und das Projekt überdauert
- kein Ablaufdatum bei Material mit personenbezogenen Daten
- Versand aus einem persönlichen Konto, auf das später niemand sonst zugreifen kann
- Dateien, die lange nach Projektende noch im Speicher liegen
Auffällig ist, dass keiner dieser Punkte technischer Natur ist. Die Technik ist an dieser Stelle unkompliziert; was schiefgeht, sind fast immer die Abläufe rundherum.
Deshalb lohnt es sich, den sicheren Versand einmal als festen Ablauf zu beschreiben und ihn im Team verbindlich zu machen, statt ihn bei jeder Lieferung neu zu entscheiden. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die eigenen Konten gehört in denselben Ablauf; sie schützt genau den Zugang, über den sämtliche Kundenlieferungen laufen.
Laufende Kundenbeziehungen statt einzelner Sendungen
Bei einmaligen Lieferungen genügt eine geschützte Übertragung. Sobald die Zusammenarbeit über Monate läuft, ist ein freigegebener Ordner je Kunde die ruhigere Lösung: Es existiert eine aktuelle Fassung, und niemand arbeitet aus Versehen mit dem Anhang von vorletzter Woche.
Ordner lassen sich mit reinem Lesezugriff oder mit Lese- und Schreibrechten teilen. Der Kunde liest also seine Unterlagen, kann aber im selben Ordner auch Zulieferungen ablegen, ohne dass Sie ihm Zugriff auf alles andere geben.
Der Speicherplatz umfasst 200 GB bei Basic und 2 TB bei Pro, bei Pro und Enterprise erweiterbar in Schritten von 1 TB. Enterprise bietet unbegrenzten, geo-redundanten Speicher sowie eine zentrale Verwaltung, die den Überblick über Zugriffe auch dann erhält, wenn mehrere Beraterinnen und Berater mit wechselnden Mandaten arbeiten.
Wenn der Kunde nach Compliance fragt
Zwei Fragen kommen immer wieder: wo die Daten gespeichert werden und wer sie lesen kann.
MyAirBridge speichert die Daten in einem Rechenzentrum in Prag, Tschechien, also innerhalb der Europäischen Union und unter der DSGVO. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und wurde von SSL Labs mit A+ bewertet; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist optional in Pro und Enterprise verfügbar.
Der Dienst ist seit 2012 am Markt und wird von Tschechien aus betrieben. Zu den Kunden zählen unter anderem Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco und Adidas sowie Dutzende internationale Filmfestivals, was in Sicherheitsfragebögen erfahrungsgemäß mehr Gewicht hat als jede Selbstbeschreibung.
Häufige Fragen
Wie sende ich vertrauliche Dokumente an einen Kunden?
Nutzen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ein Passwort, senden Sie an eine namentliche E-Mail-Adresse, setzen Sie ein Ablaufdatum und übermitteln Sie das Passwort über einen getrennten Kanal.
Wie weise ich nach, dass der Kunde die Dateien erhalten hat?
Versenden Sie aus einem Konto heraus, dann erscheint die Übertragung im Protokoll der ausgehenden Übertragungen.
Wo werden die Daten gespeichert?
In einem Rechenzentrum in Prag, Tschechien. Damit bleiben sie innerhalb der EU und unter der DSGVO.
Muss der Kunde etwas installieren?
Nein. Alles läuft im Browser, und für den Download ist kein Konto erforderlich. Nötig ist lediglich das Passwort, sofern eines gesetzt wurde.
Zusammenfassung
Sichere Kundenzustellung ist eine Kombination aus Verschlüsselung, einem getrennt übermittelten Passwort, einem Ablaufdatum passend zum Auftrag, namentlichen Empfängern und einem Nachweis darüber, was versendet wurde. Die technischen Mittel sind unkompliziert; die Fehler liegen fast immer im Ablauf.