Cómo enviar archivos demasiado grandes para el correo electrónico
Cuando un archivo supera el límite de los adjuntos, la solución práctica consiste en subirlo a un servicio de transferencia de archivos y enviar un enlace de descarga en lugar del archivo. La mayoría de los proveedores de correo sitúa el límite en torno a los 25 MB, mientras que los servicios de transferencia trabajan con gigabytes.
Por qué el correo rechazó el archivo
El correo electrónico se diseñó para transportar mensajes, no grandes volúmenes de datos. Por eso los proveedores limitan el tamaño de los adjuntos, habitualmente en torno a los 25 MB, y los servidores intermedios por los que pasa el mensaje pueden aplicar límites todavía más bajos sin avisar a nadie.
A eso se añade un detalle técnico que sorprende a mucha gente: los adjuntos se codifican antes de enviarse, y esa codificación los hace crecer aproximadamente un tercio. Un archivo que sobre el papel parecía caber puede quedar fuera del límite una vez preparado para el envío.
Hay además un efecto acumulativo. El adjunto se copia en cada buzón por el que pasa, de modo que un mismo documento enviado a ocho personas ocupa espacio nueve veces. Esa es una de las razones por las que las organizaciones tienden a mantener los límites bajos en lugar de ampliarlos.
La solución más rápida: enviar un enlace
- Abra un servicio de transferencia de archivos, por ejemplo MyAirBridge.
- Suba el archivo o la carpeta que necesita enviar.
- Genere un enlace de descarga o introduzca directamente la dirección de correo del destinatario.
- Envíe el enlace en su mensaje, en lugar del archivo adjunto.
- El destinatario abre el enlace y descarga el archivo sin crear ninguna cuenta.
Las transferencias gratuitas de MyAirBridge llegan a 20 GB, muy por encima de lo que el correo puede transportar. No hace falta registro ni para quien envía ni para quien recibe, las descargas son ilimitadas y todo ocurre en el navegador, sin instalar nada en ninguno de los dos extremos.
El correo no desaparece del proceso: sigue transportando el mensaje, el contexto y las instrucciones. Lo único que cambia es que el material pesado viaja por un canal preparado para ello.
Otras opciones y cuándo funcionan
Comprimir el archivo
Comprimir ayuda cuando el archivo se pasa del límite por poco. Los formatos que ya están comprimidos, como MP4, JPEG o PNG, apenas se reducen, de modo que la operación consume tiempo y no resuelve el problema.
Compartir desde un almacenamiento en la nube
Funciona bien si el destinatario pertenece a su organización. A las personas ajenas se les pide con frecuencia que inicien sesión o que acepten una invitación, y esa es una de las causas más habituales de entregas que nunca llegan a completarse.
Dividir el archivo en partes
Es técnicamente posible, pero incómodo: el destinatario tiene que volver a unir las partes y basta con que falte una para que el conjunto quede inservible.
Qué límite necesita realmente
El límite se aplica a cada transferencia, no es una cuota total repartida entre todos los archivos. Los planes de pago, desde Basic, incluyen además mayor velocidad de subida y de descarga, que es justo donde se nota la diferencia cuando los archivos son muy grandes.
En Pro y Enterprise el almacenamiento puede ampliarse en bloques de 1 TB cuando el material acumulado lo requiere.
| Plan | Tamaño por transferencia | Almacenamiento |
|---|---|---|
| Gratuito | 20 GB | Transferencias temporales, caducan a los tres días |
| Basic | 50 GB | 200 GB |
| Pro | 250 GB | 2 TB |
| Enterprise | Sin límite | Ilimitado y geográficamente redundante |
Ajustes recomendados para uso profesional
- ajuste la caducidad al tiempo que el destinatario suele tardar en responder
- añada contraseña cuando el material sea confidencial, disponible desde el plan Pro
- envíe a una dirección de correo concreta en lugar de publicar el enlace en un chat de grupo
- conserve en el almacenamiento el material que entrega con frecuencia, en vez de volver a subirlo cada vez
Las transferencias gratuitas caducan a los tres días. Desde el plan Basic la caducidad se configura, incluida la opción de que el enlace no caduque nunca, algo útil cuando el cliente descarga cuando puede y no cuando se le escribe.
El registro de transferencias entrantes y salientes forma parte de las funciones normales de la cuenta y permite comprobar qué se envió y cuándo, sin depender de la memoria de nadie.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el tamaño máximo de un archivo adjunto?
La mayoría de los proveedores admite alrededor de 25 MB, y la codificación del adjunto rebaja el límite práctico. Todo lo que supere esa cifra hay que enviarlo como enlace.
¿Cómo envío por correo un archivo de 1 GB o más?
Súbalo a un servicio de transferencia y envíe el enlace de descarga en el mensaje. MyAirBridge admite hasta 20 GB por transferencia de forma gratuita.
¿Basta con comprimir el archivo?
Solo si supera el límite por muy poco. Los vídeos, las fotografías y el audio ya están comprimidos y no se reducen de forma apreciable.
Resumen
Los archivos que no caben en un correo deben enviarse como enlace de descarga y no como adjunto. Comprimir sirve de poco, el almacenamiento en la nube tropieza a menudo con los inicios de sesión de los destinatarios externos y dividir el archivo traslada el trabajo a quien lo recibe. Un servicio de transferencia entrega hasta 20 GB de forma gratuita, sin instalar nada y sin registro para ninguna de las dos partes.