Compartir archivos en equipos remotos y distribuidos
Un equipo distribuido no puede apoyarse en la unidad de red de una oficina. Necesita almacenamiento accesible desde el navegador en cualquier lugar y permisos que reflejen quién hace qué, sin obligar a nadie a instalar y configurar software en su ordenador.
Qué falla en el trabajo distribuido
- los archivos enviados como adjuntos acaban en buzones personales
- cada huso horario trabaja sobre una versión distinta
- los colaboradores externos no tienen acceso a la unidad de la empresa
- los clientes de sincronización se atascan con archivos grandes en conexiones lentas
- cuando alguien se marcha, nadie sabe qué sigue teniendo en su poder
Ninguno de estos problemas es de capacidad. Todos tienen que ver con dónde está el archivo y con quién puede acceder a él, y por eso no se resuelven comprando más espacio.
Una configuración que funciona en el navegador
- Cree una estructura de carpetas que refleje los proyectos y no el organigrama.
- Dé de alta en la cuenta a los miembros del equipo.
- Conceda permisos de lectura y escritura donde se produce trabajo y de solo lectura donde solo se consume.
- Dé a cada colaborador externo acceso a una única carpeta.
- Use notificaciones en lugar de anunciar cada cambio en el chat.
- Retire el acceso de forma centralizada cuando alguien deje el equipo.
Como todo funciona en el navegador, no hay nada que instalar ni mantener en los equipos individuales. Es la diferencia entre incorporar a un colaborador en cinco minutos y tener que abrir una incidencia en el departamento de sistemas.
Permisos por función
El destinatario externo nunca necesita cuenta: recibe un enlace y descarga en el navegador. La cuenta solo hace falta para quien trabaja dentro del almacenamiento compartido.
Las carpetas compartidas admiten dos niveles de permiso: solo lectura, para quien únicamente consulta, y lectura y escritura, para quien aporta material. Con esos dos niveles se cubre casi cualquier organización real sin construir una jerarquía de permisos que después nadie mantiene.
| Función | Acceso recomendado |
|---|---|
| Equipo del proyecto | lectura y escritura en la carpeta del proyecto |
| Dirección y revisores | solo lectura |
| Colaborador externo | lectura y escritura en una única carpeta |
| Cliente o destinatario puntual | enlace de descarga, sin cuenta |
Trabajar entre husos horarios
El trabajo asíncrono depende de que cada persona encuentre la versión vigente sin tener que preguntar. Una carpeta compartida lo garantiza por sí sola: hay una sola copia y siempre es la última.
Las notificaciones avisan a quien empieza su jornada en el siguiente huso horario de lo que ha cambiado mientras estaba desconectado, y sustituyen a un mensaje de traspaso que muy a menudo no llega a escribirse.
Para envíos puntuales fuera del equipo sigue funcionando la transferencia corriente: un enlace, sin registro por ninguna de las dos partes y con descargas ilimitadas.
Administración y control de la capacidad
En el plan Enterprise la capacidad de almacenamiento se reparte entre los miembros del equipo según lo que necesita cada uno, los miembros se activan y se desactivan de forma centralizada, y su número crece con la capacidad contratada sin coste adicional por persona.
El plan Pro ya incluye miembros del equipo y 2 TB de almacenamiento, ampliable en incrementos de 1 TB, igual que en Enterprise.
La higiene de accesos es lo primero que se degrada en equipos con colaboradores que entran para un proyecto y salen al terminarlo. Poder revocar desde un único sitio es lo que la mantiene viable a lo largo del tiempo.
Dónde están los datos y quién puede leerlos
Los datos se almacenan en un centro de datos de Praga, en la República Checa, dentro de la Unión Europea y bajo el RGPD. Para un equipo repartido por varios países, esa es la respuesta a la pregunta que antes o después plantea el departamento jurídico.
La transmisión va por conexión cifrada, con calificación A+ de SSL Labs. La cuenta admite autenticación de dos factores y mantiene un registro de transferencias entrantes y salientes; desde el plan Pro pueden añadirse la protección con contraseña y el cifrado de extremo a extremo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo comparten archivos grandes los equipos remotos?
Con almacenamiento compartido accesible desde el navegador y con permisos, de modo que todos trabajan sobre una única versión vigente sin instalar software de sincronización.
¿Cómo damos acceso limitado a un colaborador externo?
Compartiendo con él una sola carpeta en lugar de todo el almacenamiento, y retirando el permiso cuando termina el encargo.
¿Necesita cuenta todo el mundo?
Los miembros del equipo sí. Los destinatarios externos reciben un enlace de descarga corriente y no necesitan cuenta.
¿Se puede trabajar sin instalar nada?
Sí. Todo el servicio funciona en el navegador: la subida, la descarga y la gestión de las carpetas compartidas.
Resumen
Un equipo distribuido necesita una única versión vigente accesible desde el navegador en cualquier lugar, permisos que correspondan a las funciones reales, notificaciones en lugar de mensajes de traspaso y control centralizado del acceso cuando alguien entra o sale. Nada de ello exige instalar software en los equipos de los participantes.