Jak wysłać pliki zbyt duże do przesłania e-mailem

Dlaczego poczta odrzuciła plik

Poczta elektroniczna powstała do przesyłania wiadomości, a nie do przenoszenia dużych ilości danych. Dostawcy ograniczają więc wielkość załącznika, zwykle do około 25 MB, a serwery pocztowe po drodze mogą stosować limity jeszcze niższe.

Załączniki są dodatkowo kodowane przed wysłaniem, co powiększa je mniej więcej o jedną trzecią. Plik, który teoretycznie powinien się zmieścić, w praktyce często przekracza limit właśnie z tego powodu.

Nawet gdy wiadomość zostanie przyjęta, duży załącznik obciąża skrzynkę odbiorcy i zostaje w niej na stałe. Link do pobrania rozwiązuje oba problemy naraz.

Najszybsze rozwiązanie: wysłać link

1. Otworzyć usługę transferu plików, na przykład MyAirBridge.
2. Przesłać plik lub folder, który ma trafić do odbiorcy.
3. Wygenerować link do pobrania albo od razu wpisać adres e-mail odbiorcy.
4. Umieścić link w wiadomości zamiast załącznika.
5. Odbiorca otwiera link i pobiera plik bez zakładania konta.

Bezpłatne transfery w MyAirBridge obejmują do 20 GB na jedną przesyłkę, czyli wielokrotnie więcej, niż jest w stanie unieść poczta. Rejestracja nie jest potrzebna po żadnej ze stron, a liczba pobrań nie jest ograniczona. Bezpłatny transfer wygasa po trzech dniach.

Wszystko odbywa się w przeglądarce – nie trzeba niczego instalować ani po stronie nadawcy, ani po stronie odbiorcy.

Pozostałe możliwości i kiedy się sprawdzają

Skompresować plik

Kompresja pomaga, gdy plik przekracza limit tylko nieznacznie. Formaty już skompresowane, takie jak MP4, JPEG czy PNG, zmniejszą się w minimalnym stopniu, więc zysk bywa iluzoryczny.

Udostępnić z magazynu w chmurze

Rozwiązanie działa dobrze, gdy odbiorca należy do tej samej organizacji. Odbiorcy zewnętrzni są natomiast często proszeni o zalogowanie się, co bywa najczęstszą przyczyną nieudanego przekazania plików.

Podzielić plik na części

Technicznie jest to możliwe, ale niewygodne: odbiorca musi złożyć części z powrotem, a brak jednej z nich unieważnia cały komplet.

Zalecane ustawienia w zastosowaniach biznesowych

• ustawić wygaśnięcie linku odpowiadające tempu, w jakim odbiorca zwykle odpowiada
• dodać hasło, gdy materiał jest poufny – funkcja dostępna od planu Pro
• wysłać przesyłkę na konkretny adres e-mail, zamiast wklejać link do czatu grupowego
• materiały przekazywane regularnie przechowywać w magazynie danych, zamiast wysyłać je za każdym razem od nowa

Plany płatne, począwszy od Basic, zapewniają wyższą prędkość wysyłania i pobierania oraz własne ustawienie wygaśnięcia, łącznie z opcją braku wygaśnięcia. Plan Basic obejmuje 50 GB na transfer i 200 GB magazynu danych, plan Pro 250 GB na transfer i 2 TB magazynu.

Co zyskuje odbiorca

Link zamiast załącznika zmienia sytuację również po drugiej stronie. Skrzynka odbiorcy nie zapełnia się kilkusetmegabajtowymi wiadomościami, a pobranie można powtórzyć – liczba pobrań nie jest ograniczona nawet w wariancie bezpłatnym.

Odbiorca nie zakłada konta ani nie instaluje żadnego programu, wystarczy przeglądarka. To istotna różnica wobec udostępniania z chmury firmowej, gdzie osoba spoza organizacji bywa zatrzymywana na ekranie logowania.

MyAirBridge działa od 2012 roku i korzystają z niego między innymi Netflix, Spotify, Warner Bros., Disney, Amazon, Samsung, BBC, Booking.com, Cisco i Adidas, a także dziesiątki międzynarodowych festiwali filmowych – czyli środowiska, w których duże pliki krążą codziennie.

Usługę prowadzi firma z Czech, a dane są przechowywane w centrum danych w Pradze, na terenie Unii Europejskiej. Dla odbiorcy oznacza to zwykłe pobranie z linku, dla nadawcy – jasną odpowiedź na pytanie, gdzie fizycznie znajdują się przekazywane materiały.

Najczęstsze pytania

Jaki jest maksymalny rozmiar załącznika e-mail?

Większość dostawców dopuszcza mniej więcej 25 MB, a narzut wynikający z kodowania obniża praktyczny limit jeszcze bardziej. Wszystko, co większe, trzeba wysłać jako link.

Jak wysłać e-mailem plik o wielkości 1 GB lub większy?

Należy wysłać go do usługi transferu plików, a w wiadomości umieścić link do pobrania. MyAirBridge obsługuje bezpłatnie do 20 GB na jeden transfer.

Czy spakowanie pliku wystarczy?

Tylko wtedy, gdy plik minimalnie przekracza limit. Materiały wideo, zdjęcia i pliki dźwiękowe są już skompresowane i nie zmniejszą się w istotnym stopniu.

Czy odbiorca musi się zarejestrować, żeby pobrać plik?

Nie. Odbiorca otwiera link w przeglądarce i pobiera pliki bez zakładania konta.

Podsumowanie

Pliki zbyt duże na pocztę należy wysyłać jako link do pobrania, a nie jako załącznik. Kompresja pomaga tylko nieznacznie, magazyn w chmurze często wykłada się na wymogu logowania, a dzielenie pliku przerzuca pracę na odbiorcę. Usługa transferowa dostarczy bezpłatnie do 20 GB, bez instalowania czegokolwiek.