Jak szkoły i uczelnie udostępniają duże materiały dydaktyczne

Co trafia do studentów

• nagrania wykładów i seminariów, często po kilka gigabajtów każde
• zbiory danych do ćwiczeń i prac badawczych
• materiały do zajęć, teksty źródłowe i szablony
• archiwa całego semestru na czas powtórek przed sesją

Każda z tych pozycji przekracza typowy limit załącznika pocztowego, wynoszący około 25 MB, i to zwykle o kilka rzędów wielkości. Nagranie jednego wykładu w rozdzielczości 1080p bywa większe niż cały semestralny komplet materiałów tekstowych.

Dystrybucja do grupy

1. Po zajęciach przesłać nagranie albo komplet materiałów.
2. Udostępnić jeden link całej grupie albo założyć folder na cały przedmiot.
3. Ustawić wygaśnięcie linku na koniec semestru, a nie na kilka dni.
4. Po wydaniu poprawionej wersji podmienić materiał w miejscu.
5. Archiwum przedmiotu zostawić w magazynie danych na potrzeby kolejnego rocznika.

Liczba pobrań nie jest ograniczona, więc wielkość grupy nie wymusza ponownego przesyłania materiału. Ten sam link tak samo obsłuży dziesięć osób, jak i trzysta.

Zbieranie prac studenckich

Folder udostępniony z prawem zapisu pozwala studentom oddawać duże projekty, prace wideo albo zbiory danych bezpośrednio, bez zakładania konta i bez walki z limitem załącznika.

Rejestr przesyłek przychodzących zapisuje, co i kiedy wpłynęło, co rozstrzyga spory o dotrzymanie terminu bez sięgania po zrzuty ekranu ze skrzynki pocztowej.

Wszystko działa w przeglądarce, więc od studenta nie wymaga się instalowania niczego dodatkowego. To realnie zmniejsza liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej w tygodniu oddawania prac.

Dane badawcze

Współpraca badawcza często dotyczy zbiorów danych znacznie przekraczających możliwości poczty elektronicznej i wymienianych między instytucjami w różnych krajach.

Limit 250 GB na jedno przesłanie w planie Pro oraz brak limitu w planie Enterprise pokrywają większość takich wymian, a przechowywanie danych na terenie Unii Europejskiej ma znaczenie w projektach, które tego wymagają.

Magazyn danych można rozszerzać w krokach po 1 TB w planach Pro i Enterprise, co pozwala dopasować pojemność do skali projektu badawczego, zamiast planować ją na zapas na kilka lat naprzód.

Bezpłatny wariant dla pojedynczych zajęć

Wykładowca, który chce jednorazowo udostępnić nagranie, nie musi angażować uczelnianego działu IT. Bezpłatne przesyłanie obejmuje do 20 GB na jedno przesłanie, bez rejestracji po stronie nadawcy i odbiorcy, a przesyłka pozostaje dostępna przez trzy dni.

Do stałej pracy z całym przedmiotem lepiej sprawdzają się plany płatne, ponieważ dodają magazyn danych i własny termin wygaśnięcia, w tym możliwość braku wygaśnięcia. Materiały nie znikają wtedy w środku semestru.

Plan Basic obejmuje 50 GB na jedno przesłanie i 200 GB magazynu danych, plan Pro 250 GB na jedno przesłanie i 2 TB magazynu, a plan Enterprise znosi limity przesyłek i oferuje magazyn geograficznie redundantny bez ograniczeń. Plany płatne dają też wyższą prędkość wysyłania i pobierania, co odczuwa każdy, kto przesyła nagranie wykładu tuż po zajęciach.

Ochrona materiałów i danych osobowych

Prace studenckie, listy uczestników i nagrania z udziałem osób fizycznych to dane, które podlegają RODO. Dane są przechowywane w centrum danych w Pradze, czyli na terenie Unii Europejskiej, a połączenie szyfrowane ma ocenę A+ w SSL Labs, co upraszcza rozmowę z inspektorem ochrony danych w uczelni.

Materiały o ograniczonym obiegu, na przykład zestawy zadań egzaminacyjnych, można dodatkowo zabezpieczyć hasłem oraz szyfrowaniem end-to-end, dostępnymi od planu Pro. Hasło warto przekazać innym kanałem niż sam link, ponieważ w grupie studenckiej link rozchodzi się szybciej niż jakikolwiek regulamin.

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących są zwykłymi funkcjami konta i nie zależą od wybranego planu. Dla katedry oznacza to możliwość wykazania, kiedy praca wpłynęła, bez sięgania po prywatną skrzynkę pocztową prowadzącego.

Sensowną zasadą jest też ograniczanie zakresu udostępnienia: folder z prawem wyłącznie do odczytu dla studentów pobierających materiał, folder z prawem zapisu jedynie na czas oddawania prac, a po zamknięciu semestru odebranie dostępu. Dzięki temu archiwum przedmiotu zostaje, a otwarte kanały nie.

Najczęstsze pytania

Jak wysłać studentom nagranie wykładu?

Przesłać materiał raz i udostępnić jeden link albo folder przedmiotu. Liczba pobrań nie jest ograniczona, więc liczebność grupy nie ma znaczenia.

Jak studenci mogą oddawać duże prace zaliczeniowe?

Przez folder udostępniony z prawem zapisu, który pozwala im przesyłać pliki bezpośrednio, bez zakładania konta.

Czy materiały mogą być dostępne przez cały semestr?

Tak. Plany płatne pozwalają ustawić własny termin wygaśnięcia albo zrezygnować z niego, a materiały mogą zostać w magazynie danych dla kolejnych roczników.

Podsumowanie

Edukacja potrzebuje dystrybucji od jednego nadawcy do wielu odbiorców oraz zbierania prac od wielu osób naraz, w obu przypadkach bez kont i bez oprogramowania po stronie uczestników. Udostępnione linki i foldery obsługują dystrybucję, foldery z prawem zapisu obsługują oddawanie prac, a magazyn danych utrzymuje archiwum przedmiotu w stanie użytecznym dla kolejnego rocznika.