Jak wysłać pliki do wielu odbiorców naraz
Te same pliki mogą trafić do wielu osób na trzy sposoby: przez jeden link do pobrania, przez transfer zaadresowany na kilka adresów e-mail albo przez folder udostępniony, gdy grupa potrzebuje stałego dostępu.
Trzy możliwe sposoby
Jeden link dla wszystkich
Materiał przesyła się raz, a ten sam link trafia do wszystkich odbiorców. Jest to rozwiązanie najprostsze, a ponieważ liczba pobrań jest nieograniczona, wielkość grupy nie ma znaczenia.
Wiele adresów e-mail
Podczas tworzenia transferu wpisuje się adresy kilku odbiorców, a każdy z nich otrzymuje powiadomienie bezpośrednio. Daje to większą kontrolę nad tym, kto otrzymał przesyłkę.
Folder udostępniony
Jest to najlepszy wybór wtedy, gdy ta sama grupa ma korzystać z materiałów przez dłuższy czas, a nie odebrać jedną dostawę. Nowe pliki pojawiają się na bieżąco, bez wysyłania czegokolwiek od nowa.
Wysyłka do grupy krok po kroku
- Pliki przesyła się jeden raz.
- Trzeba zdecydować, czy rozesłać link, czy wpisać adresy odbiorców.
- Termin wygaśnięcia linku ustawia się z myślą o najwolniejszym odbiorcy, a nie o najszybszym.
- Jeśli grupa jest duża, a materiał wrażliwy, należy dodać hasło.
- Po wysłaniu każdy odbiorca pobiera pliki wtedy, kiedy mu to odpowiada.
Ustawienie terminu z myślą o najwolniejszym odbiorcy to najprostszy sposób na uniknięcie serii pytań o ponowne wysłanie materiału. W wersji bezpłatnej transfer jest dostępny przez trzy dni, w planach płatnych termin wygaśnięcia linku ustawia się dowolnie, łącznie z brakiem wygaśnięcia.
Przy dużych grupach warto też pamiętać, że jedno przesłanie wystarcza niezależnie od liczby odbiorców. Liczba pobrań jest nieograniczona, więc dołączenie kolejnych osób nie wymaga wysyłania materiału od nowa.
Link czy imiennie wskazani odbiorcy
W praktyce oba warianty łączy się ze sobą. Do grupy roboczej wysyła się transfer na adresy e-mail, a link rozsyła się dodatkowo tam, gdzie lista odbiorców nie jest z góry znana. Przy materiałach poufnych sam link nie wystarcza, ponieważ działa dla każdego, kto go otrzyma.
| Jeden wspólny link | Imiennie wskazani odbiorcy | |
|---|---|---|
| Nakład pracy | Najmniejszy | Nieco większy |
| Kontrola nad krążeniem materiału | Niska, link można przekazać dalej | Wyższa |
| Przydatność przy materiałach poufnych | Tylko z hasłem | Lepsza |
| Wgląd w to, kto otrzymał przesyłkę | Brak | Rejestr przesyłek wychodzących |
Uwagi praktyczne
- liczba pobrań jest nieograniczona, więc liczba odbiorców nie wymusza ponownego przesyłania
- dłuższy termin wygaśnięcia linku ogranicza liczbę próśb od osób, które zwlekały
- przy regularnej dystrybucji do tej samej grupy folder udostępniony eliminuje powtarzalną wysyłkę
- przy dużych grupach warto założyć, że link zostanie przekazany dalej, i dobrać zabezpieczenia do tego założenia
- jeśli materiał ma trafić także do osób spoza organizacji, korzystne jest to, że odbiorca nie potrzebuje konta
Przy przesyłkach wysyłanych z konta dostępny jest rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących, dzięki czemu widać, co i kiedy zostało wysłane. Jest to standardowa funkcja konta, niezależna od wybranego planu.
Wysyłka grupowa a limity poczty
Rozsyłanie tego samego materiału jako załącznika do wielu osób jest najgorszym z możliwych wariantów. Typowy limit załącznika wynosi około 25 MB, a każda kopia zajmuje miejsce w skrzynce każdego odbiorcy z osobna. Przy dziesięciu adresach ten sam plik przechowywany jest dziesięciokrotnie.
Link do pobrania rozwiązuje oba problemy naraz. Materiał przesyłany jest raz, a wiadomość zawiera tylko odnośnik. W MyAirBridge bezpłatnie obsługiwane są transfery do 20 GB, plan Basic podnosi limit do 50 GB, plan Pro do 250 GB, a plan Enterprise nie ma ograniczenia wielkości. Odbiorca nie musi zakładać konta ani niczego instalować, co przy większych grupach eliminuje najczęstszą przyczynę pytań o pomoc.
Materiały poufne przy większej grupie
Im większa grupa, tym większe prawdopodobieństwo, że link zostanie przekazany dalej. Przy materiałach wrażliwych warto więc dołożyć ochronę hasłem i szyfrowanie end-to-end, dostępne od planu Pro, oraz ustawić termin wygaśnięcia linku odpowiadający rzeczywistej potrzebie, a nie maksymalnie odległy.
Hasło należy przekazać innym kanałem niż sam link. Przy dystrybucji do kilkunastu osób oznacza to zwykle osobną wiadomość albo ustalenie hasła wcześniej, przy okazji innego kontaktu. Wysłanie linku i hasła w tej samej wiadomości znosi całą korzyść z zabezpieczenia.
Dane pozostają przez cały czas w centrum danych w Pradze, w Czechach, a więc na terenie Unii Europejskiej i pod reżimem RODO, a połączenie ma ocenę A+ w SSL Labs. Przy dystrybucji materiałów klienckich jest to argument, który warto mieć pod ręką.
Najczęstsze pytania
Czy kilka osób może pobrać ten sam transfer?
Tak. Liczba pobrań jest nieograniczona, więc jeden link obsłuży dowolną liczbę odbiorców.
Lepiej wysłać jeden link czy wpisać każdy adres osobno?
Jeden link jest prostszy, natomiast imiennie wskazani odbiorcy dają większą kontrolę nad tym, kto otrzymał przesyłkę, co ma znaczenie przy materiałach wrażliwych.
Jak regularnie dystrybuować pliki do tej samej grupy?
Najlepiej przez folder udostępniony, dzięki czemu grupa zachowuje dostęp, a nowe materiały pojawiają się bez tworzenia kolejnego transferu.
Podsumowanie
Jedno przesłanie może obsłużyć wielu odbiorców: przez wspólny link do pobrania, przez transfer zaadresowany na konkretne adresy e-mail albo przez folder udostępniony przy współpracy ciągłej. Liczba pobrań jest nieograniczona, więc wielkość grupy nie stanowi ograniczenia, natomiast termin wygaśnięcia linku i ochrona hasłem powinny odpowiadać temu, jak szeroko link będzie krążył.