Jak školy a univerzity sdílejí velké studijní materiály
Vzdělávací instituce rozesílají záznamy přednášek, datové sady a studijní podklady velkým skupinám a zpět od studentů vybírají odevzdané práce. Překážkou přitom bývá spíš organizace než samotná kapacita: všechno má fungovat bez účtů, bez instalace a aniž by každému účastníkovi musela pomáhat školní IT podpora.
Co se ve škole rozesílá
Objem dat ve výuce vyrostl s tím, jak se běžnou součástí staly nahrávané přednášky, videosemináře a práce s reálnými datovými sadami. Materiál, který se dřív vešel do e-mailu, dnes zabírá jednotky až desítky gigabajtů.
Charakteristické přitom je, že se stejný soubor posílá mnoha lidem naráz a že mezi příjemci je vždycky někdo, kdo si s technikou nerozumí. Řešení proto musí být jednoduché na obou koncích, ne jen na tom vyučujícím.
- záznamy přednášek a seminářů, často několik gigabajtů za jedno setkání
- datové sady pro cvičení, seminární práce a výzkum
- studijní texty, skripta, podklady a šablony
- archiv celého semestru pro opakování před zkouškou
- obrazové a zvukové materiály u uměleckých a jazykových oborů
Běžný limit e-mailové přílohy je kolem 25 MB, což nestačí ani na několikaminutový záznam. Rozesílání studijních materiálů přílohou proto v praxi nepřipadá v úvahu.
Distribuce celé skupině
- Po skončení výuky nahrajte záznam nebo podklady.
- Sdílejte jeden odkaz s celou skupinou, nebo rovnou složku pro celý předmět.
- Nastavte expiraci na konec semestru místo několika dnů.
- Když vyjde opravená verze, vyměňte soubor na stejném místě.
- Archiv předmětu nechte v úložišti pro další ročník.
Počet stažení není omezen, takže na velikosti skupiny nezáleží. Stejný odkaz obslouží deset i pět set studentů a nic se nemusí nahrávat znovu.
Odkaz lze vložit do studijního systému, do hromadného e-mailu i do zprávy ve skupině. Studenti si soubory stáhnou v prohlížeči, bez registrace a bez instalace čehokoli.
Sběr odevzdaných prací
Složka sdílená s právem zápisu funguje opačným směrem: studenti do ní nahrají rozsáhlé projekty, videotvorbu nebo naměřená data sami, bez účtu a bez limitů e-mailových příloh.
Přehled příchozích přenosů zaznamená, co a kdy dorazilo. To obvykle ukončí spory o termín odevzdání, protože čas nahrání je doložitelný.
- jedna složka na předmět nebo na termín odevzdání
- studenti nepotřebují účet ani žádný software
- nahrané soubory zůstávají v původní kvalitě, nic se nepřevzorkuje
- vyučující vidí všechny odevzdané práce na jednom místě
- notifikace upozorní na změny ve sdílené složce
Stejný postup funguje i mimo výuku. Přijímací řízení na uměleckých školách, portfolia uchazečů, podklady k závěrečným pracím nebo záznamy z praxí jsou typově tentýž problém: velké soubory od mnoha lidí, kteří u vás nemají a nebudou mít účet.
Výzkumná data a spolupráce mezi institucemi
Výzkumné týmy si napříč zeměmi a institucemi vyměňují datové sady, které dávno přerostly možnosti e-mailu i běžného sdílení příloh.
Přenosy do 250 GB v tarifu Pro a bez omezení v tarifu Enterprise pokryjí většinu takových výměn. Data jsou uložena v datovém centru v Praze, tedy v České republice a v rámci Evropské unie pod GDPR, což u grantových projektů a spolupráce s veřejnými institucemi bývá přímo podmínkou.
U výzkumných dat se navíc obvykle nejedná o jednorázové doručení. Sdílená složka, do které mají přístup všichni členové týmu, dává větší smysl než série samostatných přenosů, protože se v ní nikdo neztratí a data přežijí i změny v obsazení projektu.
Proč nestačí školní e-mail ani sdílený disk
Školní e-mail
Limit přílohy kolem 25 MB zvládne prezentaci nebo sadu textů, ale nic z toho, co se nahrává na kameru nebo měří v laboratoři. Hromadné rozeslání gigabajtového souboru navíc zatíží poštovní server tolikrát, kolik je adresátů.
Sdílený disk instituce
Uvnitř školy funguje dobře. Problém začíná u lidí zvenčí, tedy u externích vyučujících, uchazečů, partnerských institucí a studentů z výměnných programů, kteří nemají školní účet a bývají vyzváni k přihlášení. Právě tady se materiály nejčastěji zaseknou.
Přenosová služba
Odkaz otevře kdokoli v prohlížeči, bez účtu a bez instalace. Vyučující řeší jen to, jak dlouho má odkaz platit a jestli má být chráněný heslem.
Co který tarif pokryje
| Situace | Co je potřeba |
|---|---|
| Jednorázové rozeslání záznamu do 20 GB | Bezplatný přenos, dostupný tři dny |
| Materiály mají vydržet celý semestr | Nastavitelná expirace od tarifu Basic |
| Archiv předmětu mezi ročníky | Úložiště 200 GB v tarifu Basic, 2 TB v tarifu Pro |
| Sběr rozsáhlých studentských prací | Sdílená složka s právem zápisu |
| Více vyučujících pracuje se stejnými daty | Členové týmu od tarifu Pro |
| Objemná výzkumná data | 250 GB v tarifu Pro, bez omezení v tarifu Enterprise |
Časté otázky
Jak pošleme studentům záznam přednášky?
Nahrajete jej jednou a sdílíte jeden odkaz nebo složku předmětu. Počet stažení není omezen, takže na počtu studentů nezáleží.
Jak mohou studenti odevzdat velké práce?
Přes složku sdílenou s právem zápisu. Nahrají do ní soubory přímo v prohlížeči, bez zakládání účtu.
Mohou být materiály dostupné celý semestr?
Ano. Od tarifu Basic si dobu platnosti nastavujete sami, takže odkaz může platit až do konce semestru, a materiály lze nechat v úložišti i pro další ročník.
Musí si studenti něco instalovat?
Ne. Vše běží v prohlížeči a příjemce nepotřebuje účet ani žádný program.
Shrnutí
Výuka potřebuje dvě věci naráz: rozeslat stejný materiál mnoha lidem a zpět od nich vybrat odevzdané soubory, v obou případech bez účtů a bez instalace. Distribuci pokryjí sdílené odkazy a složky, sběr odevzdaných prací složka s právem zápisu a úložiště udrží archiv předmětu použitelný i pro další ročník.