Jak poslat soubory více příjemcům najednou
Stejné soubory se k více lidem dostanou třemi způsoby: jedním odkazem ke stažení, přenosem odeslaným na několik e-mailových adres nebo sdílenou složkou, pokud má skupina mít přístup dlouhodobě. Nahrávat data opakovaně není potřeba ani v jednom případě.
Tři způsoby, jak to udělat
Jeden odkaz pro všechny
Nahrajete jednou a stejný odkaz rozešlete komukoli. Je to nejjednodušší varianta a počet stažení není omezený, takže na velikosti skupiny nezáleží.
Více e-mailových adres
Při vytváření přenosu zadáte několik příjemců a každý z nich dostane oznámení přímo. Je tak jasné, komu byla zásilka určena.
Sdílená složka
Hodí se tam, kde stejná skupina potřebuje přístup k materiálům průběžně, ne k jedné konkrétní zásilce.
Proč se soubory nenahrávají pro každého zvlášť
Data se nahrají jednou a leží na serveru v jediné kopii. Odkaz na ně může otevřít kdokoli a tolikrát, kolikrát potřebuje, počet stažení není u MyAirBridge omezený v žádném tarifu, tedy ani v tom bezplatném.
Rozesílat stejnou zásilku opakovaně je proto zbytečná práce. U dvaceti příjemců je rozdíl mezi jedním nahráním a dvaceti nahráními několik hodin času a dvacetinásobek přeneseného objemu.
Právě tady je hlavní rozdíl proti e-mailovým přílohám. Ty se ukládají do každé schránky zvlášť, takže jedna velká příloha se v systému znásobí tolikrát, kolik má zpráva adresátů.
Odeslání skupině
- Nahrajte soubory jednou, opakované nahrávání není potřeba.
- Zvolte, jestli budete šířit odkaz, nebo zadáte adresy jednotlivých příjemců.
- Nastavte expiraci podle nejpomalejšího příjemce, ne podle nejrychlejšího.
- U větší skupiny a citlivého obsahu přidejte heslo.
- Odešlete a nechte každého, ať si data stáhne, kdy mu to vyhovuje.
Právě třetí krok bývá zdrojem zbytečné práce. Když se přenos nastaví na krátkou dobu, část skupiny se k němu nedostane včas a celé odesílání se opakuje.
Odkaz, nebo jmenovití příjemci
Obě varianty doručí totéž, liší se mírou kontroly nad tím, kam se zásilka dál dostane.
| Jeden sdílený odkaz | Jmenovití příjemci | |
|---|---|---|
| Náročnost | Nejnižší | Mírně vyšší |
| Kontrola nad šířením | Nízká, odkaz lze přeposlat | Vyšší |
| Vhodnost pro důvěrné materiály | Jen s heslem | Lepší |
| Vhodnost pro velké skupiny | Ano | Ano |
Sdílená složka pro opakované doručování
Jakmile se stejné skupině posílají materiály pravidelně, přestává mít jednorázový přenos smysl. Sdílená složka drží data na jednom místě a skupina k nim má přístup, aniž by jí někdo pokaždé posílal nový odkaz.
Práva lze nastavit pouze pro čtení, nebo i pro zápis, pokud mají ostatní podklady také přidávat. Notifikace informují o změnách ve složce, takže o novém materiálu se příjemci dozvědí sami.
Sdílené složky a členy týmu nabízí MyAirBridge od tarifu Pro, který zahrnuje také úložiště 2 TB. V tarifu Enterprise je úložiště neomezené a geograficky redundantní, členy týmu tam přidáváte zdarma a s nimi roste i dostupná kapacita.
Praktické poznámky
- počet stažení není omezený, takže větší skupina neznamená opakované nahrávání
- delší expirace znatelně sníží počet dotazů od těch, kdo si zásilku nestihli stáhnout
- u pravidelné distribuce stejné skupině ušetří sdílená složka opakované odesílání
- odkaz do skupinové konverzace se šíří dál, než čekáte, u citlivých dat volte adresné odeslání
- do e-mailu uveďte celkovou velikost, ať příjemce ví, do čeho jde
U zásilek, které míří na desítky adres, se vyplatí rozmyslet dopředu, jak dlouho má odkaz platit. Bezplatné přenosy vyprší po třech dnech, od tarifu Basic si dobu platnosti nastavíte sami.
Kdy skupinu raději rozdělit
Ne každý příjemce potřebuje totéž. Když se do jedné zásilky sype všechno pro všechny, roste objem dat i pravděpodobnost, že se k někomu dostane materiál, který mu nebyl určen.
Praktičtější bývá rozdělit odeslání podle rolí: klientovi finální výstupy, tiskárně tiskové podklady, vlastnímu týmu pracovní soubory. Každá skupina dostane menší zásilku a odpadne dohadování, co si má z balíku vzít.
U pravidelné spolupráce má stejný efekt několik sdílených složek s různými právy, tedy pouze pro čtení tam, kde má druhá strana jen odebírat, a s právem zápisu tam, kde má i podklady dodávat.
Časté otázky
Může si stejný přenos stáhnout více lidí?
Ano. Počet stažení není omezený, takže jeden odkaz obslouží libovolný počet příjemců.
Je lepší poslat jeden odkaz, nebo zadat každou adresu?
Jeden odkaz je jednodušší, jmenovití příjemci dávají větší kontrolu nad tím, kdo zásilku dostal. U citlivých materiálů se vyplatí druhá varianta.
Jak stejné skupině doručovat soubory pravidelně?
Sdílenou složkou. Skupina má trvalý přístup a nové materiály se objeví, aniž by se pokaždé zakládal nový přenos.
Musí si příjemci zakládat účet?
U odkazu ke stažení ne, soubory si stáhnou přímo z prohlížeče. Účet potřebují jen členové týmu, kteří pracují ve sdíleném úložišti.
Shrnutí
Jedno nahrání obslouží mnoho příjemců, ať už přes sdílený odkaz, jmenovité e-mailové adresy nebo sdílenou složku pro trvalý přístup. Počet stažení není omezený, takže velikost skupiny není překážkou. Expiraci a heslo ale volte podle toho, jak široce se odkaz rozšíří.