Como enviar ficheiros a vários destinatários de uma vez
Os mesmos ficheiros podem chegar a muitas pessoas através de uma única ligação de descarregamento, de uma transferência dirigida a vários endereços de email, ou de uma pasta partilhada quando o grupo precisa de acesso continuado.
Três formas de o fazer
Uma ligação para todos
Carrega-se uma vez e partilha-se a mesma ligação com toda a gente. É a opção mais simples, e os descarregamentos são ilimitados, pelo que o número de pessoas não obriga a repetir nada.
Vários endereços de email
Introduzem-se vários destinatários ao criar a transferência e cada um deles recebe a notificação diretamente, sem depender de que alguém reencaminhe a ligação.
Pasta partilhada
É a melhor opção quando o mesmo grupo precisa de aceder a material ao longo do tempo, e não apenas a uma entrega pontual. As permissões podem ser apenas de leitura ou de leitura e escrita.
Enviar para um grupo
- Carregue os ficheiros uma única vez.
- Escolha se pretende distribuir uma ligação ou introduzir os endereços dos destinatários.
- Defina uma expiração adequada ao destinatário mais lento, não ao mais rápido.
- Acrescente uma palavra-passe se o grupo for grande e o material sensível.
- Envie e deixe cada destinatário descarregar quando lhe der jeito.
Como o destinatário não precisa de conta nem de instalar nada, o tamanho do grupo não acrescenta trabalho de coordenação. Ninguém tem de ser convidado, aprovado ou registado antes de conseguir descarregar, o que é decisivo quando a lista inclui pessoas de organizações diferentes.
Escolher entre uma ligação e destinatários identificados
A diferença essencial não está na capacidade, mas no controlo. Uma ligação partilhada continua a funcionar para quem quer que a receba, incluindo alguém a quem ela foi reencaminhada sem o seu conhecimento. Se isso for um problema, a resposta é acrescentar palavra-passe e uma expiração curta, ou passar a destinatários identificados.
| Uma ligação partilhada | Destinatários identificados | |
|---|---|---|
| Esforço | Mínimo | Ligeiramente maior |
| Controlo sobre a circulação | Baixo, a ligação pode ser reencaminhada | Mais elevado |
| Adequado a material confidencial | Apenas com palavra-passe | Melhor |
| Adequado a grupos grandes | Sim | Sim |
Expiração e circulação da ligação
Quanto maior for o grupo, maior é a probabilidade de a ligação circular para além do destino previsto, e mais importante se torna decidir durante quanto tempo deve continuar a funcionar.
Nas transferências gratuitas, a disponibilidade é de três dias, o que em grupos grandes pode ser curto: basta uma ou duas pessoas em viagem para gerar pedidos de reenvio. Os planos pagos permitem definir a expiração à medida, incluindo transferências sem expiração a partir do Basic.
Para material sensível distribuído a muitas pessoas, a combinação mais equilibrada é uma expiração curta com palavra-passe, disponível a partir do plano Pro, juntamente com encriptação ponto a ponto.
Notas práticas
- os descarregamentos são ilimitados, pelo que o número de destinatários não obriga a repetir o carregamento
- uma expiração mais longa reduz os pedidos de reenvio de quem demorou mais tempo
- para distribuição recorrente ao mesmo grupo, uma pasta partilhada evita envios repetidos
- a proteção por palavra-passe está disponível a partir do plano Pro, que permite também membros de equipa e subdomínio próprio com a sua marca
- os planos pagos incluem velocidade superior de carregamento e descarregamento, o que ajuda quando várias pessoas descarregam ao mesmo tempo
Perguntas frequentes
Várias pessoas podem descarregar a mesma transferência?
Sim. Os descarregamentos são ilimitados, pelo que uma única ligação serve tantos destinatários quantos forem necessários.
É melhor enviar uma ligação ou introduzir cada endereço?
Uma única ligação é mais simples, enquanto os destinatários identificados dão mais controlo sobre quem recebe a transferência, o que conta em material sensível.
Como distribuo ficheiros regularmente ao mesmo grupo?
Utilize uma pasta partilhada, para que o grupo mantenha o acesso e o material novo apareça sem ser preciso criar uma nova transferência.
Tenho de carregar os ficheiros outra vez para cada pessoa?
Não. Um único carregamento serve todo o grupo, quer distribua uma ligação, quer introduza vários endereços de email.
Resumo
Um único carregamento pode servir muitos destinatários através de uma ligação partilhada, de destinatários de email identificados, ou de uma pasta partilhada para acesso continuado. Os descarregamentos são ilimitados, pelo que a dimensão do grupo não é uma restrição, mas a expiração e a palavra-passe devem acompanhar a amplitude com que a ligação vai circular. Para grupos que recebem material com regularidade, a pasta partilhada substitui com vantagem o envio repetido.