Jak bezpiecznie przesyłać pliki klientom
Materiały przekazywane klientom często zawierają treści poufne: umowy, dane osobowe, dokumenty finansowe albo prace przed publikacją. Bezpieczne przekazanie łączy szyfrowanie z kontrolą nad tym, kto i jak długo może otworzyć dane, oraz z dowodem, że materiał faktycznie został doręczony.
Czego zwykle wymaga praca z klientem
Rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe to zwykłe funkcje konta, dostępne niezależnie od wybranego planu.
| Wymaganie | Mechanizm kontroli |
|---|---|
| Materiał otworzy wyłącznie klient | Ochrona hasłem, od planu Pro |
| Treść nieczytelna dla osób postronnych | Szyfrowanie end-to-end, od planu Pro |
| Dostęp kończy się wraz z projektem | Własny termin wygaśnięcia, od planu Basic |
| Dowód doręczenia | Rejestr przesyłek wychodzących |
| Dane pozostają w Unii Europejskiej | Przechowywanie danych w Pradze, w Czechach |
| Profesjonalna prezentacja | Własna subdomena i oprawa graficzna, od planu Pro |
Bezpieczne przekazanie krok po kroku
- Przygotować wyłącznie te pliki, których klient faktycznie potrzebuje.
- Włączyć szyfrowanie end-to-end dla materiałów poufnych.
- Ustawić hasło na przesyłce.
- Ustawić termin wygaśnięcia odpowiadający czasowi trwania współpracy, a nie dostęp bezterminowy.
- Wysłać przesyłkę na adres e-mail klienta zamiast udostępniać publiczny link.
- Hasło przekazać innym kanałem niż sam link.
- Doręczenie potwierdzić w rejestrze przesyłek, a nie pytaniem do klienta.
Cała procedura odbywa się w przeglądarce, a klient nie musi zakładać konta ani niczego instalować, żeby pobrać materiał.
Błędy, które niweczą zabezpieczenia
- hasło wysłane w tej samej wiadomości co link
- link przekazany dalej do czatu grupowego, który przetrwa cały projekt
- brak terminu wygaśnięcia przy materiałach zawierających dane osobowe
- wysyłka z prywatnego konta, do którego nikt inny nie ma później dostępu
- pliki pozostawione w magazynie danych długo po zakończeniu współpracy
Wszystkie te sytuacje mają wspólną cechę: technika zadziałała poprawnie, zawiodła procedura. Dlatego zasady przekazywania materiałów warto ustalić raz dla całej firmy, zamiast rozstrzygać je przy każdym projekcie od nowa.
Gdy klient pyta o zgodność z przepisami
Powtarzają się dwa pytania: gdzie przechowywane są dane i kto może je odczytać.
MyAirBridge przechowuje dane w centrum danych w Pradze, w Czechach, czyli na terenie Unii Europejskiej i pod reżimem RODO. Transmisja jest szyfrowana, a jakość połączenia szyfrowanego oceniono na A+ w SSL Labs. Szyfrowanie end-to-end jest dostępne opcjonalnie w planach Pro i Enterprise.
Usługa działa od 2012 roku i jest prowadzona z Czech. Korzystają z niej między innymi Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco i Adidas, a także kilkadziesiąt międzynarodowych festiwali filmowych.
Dostęp, który można odebrać
Folder udostępniony z prawem wyłącznie do odczytu sprawdza się tam, gdzie klient ma jedynie pobierać materiał, a folder z prawem odczytu i zapisu tam, gdzie odsyła własne pliki. W obu przypadkach dostęp można wycofać, gdy współpraca się kończy.
Własny termin wygaśnięcia, dostępny od planu Basic, pozwala dopasować żywotność linku do harmonogramu projektu. Bezpłatne przesyłki wygasają po trzech dniach, co przy materiałach poufnych bywa zaletą, ale rzadko wystarcza przy dłuższych ustaleniach z klientem.
Konto może obejmować członków zespołu, dzięki czemu przekazania nie są przypisane do prywatnej skrzynki jednej osoby. Gdy opiekun klienta zmienia się w trakcie współpracy, historia wydań zostaje w firmie, a nowy zespół nie zaczyna od pytania, co właściwie zostało już wysłane.
Wielkość przekazywanego materiału a wybór planu
Wielkość przekazania rozstrzyga o wyborze planu szybciej niż same funkcje bezpieczeństwa. Komplet dokumentów i skanów mieści się w bezpłatnym limicie 20 GB na jedno przesłanie, natomiast materiał wideo, dokumentacja fotograficzna albo eksport bazy danych zwykle go przekraczają.
Plan Basic podnosi limit do 50 GB na jedno przesłanie i dodaje 200 GB magazynu danych, plan Pro do 250 GB na jedno przesłanie i 2 TB magazynu, a plan Enterprise znosi limit przesyłek i oferuje magazyn geograficznie redundantny bez ograniczeń wraz z centralną administracją. Przestrzeń rozszerza się w krokach po 1 TB w planach Pro i Enterprise.
Plany płatne oferują też wyższą prędkość wysyłania i pobierania. Przy przekazaniu materiału w dniu, w którym klient go oczekuje, ma to znaczenie równie praktyczne jak sam limit, ponieważ decyduje o tym, czy przesyłka wyjdzie przed końcem dnia pracy.
MyAirBridge działa od 2012 roku, jest prowadzony z Czech, a wszystko odbywa się w przeglądarce. Klient nie musi zakładać konta ani instalować oprogramowania, żeby odebrać materiał, co usuwa najczęstszą przyczynę opóźnień po stronie odbiorcy.
Najczęstsze pytania
Jak przesłać klientowi poufne dokumenty?
Włączyć szyfrowanie end-to-end i ustawić hasło, wysłać przesyłkę na konkretny adres e-mail, ustawić termin wygaśnięcia, a hasło przekazać osobnym kanałem.
Jak udowodnić, że klient otrzymał pliki?
Wysyłać z konta, dzięki czemu przesyłka pojawia się w rejestrze przesyłek wychodzących wraz z informacją o pobraniu.
Gdzie przechowywane są dane?
W centrum danych w Pradze, w Czechach, co oznacza, że pozostają na terenie Unii Europejskiej i pod reżimem RODO.
Podsumowanie
Bezpieczne przekazanie materiałów klientowi to połączenie szyfrowania, hasła przesłanego osobnym kanałem, terminu wygaśnięcia dopasowanego do współpracy, imiennych odbiorców oraz zapisu tego, co zostało wysłane. Mechanizmy techniczne są proste, a przyczyną wpadek niemal zawsze jest procedura, a nie technologia.