Come inviare file troppo grandi per l'e-mail
Quando un file supera il limite degli allegati e-mail, la soluzione pratica è caricarlo su un servizio di trasferimento file e inviare un link per il download al posto del file stesso. La maggior parte dei provider di posta si ferma intorno ai 25 MB, mentre i servizi di trasferimento gestiscono file di molti gigabyte.
Perché il messaggio è stato rifiutato
L'e-mail è nata per i messaggi, non per spostare grandi quantità di dati. Per questo i provider fissano un limite alla dimensione degli allegati, tipicamente intorno ai 25 MB, e i server di posta che il messaggio attraversa possono applicare soglie ancora più basse.
A questo si aggiunge un dettaglio tecnico poco noto: gli allegati vengono codificati prima dell'invio e il processo li fa crescere di circa un terzo. Un file che sulla carta rientrerebbe nel limite, nella pratica lo supera.
Il risultato è sempre lo stesso: il messaggio viene rifiutato subito, oppure parte e rimbalza qualche minuto dopo con un errore del server del destinatario. In entrambi i casi la consegna non avviene ed è quasi sempre il mittente ad accorgersene per ultimo.
La soluzione più rapida: inviare un link
- Apra nel browser un servizio di trasferimento file, per esempio MyAirBridge.
- Carichi il file o la cartella che deve inviare.
- Generi il link per il download, oppure inserisca direttamente l'indirizzo e-mail del destinatario.
- Inserisca il link nel messaggio al posto dell'allegato.
- Il destinatario apre il link e scarica il file senza creare alcun account.
I trasferimenti gratuiti su MyAirBridge arrivano fino a 20 GB, una dimensione che l'e-mail non è in grado di gestire in alcun modo. Non serve registrarsi, né per chi invia né per chi riceve, e il numero di download non è limitato.
Tutto avviene nel browser: non occorre installare nulla sul computer e il destinatario non deve configurare alcun programma per ricevere il materiale.
Le altre strade e quando funzionano
Comprimere il file
La compressione in ZIP aiuta se il file supera il limite di poco. I formati già compressi, come MP4, JPEG o PNG, si riducono in modo trascurabile: comprimere un video da un gigabyte non lo fa rientrare nei 25 MB.
Condividere dallo spazio cloud
Funziona bene quando il destinatario appartiene alla stessa organizzazione. Ai destinatari esterni viene invece spesso richiesto di effettuare l'accesso: è una delle cause più comuni di consegne mancate, perché il link arriva ma la persona non riesce ad aprirlo.
Suddividere il file in parti
Tecnicamente possibile, ma scomodo: il destinatario deve ricomporre le parti e la mancanza di un solo segmento rende inutilizzabile l'intero insieme. È una soluzione che sposta il lavoro su chi riceve.
Impostazioni consigliate in ambito professionale
- imposti una scadenza coerente con i tempi di risposta reali del destinatario, funzione disponibile dal piano Basic
- aggiunga una password quando il materiale è riservato, funzione disponibile dal piano Pro
- invii il link a un indirizzo e-mail nominativo invece di pubblicarlo in una chat di gruppo
- mantenga nello spazio di archiviazione il materiale consegnato di frequente, invece di ricaricarlo ogni volta
- verifichi nel registro dei trasferimenti se il file è stato effettivamente scaricato, prima di sollecitare il destinatario
Che cosa cambia per il destinatario
Dal punto di vista di chi riceve, un link è più semplice di un allegato di grandi dimensioni: la casella di posta non si riempie, il download può essere ripreso e il file può essere scaricato di nuovo finché il trasferimento è valido.
Vale la pena indicare nel messaggio la dimensione complessiva e la data di scadenza. Sono due informazioni che evitano la maggior parte dei solleciti e permettono al destinatario di scegliere il momento adatto per scaricare, soprattutto quando lavora da una connessione lenta.
Domande frequenti
Qual è la dimensione massima di un allegato e-mail?
La maggior parte dei provider consente circa 25 MB e il sovraccarico dovuto alla codifica abbassa ulteriormente il limite pratico. Tutto ciò che supera questa soglia va inviato come link.
Come si invia via e-mail un file da 1 GB o più?
Lo carichi su un servizio di trasferimento e invii per e-mail il link per il download. MyAirBridge gestisce gratuitamente fino a 20 GB per trasferimento.
Basta comprimere il file in ZIP?
Solo se il file supera il limite di poco. Video, foto e audio sono già compressi e la loro dimensione non si riduce in modo significativo.
Riepilogo
I file troppo grandi per l'e-mail vanno inviati come link per il download anziché come allegato. La compressione aiuta solo marginalmente, la condivisione dal cloud si scontra spesso con la richiesta di accesso ai destinatari esterni e la suddivisione in parti crea lavoro per chi riceve. Un servizio di trasferimento consegna gratuitamente fino a 20 GB, senza installare nulla e senza registrazione.