Comment partager des fichiers avec une équipe
Le partage de fichiers en équipe fonctionne mieux avec des dossiers partagés dotés de permissions explicites qu'avec l'envoi d'une copie à chacun. Tout le monde travaille alors sur la même version à jour, au lieu de courir après les pièces jointes.
Mettre en place le partage
- Créez une arborescence de dossiers qui reflète vos projets ou vos clients.
- Ajoutez les membres de l'équipe au compte.
- Partagez chaque dossier avec les personnes qui en ont besoin.
- Attribuez un accès en lecture seule à ceux qui ne font que consulter, et un accès en lecture et écriture à ceux qui contribuent.
- Activez les notifications pour que l'équipe soit informée des changements de contenu.
- Vérifiez périodiquement la liste des accès et retirez ceux qui ne sont plus justifiés.
Les dossiers partagés se règlent en lecture seule ou en lecture et écriture, et les membres d'équipe sont disponibles à partir de l'offre Pro de MyAirBridge.
Pourquoi les copies posent problème
- plusieurs versions du même fichier circulent en parallèle
- personne ne sait avec certitude laquelle est la version finale
- le stockage se remplit de doublons
- les personnes arrivées plus tard n'ont jamais reçu l'original
- ceux qui partent conservent des copies qu'on ne peut plus retirer
Un dossier partagé supprime tous ces problèmes d'un coup : il n'existe qu'une seule copie, et l'accès est accordé plutôt que distribué. Retirer un accès est instantané, alors qu'on ne peut pas rappeler un fichier déjà téléchargé.
Les permissions en pratique
La règle la plus simple consiste à donner à chacun le niveau d'accès minimal qui lui permet de faire son travail. Cela évite les modifications involontaires autant que les fuites.
| Rôle | Accès recommandé |
|---|---|
| Équipe projet | Lecture et écriture |
| Client | Lecture seule, ou écriture dans un dossier de dépôt dédié |
| Prestataire externe | Écriture dans un seul dossier, aucun accès au reste |
| Direction | Lecture seule |
Structurer les dossiers pour que cela tienne dans la durée
Une arborescence qui fonctionne au bout de six mois est plus utile qu'une arborescence parfaite le premier jour. Le critère décisif est qu'une personne extérieure au projet trouve le bon dossier sans poser de question.
- un dossier de premier niveau par client ou par projet, jamais par personne
- un sous-dossier de dépôt clairement identifié pour les livraisons entrantes
- des noms de fichiers datés lorsque plusieurs versions se succèdent
- un dossier d'archive pour ce qui est terminé mais doit rester consultable
Administration et croissance de l'équipe
Sur l'offre Enterprise, le stockage est géoredondant et sans limite, et les accès s'activent ou se désactivent depuis une administration centrale. Cela compte au moment où des personnes arrivent dans l'organisation ou la quittent.
L'offre Enterprise prévoit également des membres d'équipe gratuits à mesure que la capacité augmente, ce qui évite d'avoir à arbitrer entre le nombre de personnes qui ont accès et le volume de données conservées.
Comme tout fonctionne dans le navigateur, les équipes réparties sur plusieurs sites travaillent sur le même stockage sans installer de logiciel ni synchroniser de copies locales. L'authentification à deux facteurs et le journal des transferts entrants et sortants font partie des fonctions normales du compte.
Faire entrer les intervenants externes sans ouvrir tout le stockage
La plupart des projets impliquent au moins une personne qui n'appartient pas à l'organisation : un client, un photographe, un traducteur, un sous-traitant. C'est précisément là que les copies prolifèrent, parce qu'on ne sait pas comment leur donner un accès limité.
La réponse tient en un dossier de dépôt dédié. L'intervenant externe obtient un accès en écriture sur ce seul dossier, dépose ses livraisons et ne voit rien du reste. Il n'a pas besoin de compte pour recevoir un transfert, et l'ensemble se pilote depuis le navigateur, sans installation de son côté.
Quand la collaboration se termine, l'accès se retire en une opération. Rien ne subsiste chez lui qu'il puisse continuer à consulter, contrairement à une série de fichiers envoyés par e-mail au fil des mois.
Ce que le partage d'équipe apporte face à l'e-mail
L'e-mail reste pratique pour la conversation, mais il remplit mal le rôle de support de fichiers. La limite habituelle de pièce jointe tourne autour de 25 Mo, ce qui exclut d'emblée les maquettes, les vidéos, les jeux de photos et la plupart des livrables réels.
Un dossier partagé n'a pas cette contrainte, conserve une version unique, et laisse une trace de qui a accès à quoi. MyAirBridge fonctionne depuis 2012 et est exploité depuis la République tchèque, avec un stockage des données à Prague, au sein de l'Union européenne et sous le régime du RGPD, ce qui simplifie les discussions internes sur la localisation des données.
Questions fréquentes
Comment plusieurs personnes travaillent-elles sur les mêmes fichiers ?
Par un dossier partagé avec permissions : chacun accède à une copie unique au lieu de recevoir sa propre copie.
Puis-je donner accès à un seul dossier ?
Oui. Les dossiers se partagent individuellement, et l'accès peut être en lecture seule ou en lecture et écriture.
Que se passe-t-il quand quelqu'un quitte l'équipe ?
Son accès se retire dans le compte, et l'offre Enterprise permet de le faire depuis une administration centrale. C'est ce qui n'est plus possible une fois les fichiers distribués sous forme de copies.
Faut-il installer un logiciel pour l'équipe ?
Non. Tout se passe dans le navigateur, sur n'importe quel système, et les destinataires externes n'ont pas besoin de compte pour télécharger.
Résumé
Le partage de fichiers en équipe doit reposer sur des dossiers partagés aux permissions explicites plutôt que sur la distribution de copies. Cela garantit une seule version à jour, contrôle qui peut contribuer et permet de retirer un accès au départ d'une personne. Les membres d'équipe sont disponibles à partir de l'offre Pro de MyAirBridge, et l'offre Enterprise ajoute une administration centrale, un stockage géoredondant sans limite ainsi que des membres d'équipe gratuits à mesure que la capacité augmente.